A saude e um dos sectores onde a diferenca entre a rentabilidade percebida e a rentabilidade real e mais acentuada. As clinicas dentarias nao sao excepcao. A receita por tratamento e visivel. Os custos por tratamento sao, na maioria dos casos, um misterio.

Este caso de estudo descreve como um grupo de clinicas dentarias aplicou o Time-Driven Activity-Based Costing para obter visibilidade sobre a rentabilidade ao nivel do tratamento, com resultados que redefiniram a sua estrategia de precos, agendamento e operacoes.

O Desafio

O grupo de clinicas operava multiplas localizacoes com uma gama de tratamentos dentarios, desde consultas de rotina e limpezas ate procedimentos complexos como implantes, ortodontia e cirurgia oral. A receita estava a crescer de forma constante, mas as margens estavam sob pressao. A gestao suspeitava que alguns tratamentos tinham precos abaixo do adequado, mas sem dados de custos detalhados nao conseguiam confirmar quais ou em que medida.

O seu reporte financeiro existente estava estruturado em torno de categorias contabilisticas tradicionais: custos de pessoal, materiais, renda, depreciacao de equipamentos e custos administrativos indirectos. Isto dizia-lhes os custos totais por clinica por mes, mas nada sobre custos por tratamento, por dentista ou por tipo de paciente.

A questao central era directa: quais tratamentos sao realmente rentaveis e quais estao a consumir recursos sem gerar retornos adequados?

A Abordagem

A equipa aplicou uma metodologia TDABC para construir um modelo de custos que rastreava cada euro de despesa ate tratamentos especificos. O processo seguiu um caminho estruturado:

Identificacao de pools de recursos: Todos os recursos da clinica foram agrupados em pools. Dentistas, higienistas, assistentes dentarios, pessoal de recepcao, salas de tratamento, equipamentos e instalacoes partilhadas formaram, cada um, um pool de recursos distinto com um custo por minuto calculado.

Desenvolvimento de equacoes de tempo: Para cada tipo de tratamento, foram construidas equacoes de tempo para captar quanto tempo cada recurso esteve envolvido. Uma limpeza de rotina, por exemplo, poderia requerer 20 minutos de tempo de higienista, 10 minutos de tempo de assistente, 5 minutos de tempo de recepcao e 30 minutos de ocupacao de sala de tratamento. Um procedimento complexo de implante teria um perfil de recursos inteiramente diferente.

Imputacao de custos de materiais: Os materiais directos (consumiveis dentarios, componentes protesicos, materiais descartaveis) foram atribuidos aos tratamentos com base em dados de utilizacao real do sistema de inventario da clinica.

Calculo do modelo: Com as taxas de recursos e equacoes de tempo definidas, o modelo calculou o custo completo de cada tipo de tratamento, incorporando todos os custos directos e indirectos.

Resultados: Iteracao 1

A primeira iteracao do modelo produziu resultados que desafiaram varios pressupostos de longa data.

Os tratamentos de rotina eram mais rentaveis do que o esperado. Consultas standard e limpezas, frequentemente vistas como servicos de baixo valor, revelaram margens solidas. Utilizavam recursos de menor custo de forma eficiente, tinham perfis de tempo previsiveis e geravam um fluxo consistente.

Alguns procedimentos complexos mal atingiam o ponto de equilibrio. Certos tratamentos de alta receita, incluindo alguns casos de ortodontia, tinham margens muito mais finas do que o antecipado. A combinacao de tempo de dentista especialista, ocupacao prolongada da sala de tratamento, multiplas consultas e custos de materiais mais elevados erodia a receita aparentemente atractiva.

A imputacao de custos indirectos revelou subsidios ocultos. Quando os custos partilhados (recepcao, administracao, custos de instalacoes) foram devidamente imputados com base no consumo de recursos, tornou-se claro que algumas categorias de tratamento estavam a ser subsidiadas por outras. Os tratamentos mais populares da clinica estavam efectivamente a financiar procedimentos complexos com precos abaixo do adequado.

Refinamento: Iteracao 2

A primeira iteracao levantou novas questoes. A equipa refinou o modelo com granularidade adicional:

Segmentacao por tipo de paciente: Nem todos os pacientes que consomem o mesmo tratamento tem o mesmo perfil de custo. Pacientes de primeira vez requerem mais tempo administrativo. Pacientes com historicos medicos complexos requerem consultas mais longas. O modelo foi ajustado para captar estas variacoes.

Analise de eficiencia de agendamento: A equipa analisou os intervalos entre consultas, taxas de nao comparencia e tempo de rotacao entre pacientes. Estes custos “ocultos” de capacidade eram significativos, particularmente em certas localizacoes onde as praticas de agendamento resultavam em 15-20% de tempo de sala de tratamento nao utilizado.

Custeio de tratamentos multi-visita: Tratamentos que abrangem multiplas consultas (ortodontia, procedimentos de implantes faseados) foram custeados ao longo de todo o ciclo de tratamento em vez de por visita individual, dando uma imagem verdadeira do custo total e rentabilidade por caso.

Resultados Alcancados

Os dados detalhados de rentabilidade permitiram varias accoes concretas:

Ajustes de precos: Os precos dos tratamentos foram revistos com base em dados de custos reais. Alguns procedimentos receberam aumentos de preco significativos que estavam em atraso ha anos. Outros, particularmente tratamentos de rotina com margem elevada, foram mantidos competitivos para manter o volume de pacientes.

Optimizacao do agendamento: As clinicas ajustaram os modelos de agendamento para reduzir o tempo morto entre consultas e garantir que os recursos de alto custo (dentistas especialistas, salas cirurgicas) eram utilizados de forma mais eficiente.

Estrategia de mix de tratamentos: O marketing e a comunicacao com pacientes foram ajustados para promover tratamentos com os melhores perfis de margem, enquanto os procedimentos com desempenho inferior foram revistos para melhorias operacionais ou correccoes de preco.

Benchmarking entre localizacoes: Com dados de custos consistentes entre localizacoes, a gestao podia comparar a eficiencia operacional entre clinicas e identificar melhores praticas para adopcao mais ampla.

O impacto global foi uma melhoria mensuravel na rentabilidade sem um aumento correspondente no volume de pacientes. A receita ja la estava. O grupo de clinicas simplesmente precisava da visibilidade de custos para a gerir adequadamente.

Licoes para Prestadores de Saude

Este caso ilustra um padrao comum na saude: a receita e visivel mas os custos sao opacos. Quer dirija uma pratica dentaria, uma clinica de fisioterapia ou um centro de imagiologia medica, as mesmas dinamicas aplicam-se. Alguns servicos subsidiam outros. Alguns tipos de pacientes sao muito mais dispendiosos de servir do que outros. E sem dados de custos ao nivel do tratamento, as decisoes de precos e operacionais sao baseadas em intuicao em vez de evidencia.

O TDABC e particularmente adequado para a saude porque os processos clinicos sao estruturados e repetitivos. As equacoes de tempo conseguem captar com precisao o perfil de recursos de cada servico, e os resultados sao imediatamente accionaveis.

Por Miguel Guimaraes, Partner na Cost and Profitability Consulting e Co-Fundador da CostCTRL

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