A diferenca entre uma implementacao de custeio que demora 6 meses e uma que demora 3 semanas esta no desenho dos processos operacionais. Processos bem definidos para construcao de equacoes de tempo, recolha de dados e validacao de resultados sao o alicerce de qualquer modelo TDABC sustentavel.
A abordagem de prototipagem rapida do TDABC permite implementar um modelo funcional em apenas 3 semanas em vez dos tradicionais 6 meses. No entanto, esta velocidade so e alcancavel quando existem processos operacionais bem definidos para cada fase da construcao do modelo. Sem processos claros, mesmo a metodologia mais elegante perde-se em iteracoes interminaveis, dados inconsistentes e validacoes incompletas.
O TDABC foi implementado com sucesso em mais de 200 empresas globalmente, e os padroes que distinguem implementacoes bem-sucedidas das fracassadas sao quase sempre processuais, nao tecnicos. A empresa Kemps, por exemplo, construiu 250 equacoes de tempo para toda a empresa, mas so conseguiu faze-lo porque tinha um processo sistematico de 6 passos para a construcao de cada equacao, envolvendo pessoal operacional em cada etapa.
A construcao de equacoes de tempo e simultaneamente a forca e o ponto critico do TDABC. Os dados da Sanac revelam que mais de 10% das equacoes necessitaram de nove ou mais termos para capturar adequadamente a variabilidade dos processos. Sem um processo disciplinado de construcao, teste e validacao, as equacoes ou simplificam excessivamente a realidade, produzindo erros significativos, ou tornam-se desnecessariamente complexas, gerando custos de manutencao elevados.
As tres fontes de erro em equacoes de tempo sao: especificacao incorreta (49% dos erros), estimativas imprecisas (30%) e falta de atualizacao (21%). Cada fonte requer um processo especifico de mitigacao. A especificacao incorreta resolve-se com envolvimento do pessoal operacional. As estimativas imprecisas resolvem-se com validacao contra dados reais. A falta de atualizacao resolve-se com um calendario de revisao orientado por eventos de mudanca operacional.
A Questao 11 avalia a maturidade dos processos operacionais que a sua organizacao utiliza para construir e manter modelos de custeio. Cada nivel representa um grau progressivamente maior de sistematizacao e repetibilidade.
Resposta: “Nao temos processos definidos para modelacao de custos - as analises sao feitas ad hoc quando necessario, sem metodologia consistente.”
A modelacao de custos, quando existe, e feita de forma pontual e inconsistente. Diferentes pessoas utilizam diferentes metodos, pressupostos e fontes de dados. Nao existe documentacao de como os modelos sao construidos, o que torna impossivel auditar, replicar ou melhorar as analises. O conhecimento reside em individuos, nao em processos.
Resposta: “Temos algumas praticas informais para modelacao de custos, mas nao estao documentadas nem sao seguidas consistentemente.”
Existem praticas habituais para construcao de modelos de custos, mas nao estao formalizadas nem documentadas. A equipa financeira tem uma nocao geral de como proceder, mas os passos variam entre projetos e entre pessoas. Nao existe um processo formal de envolvimento do pessoal operacional na construcao das equacoes de tempo.
Resposta: “Temos processos documentados para construcao de equacoes de tempo, recolha de dados e validacao, com envolvimento sistematico do pessoal operacional.”
Existe um processo formal e documentado para cada fase da modelacao de custos, desde a identificacao de processos ate a validacao final. O metodo de 6 passos para construcao de equacoes de tempo e seguido consistentemente. O pessoal operacional participa ativamente na definicao de variaveis e na validacao de estimativas de tempo. Os modelos sao auditaveis e replicaveis.
Resposta: “Os nossos processos de modelacao sao otimizados com base em licoes aprendidas, com metricas de qualidade, templates reutilizaveis e melhoria continua integrada.”
Os processos sao nao apenas definidos mas continuamente otimizados com base em metricas de qualidade e licoes aprendidas. Existem templates reutilizaveis para equacoes de tempo por tipo de processo, bibliotecas de variaveis padrao e benchmarks de precisao. Cada implementacao melhora o processo para a seguinte, criando um ciclo virtuoso de aprendizagem organizacional.
| Industria | Nivel Tipico | Observacao |
|---|---|---|
| Industria Transformadora | Nivel 2–3 | Processos de producao bem documentados facilitam a construcao de equacoes de tempo; o desafio esta nos processos indiretos e de suporte |
| Servicos e Logistica | Nivel 1–2 | A variabilidade dos processos de servico torna a modelacao mais complexa; requer mais termos nas equacoes de tempo |
| Saude | Nivel 1–2 | Processos clinicos altamente variaveis com muitas excecoes; a experiencia mostra que equacoes com 5-9 termos capturam 90% da variacao |
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