Porque é que o seu ERP não mostra a rentabilidade real.

A armadilha da repartição dos indiretos

Um ERP tem de pôr os custos indiretos algures, por isso usa uma regra simples: repartir como percentagem das vendas, por unidade, ou por linha de encomenda. Essa regra é fácil de correr e quase sempre errada. Assume que uma encomenda grande planeada e uma minúscula urgente consomem a operação em proporção da sua receita. Não consomem. A encomenda pequena prende o mesmo picking, conferência e expedição, por vezes mais, por uma fração do valor. Faça a média desse custo por toda a gente e faz duas coisas ao mesmo tempo: cobra a mais aos clientes eficientes e subsidia os caros, tudo enquanto o relatório parece perfeitamente razoável.

O ERP não está errado. Está apenas a responder a outra pergunta: o que vendemos, e não o que nos custou servir.

Um modelo de custo de servir não substitui o ERP nem exige mudar de sistema. Assenta por cima, pega na receita e no custo da mercadoria que o ERP já regista, acrescenta os dados de atividade e tempo que o ERP nunca guardou, e atribui o custo operacional aos clientes e produtos que de facto o causaram. O resultado é a mesma DR, aberta o suficiente para se gerir.

Perguntas frequentes

Porque é que o meu ERP não mostra a rentabilidade por cliente?

Um ERP foi feito para registar transações, não para atribuir o custo de servir. Regista com rigor a receita e o custo da mercadoria por cliente e depois para. O custo operacional que difere de cliente para cliente, picking, encomendas pequenas, pedidos especiais, devoluções, apoio, fica nos custos indiretos e é repartido por uma regra grosseira, como uma percentagem das vendas. Por isso dois clientes com a mesma margem bruta parecem iguais mesmo quando um custa três vezes mais a servir.

Um modelo de custo de servir substitui o meu ERP?

Não. Assenta por cima dele. O ERP continua a ser o sistema de registo das transações e do custo da mercadoria. Um modelo de custo de servir pega nesses factos, acrescenta os dados de atividade e tempo que o ERP não guarda, e atribui o custo operacional aos clientes e produtos que o causaram. São complementares, não concorrentes.

Com que sistemas ERP é que isto funciona?

Com todos. Trabalhamos a partir das exportações que o seu sistema já produz, SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Oracle NetSuite, Infor ou um sistema feito à medida. O modelo não se liga nem depende de um ERP em particular, e é por isso que se constrói depressa e se atualiza a partir de extrações mensais.

A margem bruta não chega para gerir a rentabilidade?

A margem bruta diz que o produto é vendido acima do seu custo. Não diz nada sobre quão caro esse cliente é de servir. Um cliente com margem bruta saudável pode na mesma dar prejuízo depois de contadas as encomendas pequenas frequentes, as devoluções e o apoio. Gerir só pela margem bruta protege sistematicamente as relações mais caras.