Escrituração cega: sabe que deu lucro, não quem o gerou.
No primeiro estágio da maturidade de custeio, a organização mantém registos financeiros rigorosos e quase nenhuma inteligência de custos. As despesas fluem dos salários e das compras para um razão geral, agrupadas por função, e o mês fecha. As contas estão corretas. Simplesmente não conseguem responder a uma única pergunta de rentabilidade. É aqui que a maioria das organizações começa, e muitas ficam mais tempo do que deviam.
Em resumo
O Estágio 1 corresponde aos níveis 1D e 2D do Costing Levels Continuum (Cokins). Os custos são acumulados, não calculados. Consegue produzir uma demonstração de resultados, mas não um lucro por cliente, produto ou canal. O teste deste estágio: se lhe perguntassem que 10 clientes lhe dão mais dinheiro, teria de adivinhar.
Estágio 1 de cinco na escada da maturidade de custeio. Ilustrativo.
Não há nada de errado com a escrituração neste estágio. Salários e compras alimentam o razão geral, os acréscimos arrumam o fecho do período, e as demonstrações são rigorosas o suficiente para entregar e para levar ao banco. A limitação não é o rigor, é a resolução. Os centros de custo são poucos e largos, agrupados por função como operações, vendas e administração. Nada é calculado sobre quanto custa fazer uma unidade, servir uma conta ou correr um processo. Como Cokins escreve no referencial da IFAC, uma organização neste nível confirma que é rentável quando o saldo bancário sobe ao longo do tempo. É verdade, e não chega.
O perigo do Estágio 1 é que parece seguro. Os números reconciliam, a auditoria passa, e a ausência de inteligência de custos é invisível porque ninguém a procura. Entretanto os subsídios cruzados acumulam-se sem ser vistos: clientes rentáveis a financiar discretamente os deficitários, alguns produtos a carregar um catálogo, capacidade paga e nunca usada. Nada disto aparece, porque o sistema nunca foi desenhado para o mostrar.
- A rentabilidade é discutida ao nível da empresa ou divisão, nunca por cliente ou produto.
- O pricing é custo-mais com uma margem padrão, ou simplesmente 'o que o mercado aceita'.
- Os indiretos são 'só indiretos', absorvidos numa taxa única ou nem repartidos.
- Perguntas como 'devemos manter esta conta?' são respondidas por instinto.
- A equipa financeira passa o tempo a fechar as contas, não a analisá-las.
O que lhe está a custar
Considere um exemplo ilustrativo. Um pequeno distribuidor no Estágio 1 precifica cada encomenda com uma margem fixa sobre o custo de aquisição. As contas mostram um lucro líquido saudável, por isso nada parece errado. Quando finalmente se constrói uma visão básica de custo-para-servir, descobre-se que um conjunto de contas pequenas e de muito contacto, talvez um quinto da base de clientes, consome muito mais picking, entrega e administração do que a sua margem cobre, e está a ser carregado por um punhado de contas grandes e simples. A empresa era rentável no total e perdia dinheiro num quarto dos seus clientes ao mesmo tempo. Ambos eram verdade. Só um era visível. Os números aqui são ilustrativos; o padrão é consistente com a investigação publicada sobre a curva da baleia (Kaplan).
Não precisa de saltar daqui para o custeio por atividades. O próximo movimento deliberado é o Estágio 2: começar a separar o custo direto do indireto e atribuir os custos diretos às coisas que os causam. Mesmo uma separação simples e honesta do custo direto por produto ou tipo de encomenda começa a revelar onde a margem realmente está. O objetivo não é sofisticação por si. É a primeira resposta fiável a 'quem e o quê nos dá dinheiro'.
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Preso no 'sabemos que demos lucro'?
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