Custos precisos constroem-se sobre processos documentados, não sobre tecnologia.
A precisão de qualquer modelo de custo depende de quão bem os processos operacionais subjacentes estão mapeados. Esta pergunta revela se o conhecimento do processo vive na cabeça das pessoas ou em equações de tempo validadas e ligadas à capacidade.
“Como é que a sua organização mapeia e documenta os processos operacionais por trás dos custos?”
Como deve uma organização desenhar e documentar processos para uma modelação de custos precisa?
A modelação de custos precisa assenta no desenho de processos, não no software. O TDABC traduz cada processo operacional numa equação de tempo: um tempo base acrescido de tempo por cada indutor, em que uma linha de encomenda, um setup ou um pedido especial acrescenta tempo medido. O modelo precisa apenas de dois dados: uma taxa de custo de capacidade por recurso e uma equação de tempo por processo. A maturidade evolui do conhecimento do processo na cabeça das pessoas, para mapas de conformidade sem dados de tempo, para processos mapeados com indutores de tempo identificados, até equações validadas e ligadas à capacidade, atualizadas à medida que o processo muda.
O seu modelo de custo vale o que vale o processo por trás dele.
O custeio baseado em atividades tradicional ruiu sob o seu próprio peso. Dependia de inquéritos periódicos aos colaboradores para estimar como repartiam o seu tempo, e esses inquéritos eram caros, subjetivos e ficavam desatualizados no momento em que terminavam. O custeio baseado no tempo das atividades substituiu-os por algo mais duradouro: uma estimativa direta de quanto tempo demora cada passo do processo, construída a partir de um mapa real do trabalho.
Esse mapa é a base. Quando o processo operacional não está documentado, o custo é atribuído com proxies genéricas e ninguém consegue explicar porque é que um produto ou cliente custa o que custa. Quando o processo está mapeado e os seus indutores de tempo identificados, o custo segue o trabalho real, atividade a atividade, e o modelo pode ser interrogado e defendido.
A vantagem é que uma única equação de tempo consegue absorver uma enorme variação. Em vez de uma atividade separada para cada variante de encomenda, uma equação capta o tempo base mais o tempo adicional por cada fator de complexidade: uma linha extra, uma urgência, um item frágil, uma aprovação manual. A precisão vem da qualidade do mapa de processo, não da sofisticação da ferramenta.
Do conhecimento na cabeça a uma equação de tempo validada.
À medida que o desenho de processos amadurece, o mesmo processo operacional ganha definição: sem documentação, depois mapeado para conformidade, depois mapeado com indutores de tempo, depois expresso como uma equação validada e ligada à capacidade.
Quão bem está o trabalho mapeado?
A Pergunta 11 avalia como a sua organização documenta os processos operacionais de que o seu modelo de custo depende. Cada nível reflete até que ponto o conhecimento do processo saiu da cabeça das pessoas para um modelo validado.
“Não mapeamos formalmente os processos operacionais por trás dos custos.”
O conhecimento do processo vive na cabeça dos colaboradores experientes. Os custos são atribuídos com proxies genéricas como o número de pessoas, a área ocupada ou uma taxa única de custos indiretos, pelo que ninguém consegue rastrear porque é que um produto ou cliente específico carrega o custo que tem. Quando uma pessoa-chave sai, a compreensão sai com ela.
- Os indutores de custo são proxies como o número de pessoas ou a área, não o trabalho real
- Ninguém consegue explicar o custo de um produto, encomenda ou cliente específico
- O conhecimento do processo não está documentado e sai porta fora com os colaboradores
- Os custos não podem ser defendidos quando um cliente ou comercial os contesta
“Temos documentação de processos, mas foi feita para conformidade ou qualidade, não para custeio.”
Existem fluxogramas, procedimentos e mapas do sistema de qualidade, muitas vezes para satisfazer requisitos ISO ou de auditoria. Descrevem a sequência de passos mas não têm dados de tempo e nunca foram concebidos para alimentar um modelo de custo. São um ponto de partida útil que ainda não foi ligado ao custo.
- Os mapas descrevem a sequência mas não têm dados de tempo ou de custo
- A documentação serve a conformidade ou a qualidade, não a decisão
- A lacuna entre o mapa de processo e o modelo de custo não está preenchida
- As estimativas de tempo, quando existem, são médias em vez de baseadas em indutores
“Mapeamos os nossos processos-chave e identificámos os indutores de tempo de cada um.”
