Como calcular o custo de servir, passo a passo.
O custo de servir é o custo operacional total de cumprir as encomendas de um cliente, depois de contados o picking, o embalamento, o transporte, o apoio, as devoluções e a gestão de conta, e não apenas o custo da mercadoria. Calcula-se cronometrando cada atividade, custeando esse tempo e atribuindo-o às encomendas e clientes que o originaram. Eis o método exato que usamos, e o ponto onde uma folha de cálculo deixa de chegar.
Contribuição líquida = receita − custo da mercadoria − custo de servir.
Liste as atividades que servem mesmo a encomenda
Comece pelo percurso de uma encomenda, não pelo plano de contas. Um caminho típico é receber, fazer picking, embalar, expedir, tratar apoio e devoluções e gerir a conta. Cinco a oito atividades chegam quase sempre. O objetivo é nomear o trabalho que consome custo, na linguagem que a operação já usa.
Cronometre cada atividade
Estime os minutos que cada atividade demora numa encomenda normal e depois ajuste para o que torna as encomendas diferentes: dimensão, número de linhas, canal, fragilidade, pedidos especiais. É o coração do Time-Driven Activity-Based Costing. Uma equação de tempo curta, como 2 minutos por encomenda mais 0,4 minutos por linha, capta a variedade real sem inquirir toda a gente.
Custeie o tempo
Para cada conjunto de recursos, armazém, transporte, apoio ao cliente, pegue no custo total e divida pela capacidade prática em minutos (não a teórica, cerca de 80 a 85 por cento do tempo pago). Obtém um custo por minuto defensável. A capacidade que não usa torna-se visível aqui, em vez de se esconder numa taxa inflacionada.
Atribua o custo à encomenda e depois ao cliente
Para cada encomenda, multiplique os minutos que cada atividade consumiu pelo custo por minuto dessa atividade e some. Agregue as encomendas ao cliente. Agora cada cliente carrega o custo real do modo como compra: muitas encomendas pequenas e urgentes custam muito mais do que uma encomenda planeada do mesmo valor.
Compare com a receita e ordene
Ponha o custo de servir frente à receita e à margem bruta que cada cliente traz. Ordene-os do melhor para o pior e o padrão aparece: um núcleo rentável, um meio plano e uma cauda que devolve margem em silêncio. Essa imagem ordenada é a curva da baleia, e é onde começam as decisões.
PARA ONDE VAI UM EURO DE RECEITA
Ilustrativo. O custo da mercadoria é só o primeiro degrau. Os quatro custos de servir, normalmente invisíveis numa DR padrão, são o que separa um cliente rentável de um cliente em prejuízo da mesma dimensão.
Uma folha de cálculo mostra-lhe o número uma vez. Não lho mostra todos os meses, para dez mil clientes, de uma forma em que a administração confie.
O método acima é trabalho honesto, e uma equipa financeira capaz consegue construir uma primeira versão em Excel. O limite não é a matemática, é a manutenção. No momento em que o modelo tem de ser recalculado todos os meses, sobreviver a uma atualização de dados e ser explicado linha a linha a quem vai agir sobre ele, as folhas manuais partem-se. É aí que construímos um modelo que se atualiza sozinho e que a sua equipa passa a ser dona.
Perguntas frequentes
- Que dados preciso para calcular o custo de servir?
- Menos do que se pensa. Precisa do número de encomendas e de linhas por cliente, de uma visão das atividades que cumprem uma encomenda, do custo total de cada conjunto de recursos (armazém, transporte, apoio ao cliente) e de uma estimativa sensata do tempo que cada atividade demora. A maior parte disto já existe nas exportações do seu ERP e nos registos operacionais.
- Posso calcular o custo de servir em Excel?
- Para uma fotografia única, sim, e é uma boa forma de aprender. A folha de cálculo deixa de chegar quando o modelo tem de ser recalculado todos os meses, lidar com milhares de clientes ou ser de confiança para uma administração. Aí as ligações manuais partem-se e ninguém consegue explicar um número. É quando um modelo operacional sustentável compensa.
- Quanto tempo demora a construir um modelo de custo de servir?
- Um diagnóstico focado corre em poucas semanas. Um modelo operacional completo fica normalmente pronto em três a seis semanas, construído ao lado da sua equipa financeira para que passe a ser dela e possa atualizá-lo.
- Qual é a fórmula do custo de servir?
- Para cada cliente, o custo de servir é a soma, em todas as atividades, dos minutos que as encomendas desse cliente consumiram multiplicados pelo custo por minuto de cada atividade. A contribuição líquida é depois a receita menos o custo da mercadoria menos esse custo de servir.
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