Redebitados por número de colaboradores, pagos pela unidade errada.
Os serviços partilhados (TI, RH, financeira, compras) são redebitados às unidades de negócio por chaves grosseiras como o número de colaboradores ou as receitas. Assim, uma unidade enxuta que mal usa o serviço subsidia uma unidade pesada, a imputação parece arbitrária e o centro de serviços não recebe qualquer sinal para ser eficiente. Custeamos os serviços partilhados por atividade e por transação com TDABC, para que cada unidade pague pelo que realmente consome e o redébito se torne algo que ambos os lados conseguem defender.
Cost and Profitability Consulting · 150+ modelos desde 2010 · TDABC
Uma chave grosseira espalha, não aloca.
Um serviço partilhado existe porque é mais barato fazê-lo uma vez para todos do que muitas vezes em separado. O problema está no redébito. Reparta o custo por número de colaboradores, receitas ou uma percentagem fixa e está a assumir que cada unidade consome o serviço em proporção à sua dimensão, o que quase nunca se verifica. Uma unidade regista três mil pedidos por ano; outra regista dez mil. Recebem a mesma fatura.
Assim, o utilizador ligeiro subsidia discretamente o pesado, o redébito parece um imposto em vez de um preço, e a financeira passa o ciclo orçamental a defender um número em que ninguém acredita. Pior ainda, o centro de serviços não vê qualquer ligação entre o que faz e o que cobra, pelo que não tem motivo para se tornar mais eficiente.
DEBITADO VS CONSUMIDO, POR UNIDADE
Ilustrativo. Todas as unidades são redebitadas pelo mesmo montante fixo. O custo real por consumo mostra duas unidades a pagar a mais e a subsidiar duas que usam muito mais do que aquilo que lhes é cobrado.
Mesmo número de colaboradores, uso oposto.
Debitadas pelo mesmo valor
Duas unidades de negócio têm o mesmo número de colaboradores, pelo que o serviço partilhado de TI as redebita pelo mesmo montante. No relatório de custos parecem consumidores iguais de suporte central.
Consomem de forma muito diferente
A Unidade A é estável e autossuficiente, com poucos pedidos e sem sistemas à medida. A Unidade B opera três aplicações personalizadas, gera o triplo dos pedidos e puxa a maior parte do trabalho de integração.
O custo real separa-as
Custeie a atividade que cada uma consome e a Unidade A está a pagar bastante acima do seu custo real, enquanto a Unidade B paga bastante abaixo, financiada por todos os outros.
É uma correção de preço
Redebite por atividade, publique as tarifas unitárias e deixe as unidades ver as transações por trás da fatura. O custo não muda; quem paga passa finalmente a corresponder a quem o causa.
A mesma fatura no relatório, uma financia a outra.
| Unidade A | Unidade B | |
|---|---|---|
| Número de colaboradores | 200 | 200 |
| Redébito (chave de colaboradores) | €420,000 | €420,000 |
| Pedidos & solicitações / ano | 3,100 | 9,400 |
| Aplicações à medida suportadas | 0 | 3 |
| Custo real (TDABC) | €248,000 | €712,000 |
| Recuperação a mais / a menos | +€172,000 pago a mais | −€292,000 pago a menos |
Na chave de colaboradores as duas unidades são linhas idênticas. Por consumo, uma está a pagar um terço a mais do que devia e a outra pouco mais de metade do seu custo real. Só uma visão por atividade torna o subsídio visível, e discutível.
DO GASTO AO QUE CADA UNIDADE RECEBE
Ilustrativo. Um orçamento de serviços partilhados reexpresso a partir do que compra, para os serviços que opera, até ao valor entregue a cada parte do negócio, para que o redébito seja rastreável até ao gasto.
O custo assenta na atividade, depois na unidade.
Mapear o catálogo de serviços
As atividades que o serviço partilhado realmente executa: pedidos, integração de colaboradores, processamento salarial, ordens de compra, suporte a aplicações, o trabalho que o orçamento paga.
Custear cada atividade por unidade de trabalho
O TDABC define um custo por pedido, por processamento, por hora de suporte a partir da capacidade prática, para que a capacidade ociosa e em excesso fique visível em vez de enterrada no redébito.
Atribuir à unidade consumidora
Cada unidade de negócio carrega o custo daquilo que realmente consumiu, transação a transação, e não uma quota do total por dimensão.
Publicar as tarifas
As tarifas unitárias e uma fatura clara transformam o redébito num preço interno, contra o qual tanto as unidades como o centro de serviços podem planear e melhorar.
Um redébito que se aguenta na sala.
Quando o redébito reflete o consumo, a conversa orçamental deixa de ser sobre justiça e passa a ser sobre procura. Os utilizadores pesados têm motivo para consumir de forma mais inteligente, os ligeiros deixam de os subsidiar, e o centro de serviços pode fazer benchmark das suas tarifas unitárias e justificar o seu número de colaboradores com um número em vez de uma narrativa.
O modelo é construído sobre os seus dados e entregue, para que a imputação se mantenha atual à medida que a procura muda.
Perguntas frequentes
- Porque é que redebitar serviços partilhados pelo número de colaboradores é um problema?
- O número de colaboradores, as receitas ou uma repartição fixa assumem que cada unidade consome o serviço em proporção à sua dimensão, o que raramente é verdade. Uma unidade enxuta que mal usa o serviço acaba por subsidiar uma pesada, o redébito parece arbitrário, e o centro de serviços não recebe qualquer sinal sobre o que realmente impulsiona o seu custo.
- O que é o redébito por atividade?
- É redebitar um serviço partilhado pelo que cada unidade realmente consome: pedidos, transações, projetos, horas de suporte, custeados por atividade com TDABC. Cada unidade paga pelo seu uso real, pelo que o redébito é transparente e pode ser contestado linha a linha.
- Isto não vai apenas criar discussões internas?
- Habitualmente põe-lhes fim. As discussões nascem de redébitos que ninguém consegue explicar. Quando uma unidade vê as transações por trás da sua fatura, a conversa deixa de ser sobre se a cobrança é justa e passa a ser sobre como consumir o serviço de forma mais eficiente.
- Isto aplica-se para além das TI?
- Sim. A mesma abordagem funciona para qualquer função partilhada: RH, financeira, compras, instalações e jurídico. Sempre que um custo central é repartido pelas unidades de negócio por uma chave grosseira, o custeio por atividade torna a repartição defensável.
Veja quem realmente usa o serviço partilhado.
O Profit Check leva 12 a 15 minutos e não exige carregamento de dados. Aponta para onde os seus redébitos internos têm maior probabilidade de estar desalinhados com o consumo, e quanto vale corrigi-los.
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- Recebe
- Pontuação, 7 dimensões, referência do sector
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- Grátis, sem email
Prova
Um distribuidor na Nova Zelândia. €1,335M de custo de servir tornado visível, depois reduzido a metade, e 830 clientes deficitários reduzidos a 295.
Ler o estudo de caso →Com quem vai falar
Miguel Guimarães, Sócio-fundador
A trabalhar em custos e rentabilidade há mais de 25 anos. Lecionou ao lado do Professor Robert S. Kaplan na conferência de CFOs em Amesterdão (2009).
Ligue +351 910 313 731
