Quando os gestores de clinicas pensam em melhorar a rentabilidade, o instinto e quase sempre o mesmo: crescer a receita. Atrair mais pacientes, adicionar novos servicos, alargar os horarios de funcionamento. O crescimento de receita parece activo e optimista. A analise de custos parece austeridade.
Esse enquadramento esta errado. A inteligencia de custos nao se trata de cortar. Trata-se de ver. E o que a maioria dos operadores de clinicas nao consegue ver esta a custar-lhes muito mais do que imaginam.
A Lacuna de Visibilidade na Saude
A maioria das clinicas opera com um ponto cego financeiro. Conhecem os seus custos totais por mes. Conhecem a sua receita por linha de servico, mais ou menos. Mas nao sabem o custo verdadeiro de prestar cada tratamento, servir cada tipo de paciente ou operar cada faixa horaria.
Esta lacuna importa porque os servicos de saude tem perfis de custos muito diferentes. Uma consulta de 30 minutos que utiliza um clinico e uma sala de tratamento basica tem uma estrutura de custos completamente diferente de um procedimento de 30 minutos que requer um especialista, um assistente, equipamento especializado e materiais consumiveis. Se ambos sao precificados com base apenas na duracao, um esta quase certamente a subsidiar o outro.
Sem visibilidade sobre estas diferencas, as clinicas tomam decisoes de precos baseadas na convencao de mercado, benchmarking de concorrentes ou intuicao. Estas abordagens nao sao irracionais, mas deixam valor significativo por captar.
Visibilidade Antes da Receita: Um Ponto de Partida Diferente
As melhorias de rentabilidade mais impactantes nas clinicas raramente vem do crescimento de receita. Vem de compreender o que ja esta a acontecer e fazer ajustes direccionados.
Considere isto: uma clinica que gera 500.000 euros de receita anual com uma margem liquida de 10% ganha 50.000 euros. Se a inteligencia de custos revelar que 15% dos seus tratamentos estao precificados abaixo do custo real, corrigir esses precos mesmo que de forma modesta poderia acrescentar 20.000 a 30.000 euros ao resultado final. Isso e um aumento de 40-60% no lucro liquido, alcancado sem um unico paciente adicional.
E por isso que a visibilidade vem antes da estrategia. Nao se pode optimizar o que nao se consegue medir. E na maioria das clinicas, os custos ao nivel do tratamento simplesmente nao sao medidos.
Comecar: A Abordagem dos Tres Ficheiros
Uma das objecoes mais comuns a analise de custos em clinicas e a complexidade. Os gestores assumem que precisam de projectos de consultoria dispendiosos, meses de preparacao de dados e software especializado antes de poderem comecar.
Na pratica, um exercicio significativo de inteligencia de custos pode comecar com tres ficheiros de dados:
Ficheiro 1: O Razao Geral (ou desagregacao do P&L). Fornece os custos totais por categoria: pessoal, renda, equipamento, materiais, administracao. A maioria dos sistemas contabilisticos consegue exportar isto em minutos.
Ficheiro 2: O Registo de Consultas ou Tratamentos. Capta o que foi feito, por quem, durante quanto tempo e quando. A maioria dos sistemas de gestao de clinicas regista estes dados como parte das operacoes normais.
Ficheiro 3: O Relatorio de Receitas. Receita por tipo de tratamento ou linha de servico. Novamente, isto esta tipicamente disponivel no sistema de facturacao ou de gestao da pratica.
Com estes tres ficheiros, e possivel construir um modelo de custos que imputa recursos aos tratamentos com base nos padroes reais de consumo. O modelo nao precisa de ser perfeito na primeira passagem. Mesmo um modelo de custos com 80% de precisao proporciona dramaticamente mais informacao do que a alternativa de zero visibilidade.
A Curva da Baleia para Clinicas
Um dos outputs mais poderosos de uma analise de custos de clinica e a curva da baleia, um grafico que mostra a rentabilidade acumulada classificada do servico ou tipo de paciente mais rentavel ao menos rentavel.
Numa curva da baleia tipica de clinica, a forma e previsivel mas os detalhes sao surpreendentes. Um pequeno numero de tratamentos de alto volume e eficientes gera a maior parte do lucro. Uma faixa intermednia de tratamentos esta aproximadamente no ponto de equilibrio. E uma cauda de servicos com precos abaixo do adequado ou ineficientes destroi activamente o lucro.
A curva da baleia e poderosa porque quantifica o custo da inaccao. Nao mostra apenas quais tratamentos nao sao rentaveis. Mostra exactamente quanto lucro esses tratamentos estao a consumir, lucro que foi gerado pelos servicos com melhor desempenho da clinica.
Para os gestores de clinicas, este e frequentemente o momento “aha”. Os dados transformam um sentimento abstracto de que “algo nao esta bem com as nossas margens” numa imagem concreta e accionavel de onde o valor e criado e onde e perdido.
Proximos Passos Praticos Apos a Primeira Analise
Assim que uma clinica tem visibilidade de custos ao nivel do tratamento, varias accoes praticas ficam disponiveis:
Revisao de precos por tratamento: Comparar o custo verdadeiro de cada tratamento com o seu preco actual. Identificar tratamentos onde a margem e insuficiente e avaliar ajustes de preco. Nem todo o tratamento com preco abaixo do adequado necessita de um aumento dramatico. Mesmo pequenas correccoes, aplicadas em servicos de alto volume, podem ter um impacto cumulativo significativo.
Eficiencia de agendamento: Analisar como o tempo de sala de tratamento e o tempo de clinico sao utilizados. Ha intervalos consistentes no agendamento? Estao recursos de alto custo a ser usados para tarefas que recursos de menor custo poderiam desempenhar? Alteracoes de agendamento frequentemente produzem melhorias de margem sem impacto na experiencia do paciente.
Optimizacao do mix de servicos: Considerar se os esforcos de marketing e aquisicao de pacientes da clinica estao alinhados com os seus servicos mais rentaveis. Muitas clinicas investem igualmente na promocao de todos os servicos, independentemente da sua contribuicao de margem.
Planeamento de capacidade: Com dados de custo por tratamento, as clinicas podem tomar decisoes informadas sobre acrescentar capacidade. Deve contratar outro clinico? Abrir uma nova sala de tratamento? Alargar horarios? O modelo de custos fornece os dados para avaliar estes investimentos adequadamente.
O Valor Continuo da Inteligencia de Custos
Uma analise de custos pontual e valiosa. Uma capacidade continua de inteligencia de custos e transformadora. Quando as clinicas integram a visibilidade de custos no seu ciclo de gestao regular, revendo a rentabilidade dos tratamentos mensal ou trimestralmente, desenvolvem um ciclo de melhoria continua que se acumula ao longo do tempo.
A cada trimestre, os dados ficam mais limpos. O modelo fica mais preciso. A equipa fica melhor a identificar tendencias e a agir sobre elas. E o efeito cumulativo na rentabilidade e substancial.
O ponto de partida e simples: tres ficheiros, uma metodologia estruturada e a vontade de olhar para os numeros com clareza.
Por Irina Costa, Partner na Cost and Profitability Consulting e Business Development Manager na CostCTRL
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