A saúde e um dos sectores onde a diferença entre a rentabilidade percebida e a rentabilidade real e mais acentuada. As clínicas dentárias não são excepcao. A receita por tratamento e visivel. Os custos por tratamento são, na maioria dos casos, um misterio.
Este caso de estudo descreve como um grupo de clínicas dentárias aplicou o Time-Driven Activity-Based Costing para obter visibilidade sobre a rentabilidade ao nível do tratamento, com resultados que redefiniram a sua estratégia de preços, agendamento e operações.
O Desafio
O grupo de clínicas operava múltiplas localizacoes com uma gama de tratamentos dentarios, desde consultas de rotina e limpezas até procedimentos complexos como implantes, ortodontia e cirurgia oral. A receita estava a crescer de forma constante, mas as margens estavam sob pressao. A gestão suspeitava que alguns tratamentos tinham preços abaixo do adequado, mas sem dados de custos detalhados não conseguiam confirmar quais ou em que medida.
O seu reporte financeiro existente estava estruturado em torno de categorias contabilisticas tradicionais: custos de pessoal, materiais, renda, depreciacao de equipamentos e custos administrativos indirectos. Isto dizia-lhes os custos totais por clínica por mes, mas nada sobre custos por tratamento, por dentista ou por tipo de paciente.
A questao central era directa: quais tratamentos são realmente rentáveis e quais estao a consumir recursos sem gerar retornos adequados?
A Abordagem
A equipa aplicou uma metodologia TDABC para construir um modelo de custos que rastreava cada euro de despesa até tratamentos especificos. O processo seguiu um caminho estruturado:
Identificacao de pools de recursos: Todos os recursos da clínica foram agrupados em pools. Dentistas, higienistas, assistentes dentarios, pessoal de recepcao, salas de tratamento, equipamentos e instalacoes partilhadas formaram, cada um, um pool de recursos distinto com um custo por minuto calculado.
Desenvolvimento de equações de tempo: Para cada tipo de tratamento, foram construidas equações de tempo para captar quanto tempo cada recurso esteve envolvido. Uma limpeza de rotina, por exemplo, poderia requerer 20 minutos de tempo de higienista, 10 minutos de tempo de assistente, 5 minutos de tempo de recepcao e 30 minutos de ocupacao de sala de tratamento. Um procedimento complexo de implante teria um perfil de recursos inteiramente diferente.
Imputacao de custos de materiais: Os materiais directos (consumiveis dentarios, componentes protesicos, materiais descartaveis) foram atribuidos aos tratamentos com base em dados de utilização real do sistema de inventario da clínica.
Cálculo do modelo: Com as taxas de recursos e equações de tempo definidas, o modelo calculou o custo completo de cada tipo de tratamento, incorporando todos os custos directos e indirectos.
Resultados: Iteracao 1
A primeira iteracao do modelo produziu resultados que desafiaram varios pressupostos de longa data.
Os tratamentos de rotina eram mais rentáveis do que o esperado. Consultas standard e limpezas, frequentemente vistas como serviços de baixo valor, revelaram margens solidas. Utilizavam recursos de menor custo de forma eficiente, tinham perfis de tempo previsíveis e geravam um fluxo consistente.
Alguns procedimentos complexos mal atingiam o ponto de equilibrio. Certos tratamentos de alta receita, incluindo alguns casos de ortodontia, tinham margens muito mais finas do que o antecipado. A combinacao de tempo de dentista especialista, ocupacao prolongada da sala de tratamento, múltiplas consultas e custos de materiais mais elevados erodia a receita aparentemente atractiva.
A imputacao de custos indirectos revelou subsídios ocultos. Quando os custos partilhados (recepcao, administracao, custos de instalacoes) foram devidamente imputados com base no consumo de recursos, tornou-se claro que algumas categorias de tratamento estavam a ser subsidiadas por outras. Os tratamentos mais populares da clínica estavam efectivamente a financiar procedimentos complexos com preços abaixo do adequado.
Refinamento: Iteracao 2
A primeira iteracao levantou novas questoes. A equipa refinou o modelo com granularidade adicional:
Segmentacao por tipo de paciente: Nem todos os pacientes que consomem o mesmo tratamento tem o mesmo perfil de custo. Pacientes de primeira vez requerem mais tempo administrativo. Pacientes com historicos medicos complexos requerem consultas mais longas. O modelo foi ajustado para captar estas variacoes.
Análise de eficiência de agendamento: A equipa analisou os intervalos entre consultas, taxas de não comparencia e tempo de rotacao entre pacientes. Estes custos “ocultos” de capacidade eram significativos, particularmente em certas localizacoes onde as práticas de agendamento resultavam em 15-20% de tempo de sala de tratamento não utilizado.
Custeio de tratamentos multi-visita: Tratamentos que abrangem múltiplas consultas (ortodontia, procedimentos de implantes faseados) foram custeados ao longo de todo o ciclo de tratamento em vez de por visita individual, dando uma imagem verdadeira do custo total e rentabilidade por caso.
Resultados Alcancados
Os dados detalhados de rentabilidade permitiram varias accoes concretas:
Ajustes de preços: Os preços dos tratamentos foram revistos com base em dados de custos reais. Alguns procedimentos receberam aumentos de preço significativos que estavam em atraso ha anos. Outros, particularmente tratamentos de rotina com margem elevada, foram mantidos competitivos para manter o volume de pacientes.
Optimizacao do agendamento: As clínicas ajustaram os modelos de agendamento para reduzir o tempo morto entre consultas e garantir que os recursos de alto custo (dentistas especialistas, salas cirurgicas) eram utilizados de forma mais eficiente.
Estratégia de mix de tratamentos: O marketing e a comunicacao com pacientes foram ajustados para promover tratamentos com os melhores perfis de margem, enquanto os procedimentos com desempenho inferior foram revistos para melhorias operacionais ou correccoes de preço.
Benchmarking entre localizacoes: Com dados de custos consistentes entre localizacoes, a gestão podia comparar a eficiência operacional entre clínicas e identificar melhores práticas para adopcao mais ampla.
O impacto global foi uma melhoria mensuravel na rentabilidade sem um aumento correspondente no volume de pacientes. A receita ja la estava. O grupo de clínicas simplesmente precisava da visibilidade de custos para a gerir adequadamente.
Licoes para Prestadores de Saúde
Este caso ilustra um padrão comum na saúde: a receita e visivel mas os custos são opacos. Quer dirija uma prática dentária, uma clínica de fisioterapia ou um centro de imagiologia medica, as mesmas dinamicas aplicam-se. Alguns serviços subsidiam outros. Alguns tipos de pacientes são muito mais dispendiosos de servir do que outros. E sem dados de custos ao nível do tratamento, as decisões de preços e operacionais são baseadas em intuicao em vez de evidencia.
O TDABC e particularmente adequado para a saúde porque os processos clinicos são estruturados e repetitivos. As equações de tempo conseguem captar com precisão o perfil de recursos de cada serviço, e os resultados são imediatamente accionaveis.
Por Miguel Guimaraes, Partner na Cost and Profitability Consulting e Co-Fundador da CostCTRL
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