Os principais processos relevantes para o custo estão mapeados e os seus indutores de tempo identificados, pelo que existe um primeiro conjunto de equações de tempo. O custo começa a seguir o trabalho real: uma encomenda com mais linhas, um trabalho urgente ou um pedido especial carrega mais tempo e, por isso, mais custo. A cobertura pode não estar completa e a validação pode ser informal, mas o modelo é agora baseado em indutores.
- A cobertura pode estar limitada aos processos maiores ou mais fáceis
- As estimativas de tempo podem ainda não estar validadas com dados observados
- As equações podem não ser atualizadas quando o processo muda
- A ligação às taxas de custo de capacidade pode ainda ser frouxa
“Mantemos equações de tempo validadas e ligadas aos dados de capacidade, atualizadas à medida que os processos mudam.”
O desenho de processos é uma disciplina. As equações de tempo cobrem os processos relevantes para o custo, são validadas com tempos observados e estão ligadas às taxas de custo de capacidade, de modo que as duas metades do modelo TDABC se mantêm consistentes. As equações são atualizadas quando o processo muda, e o modelo é fiável o suficiente para orientar decisões de preço, de portefólio e operacionais.
- A validação e a atualização exigem disciplina e responsabilização contínuas
- As mudanças no processo têm de despoletar atualizações das equações, não deriva
- Os dados dos indutores têm de ser captados de forma fiável no ponto de trabalho
- Os dois parâmetros do TDABC têm de ser mantidos em sintonia um com o outro
Passos práticos, nível a nível.
Ganhos rápidos
- Escolha o seu processo de maior custo ou maior volume e percorra-o de ponta a ponta com quem o executa
- Desenhe a sequência real de passos, não a idealizada, e anote onde o tempo é realmente gasto
- Capte um tempo aproximado para cada passo, ainda que seja uma estimativa, para criar a primeira base
- Identifique os dois ou três fatores que fazem algumas execuções do processo demorar mais do que outras
Melhorias estruturais
- Transforme o seu melhor mapa de processo numa equação de tempo: um tempo base mais tempo por cada indutor
- Estenda a abordagem aos restantes processos relevantes para o custo, priorizando por custo e volume
- Defina taxas de custo de capacidade sobre a capacidade prática para que as equações traduzam tempo em custo
- Valide cada equação face a um punhado de casos reais antes de confiar nela
Práticas de classe mundial
- Valide cada equação com tempos observados numa amostra regular e corrija os indutores
- Estabeleça a regra de que qualquer mudança no processo despoleta uma revisão da equação afetada
- Ligue as equações aos dados de capacidade para que a capacidade ociosa e o custo do processo se mantenham consistentes
- Alimente o modelo validado nas decisões de preço, orçamentação e portefólio como fonte única
Onde o mapa de processo costuma começar.
O ponto de partida para o desenho de processos difere por setor, mas o destino é o mesmo: equações de tempo validadas e ligadas à capacidade.
| Indústria | Ponto de partida | Insight-chave |
|---|---|---|
| Indústria transformadora | Roteiros já existem | Os roteiros e tempos padrão já estão no ERP; o trabalho é ligá-los às taxas de custo de capacidade e tratar a capacidade ociosa separadamente, não mapear de raiz. |
| Serviços profissionais e financeiros | Raramente documentados | O trabalho de conhecimento raramente é mapeado, pelo que este é o maior esforço e o maior retorno; as equações de tempo substituem o palpite dos timesheets por estimativas baseadas em indutores. |
| Saúde | Percursos já existem | Os percursos clínicos dão uma espinha dorsal de processo forte; o TDABC mapeia minutos e recursos em cada passo para custear o percurso completo do doente. |
O seu modelo de custo assenta num mapa de processo real?
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Prova
Um distribuidor na Nova Zelândia. €1,335M de custo de servir tornado visível, depois reduzido a metade, e 830 clientes deficitários reduzidos a 295.
Ler o estudo de caso →Com quem vai falar
Miguel Guimarães, Sócio-fundador
A trabalhar em custos e rentabilidade há mais de 25 anos. Apresentou o caso de cost-to-serve da Damco no Managing for Profit (Amesterdão RAI, dezembro de 2009), no mesmo programa que Robert S. Kaplan.
Ligue +351 910 313 731