Como passar de folhas de cálculo para um modelo de custeio a sério

Quase todos os modelos de custeio começam numa folha de cálculo, e esse é o sítio certo para começar. É na folha de cálculo que se descobre se a ideia funciona sequer, antes de alguém ter comprado o que quer que seja. O problema não é ter começado ali. O problema é ainda lá estar três anos depois, já com onze ficheiros ligados entre si, e uma única pessoa da equipa financeira a ser a razão pela qual aquilo ainda corre.

Quando a folha de cálculo deixa de ser a ferramenta certa

As folhas de cálculo não falham de repente. Degradam-se, e os sintomas são reconhecíveis muito antes de alguém lhes chamar problema. O fecho do mês passa a demorar um dia em vez de uma hora. Ninguém consegue dizer com segurança de onde veio determinada percentagem de imputação nem quando foi revista pela última vez. Uma pergunta como “o que aconteceria se passássemos este produto para a outra linha” não se responde sem partir alguma coisa.

O sinal mais claro é diferente de todos estes e vale a pena estar atento: o modelo já não é transmissível. Quando a única forma segura de o explicar é sentar-se ao lado de quem o construiu, a organização não é dona do modelo. Um colaborador é. Isto é um problema de continuidade do negócio disfarçado de problema financeiro, e é normalmente o que acaba por forçar a mudança.

O que é, afinal, “um modelo de custeio a sério”

A expressão é suficientemente vaga para ser mal vendida, por isso convém ser preciso. Um modelo de custeio a sério tem quatro propriedades que uma folha de cálculo quase nunca tem, e nenhuma delas tem que ver com o software.

Os inputs estão separados da lógica. Custos, volumes e tempos entram como dados e não como números escritos na mesma célula de uma fórmula. A lógica é explícita e tem nome. Existe uma lista definida de centros de custo, uma lista definida de atividades e um indutor declarado a ligar cada uma delas, em vez de uma percentagem enterrada num SE encadeado. O resultado é rastreável nos dois sentidos. Consegue partir do custo de um cliente e chegar à linha do razão que o originou, e partir de uma linha do razão e ver onde é que ela foi parar. E o modelo tem versão. Consegue dizer o que mudou entre março e abril e quem o mudou.

A migração, pela ordem que resulta

Comece por documentar a folha de cálculo em vez de a substituir. Abra-a e escreva, em linguagem corrente, todos os pontos onde foi feito um juízo: cada percentagem de imputação, cada taxa, cada exceção que alguém acrescentou para um produto e nunca mais retirou. Este passo é enfadonho e é o que decide se o projeto corre bem. A maioria dos modelos em folha de cálculo contém meia dúzia de decisões que ninguém atualmente na empresa se lembra de ter tomado.

Depois corrija a estrutura de custos antes de mexer em qualquer sistema. Decida quais são os centros de custo, que trabalho é que a organização executa de facto e o que é que faz variar cada centro. Se não conseguir descrever a imputação numa frase que um diretor de departamento aceite, passá-la para uma base de dados só torna mais difícil discuti-la. Lógica má dentro de um modelo formal é pior do que lógica má numa folha de cálculo, porque passa a parecer autoritária.

Só nessa altura é que se decide onde é que o modelo deve viver. O requisito não tem nada de glamoroso: tem de ir buscar os inputs aos sistemas que já os têm, recalcular sem montagem manual, e permitir que alguém que não o construiu altere um pressuposto e veja o efeito. A capacidade merece atenção especial. Os modelos em folha de cálculo empurram quase sempre todos os custos para a produção, o que significa que a capacidade não utilizada acaba imputada ao que por acaso foi produzido. Um modelo para o qual vale a pena migrar mantém a capacidade não utilizada visível como número próprio.

Um modelo que só o autor consegue correr não é um ativo, é uma dependência.

Correr os dois e depois parar

Reconcilie um período completo na folha de cálculo e no modelo novo, e explique cada diferença antes de a aceitar. Algumas diferenças vão ser erros do modelo novo. Outras vão ser erros da folha de cálculo que nunca estiveram visíveis, e são essas que constroem confiança, desde que consiga mostrar por que razão a resposta nova é a correta.

Depois desative mesmo a folha de cálculo. Dois modelos a correr em paralelo indefinidamente é o pior dos dois mundos: o dobro do esforço e um argumento sempre disponível para quem não gostar de um número. Marque uma data, acorde qual é o modelo de referência e arquive o ficheiro em vez de o deixar aberto numa pasta partilhada. O objetivo da migração nunca foi a tecnologia. Foi tornar o custo do trabalho numa coisa que a empresa possa questionar, alterar e usar sem depender de uma única pessoa na sala.

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