A biblioteca de indutores de custo: o que mexe mesmo nos minutos

Porque é o indutor, e não a média, que decide o número

O custeio tradicional escolhe um indutor para tudo, normalmente volume, receita ou número de colaboradores, e espalha o custo por ele. O resultado parece justo e está discretamente errado. O trabalho simples e de grande volume carrega custo que nunca causou, e o trabalho miudinho e de baixo volume recebe um desconto que ninguém concedeu. Escrevemos sobre essa falha em o problema da repartição dos indiretos.

Escolher bem os indutores é a forma de corrigir isso. Não encontrando mais indutores, que foi como o custeio baseado em atividades clássico ruiu sob o seu próprio peso, mas encontrando os poucos que mudam mesmo o trabalho. Um indutor merece o seu lugar quando removê-lo mudaria visivelmente a resposta.

Três testes que um indutor tem de passar

1. Mexe nos minutos? Se duplicar o indutor não altera de forma percetível o tempo que a tarefa demora, é um rótulo, não um indutor. Pergunte a quem faz o trabalho e depois confirme numa amostra.
2. Já está nos seus dados? Um indutor que não consegue preencher em todas as transações não modela nada. Tem de existir como coluna no ERP, no sistema de armazém, no registo de tickets ou na extração de faturação.
3. A equipa reconhecia-o? Os indutores são defendidos em reuniões. Se um responsável não conseguir olhar para o termo e dizer sim, é isso que faz demorar mais, o modelo não sobrevive ao primeiro confronto.

Como é que um indutor entra na equação

Uma equação de tempo estima os minutos que uma execução de um processo consome: um tempo de base para o caso normal, mais um termo por cada indutor. As quantidades entram como multiplicadores, as condições entram como indicadores que valem zero ou um.

O exemplo de armazém trabalhado na nossa referência das equações de tempo mostra a forma com valores ilustrativos: tempo de picking = 3 + 0,8 × (linhas de encomenda) + 6 × (indicador de refrigeração) + 12 × (indicador de documentação de exportação). Um tempo de base e três termos, e já separa uma encomenda nacional de sete minutos de uma encomenda de exportação de quarenta e cinco. A biblioteca abaixo dá-lhe os termos. A sua própria observação dá-lhe os coeficientes.

O indutor é a pergunta a que o trabalho está a responder. Acerte na pergunta e os coeficientes são aritmética.

Indutores para gestão de encomendas, faturação e cobranças

Indutores para receção, picking e expedição

Indutores para rotas, entregas e reentregas

Indutores para apoio ao cliente e gestão de conta

Indutores para setup, produção e qualidade

Indutores para projeto, suporte e back office

Cinco indutores que parecem certos e não são

Aparecem em quase todos os arranques de projeto, porque são os campos que toda a gente já tem.

Receita. A receita mede o que um cliente paga, não o que ele o obriga a fazer. É o indutor que garante que os seus maiores clientes parecem os melhores.

Unidades ou peso. Serve para um custo puro de material, engana no manuseamento. Dez encomendas de uma unidade e uma encomenda de dez unidades têm as mesmas unidades e custos muito diferentes.

Número de colaboradores. Comum para repartir funções de apoio. Diz quem está por perto, não quem é servido.

Metros quadrados. Útil para a renda e para pouco mais. Reflete uma negociação de arrendamento, não o trabalho.

Número de clientes. Divide um agrupamento de custos por igual e chama-lhe justo. É a média, disfarçada de indutor.

Se tiver de começar por um destes porque o campo melhor ainda não existe, diga-o na documentação do modelo e ponha a correção no plano. Uma aproximação documentada é honesta. Uma aproximação silenciosa é a razão pela qual os modelos perdem credibilidade ao fim de um ano.

Quantos indutores um modelo precisa mesmo

Menos do que as pessoas esperam. Uma equação de tempo por processo, com os dois a quatro termos que interessam, vale mais do que uma equação por variação. Um modelo focado de custo de servir corre com um punhado de processos: gestão de encomendas, picking e embalagem, entrega, faturação, devoluções. Um modelo completo de rentabilidade numa média empresa fica normalmente entre 10 e 40 equações no total.

A disciplina que mantém um modelo saudável é subtrativa. Acrescente um termo quando um indutor mexer visivelmente nos minutos e os dados o conseguirem transportar. Acrescente uma equação apenas quando aparecer um processo genuinamente distinto. Cada termo a mais é algo que um controller tem de manter, explicar e defender, e a precisão decorativa é a razão mais comum para um modelo deixar de ser atualizado. Já vimos isso acontecer vezes suficientes para escrever sobre o assunto em porque falham os modelos de custeio depois do arranque.

Escolhidos os termos, os minutos ainda têm de virar dinheiro. Essa conversão é a taxa de custo da capacidade, tratada em custeio da capacidade. A sequência completa de construção está em como construir um modelo TDABC.

Perguntas justas.

O que é um indutor de custo?

Um indutor de custo é a característica de uma transação que altera a quantidade de trabalho que ela causa e, por isso, o custo que consome. No custeio baseado em atividades e tempo, o indutor entra numa equação de tempo como um termo, de modo que os minutos imputados a uma transação refletem o que a fez demorar mais: o número de linhas de encomenda, uma exigência de manuseamento especial, uma ronda de revisão extra, um prazo urgente.

Quais são exemplos de indutores de custo no custeio baseado em atividades?

Linhas de encomenda para o picking e a faturação, caixas para a embalagem, entregas para a distribuição, mudanças de série para o setup das máquinas, contactos para o apoio ao cliente, rondas de revisão para o trabalho de projeto, exceções para o processamento em serviços partilhados. As condições também funcionam como indutores, entrando como indicadores que valem zero ou um: refrigerado, documentação de exportação, fora de horas, rotulagem à medida, litígio em investigação.

Como escolho o indutor de custo certo?

Três testes. Tem de mexer nos minutos de forma material, ou seja, duplicá-lo altera visivelmente o tempo que a tarefa demora. Tem de existir como campo preenchido nos seus sistemas, porque um indutor que não consegue medir em todas as transações não modela nada. E as pessoas que fazem o trabalho têm de o reconhecer, porque o modelo vai ser questionado e alguém tem de o conseguir defender.

Quantos indutores de custo deve ter um modelo?

Bastantes menos do que os principiantes esperam. Uma equação de tempo por processo em vez de por variação, com dois a quatro termos cada. Um modelo focado de custo de servir precisa de um punhado de processos; um modelo completo de rentabilidade numa média empresa fica normalmente entre 10 e 40 equações. Os termos extra têm de merecer o seu lugar, porque cada um deles é algo que um controller terá de manter.

Porque é a receita um mau indutor de custo?

Porque a receita mede o que um cliente paga, não o que ele o obriga a fazer. Repartir o custo de servir pela receita garante que as suas maiores contas parecem as mais rentáveis, que é exatamente a ilusão que a análise do custo de servir existe para remover. A mesma objeção vale para o número de colaboradores, os metros quadrados e uma divisão igual por cliente.

De onde vêm os valores dos indutores?

Dos sistemas que já usa: linhas de encomenda e de fatura no ERP, registos de picking e de movimentos no sistema de armazém, entregas e tempos de espera nas marcas temporais do comprovativo de entrega, contactos no service desk, mudanças de série no registo do centro de trabalho. Normalmente um ou dois indutores por modelo ainda não têm casa e precisam de ser capturados de propósito, o que é normal e vale a pena assinalar na documentação do modelo em vez de aproximar em silêncio.