Construir o seu primeiro modelo de Custeio Baseado em Atividades Orientado pelo Tempo (TDABC) pode parecer intimidante, mas com uma abordagem estruturada, a maioria das organizações consegue ter um modelo funcional em 8 a 12 semanas. Eis um guia prático baseado na nossa experiência de implementação de TDABC em vários setores.
Passo 1: Definir o Âmbito
Comece por uma unidade de negócio, departamento ou processo específico, em vez de tentar modelar toda a organização de uma só vez. Escolha uma área onde a visibilidade dos custos seja mais necessária e onde a gestão suspeite que possam existir subsídios cruzados significativos entre clientes ou produtos.
Passo 2: Identificar os Grupos de Recursos
Mapeie os departamentos e equipas envolvidos no âmbito que definiu. Cada grupo de recursos deve conter pessoas e recursos que executam trabalho semelhante a um custo semelhante. Um primeiro modelo típico inclui 5 a 10 grupos de recursos.
Passo 3: Calcular as Taxas de Custo da Capacidade
Para cada grupo de recursos, reúna os custos totais, incluindo salários, encargos, equipamentos, instalações e custos indiretos. Depois, determine a capacidade prática em minutos ou horas por período. Divida o custo total pela capacidade prática para obter o custo por minuto.
Passo 4: Mapear Processos e Construir Equações de Tempo
Este é o coração do TDABC. Percorra cada processo, observe como o trabalho é feito e documente o tempo necessário para cada atividade. Construa equações de tempo que captem as variações usando termos condicionais. Entreviste o pessoal da linha da frente, não apenas os gestores, pois compreendem o trabalho real melhor do que ninguém.
Passo 5: Recolher Dados de Transações
Extraia os dados necessários para alimentar as suas equações de tempo do seu ERP, CRM ou outros sistemas. Isto inclui detalhes das encomendas, atributos dos clientes, características dos produtos e quaisquer outras variáveis referidas nas suas equações de tempo.
Passo 6: Executar o Modelo e Validar
Execute os cálculos e compare os custos totais alocados com os custos reais de cada grupo de recursos. A diferença revela a capacidade não utilizada ou ociosa. Valide os resultados com os gestores de departamento e ajuste as estimativas de tempo conforme necessário.
Passo 7: Analisar e Agir
Gere relatórios de rentabilidade por cliente, produto, canal ou qualquer outra dimensão. Construa a sua curva da baleia. Identifique as maiores oportunidades de melhoria e desenvolva planos de ação.