Prompts de costes con IA · Por tarea
Cuantifica el coste de la capacidad no utilizada
Dale a un modelo de IA tus cifras de capacidad y coste y obtén la tasa por hora a capacidad práctica, el coste de la capacidad que realmente usaste y el coste de la capacidad que quedó ociosa. El prompt también explica por qué repartir el coste ocioso entre los productos destruye en silencio tu cálculo de coste del producto.
En resumen
Facilita el número de máquinas, las horas teóricas, un factor de capacidad práctica, el coste mensual total y las horas productivas reales. El modelo calcula la capacidad teórica y práctica, fija la tasa de coste por hora a capacidad práctica y luego divide el coste total en utilizado y no utilizado. La cifra no utilizada es el coste de la capacidad ociosa, y debería informarse como un coste del periodo, no enterrarse en el coste del producto, donde desencadena una espiral de la muerte.
Qué hace el prompt
Esta es la lógica de capacidad que está debajo de los costes basados en actividades y tiempos. El movimiento crucial es fijar la tasa de coste usando la capacidad práctica, las horas que puedes operar de forma realista tras el mantenimiento, las preparaciones y la parada normal, en lugar de la capacidad teórica o las horas reales del mes pasado. La capacidad práctica suele rondar el 80 a 85% de la teórica, y usarla da una tasa estable que no se sacude cada vez que cambia el volumen. Consulta el cálculo de costes de capacidad para el método completo.
La razón por la que esto importa es la espiral de la muerte. Si divides el coste total solo entre las horas que casualmente usaste, la tasa sube siempre que cae el volumen. Esa tasa más alta infla el coste del producto, lo que hace que los productos parezcan no rentables, lo que lleva a eliminarlos, lo que reduce aún más el volumen, lo que vuelve a subir la tasa. La solución es costear los productos a la tasa de capacidad práctica e informar del coste de la capacidad no utilizada por separado, como un número de gestión visible en lugar de un impuesto oculto sobre los productos que quedan. Esta es la misma disciplina que incorporas a un modelo TDABC.
El prompt
Eres un contable de costes. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Señala cualquier supuesto claramente. Célula de producción: Máquinas: 4 Horas disponibles por máquina al mes (teóricas): 360 Factor de capacidad práctica: 85% Coste mensual total: 48.000 EUR Horas productivas reales del mes pasado: 980 Haz lo siguiente: 1. Calcula la capacidad teórica en horas. 2. Calcula la capacidad práctica en horas. 3. Calcula la tasa de coste de capacidad por hora (a capacidad práctica). 4. Calcula el coste de la capacidad utilizada. 5. Calcula el coste de la capacidad no utilizada y la capacidad no utilizada como % de la capacidad práctica. 6. Explica por qué repartir el coste no utilizado entre los productos distorsiona el coste del producto. 7. Enumera cualquier supuesto. Genera una tabla resumen.
Un ejemplo resuelto
| Medida | Valor |
|---|---|
| Capacidad teórica | 4 x 360 = 1.440 h |
| Capacidad práctica | 1.440 x 0,85 = 1.224 h |
| Tasa de coste de capacidad | 48.000 / 1.224 = 39,22 EUR/h |
| Coste de capacidad utilizada | 980 x 39,22 = 38.431 EUR |
| Coste de capacidad no utilizada | 48.000 - 38.431 = 9.569 EUR |
| Capacidad no utilizada | 244 h = 19,9% de la práctica |
| Utilización | 80,1% de la práctica |
El coste del producto debería construirse a la tasa de capacidad práctica de 39,22 EUR/h, con los 9.569 EUR de capacidad no utilizada informados como una partida separada del periodo.
Si en su lugar repartes los 48.000 completos solo entre las 980 horas productivas, la tasa salta a 48,98 EUR/h, una inflación del 24,9%. Esa es la espiral de la muerte en números: un coste unitario más alto hace que un producto parezca no rentable, lo eliminas, el volumen cae y la tasa vuelve a subir sobre lo que queda. Mantener la tasa anclada a la capacidad práctica rompe el bucle y convierte el coste ocioso en una decisión de gestión visible en lugar de una distorsión oculta.
Supuesto señalado: aquí el coste total no se separa en fijo y variable. Si parte de los 48.000 es genuinamente variable, cae cuando caen las horas, así que el coste real de la capacidad ociosa es menor. Trata los 9.569 EUR como un límite superior hasta conocer la separación fija y variable.
Lo que te cuesta ejecutarlo
La entrada llega a unos 280 tokens. Una ejecución completa con los cálculos, la tabla resumen y la explicación de la espiral de la muerte cuesta una fracción de céntimo en cualquier modelo actual. Volver a ejecutarlo para varias células o para distintos niveles de utilización sigue siendo trivialmente barato.
Las cifras de tokens son aproximadas y varían según el modelo y el tokenizador.
La salvaguarda que importa
Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Señala cualquier supuesto claramente.
Los prompts de capacidad fallan cuando un modelo asume un factor de capacidad práctica o una separación fija frente a variable que no le diste. Esta línea lo mantiene dentro de tus cifras y le hace declarar la matización del límite superior en lugar de presentar una cifra como cierta. Consulta cómo impedir que la IA invente números.
Decida qué hacer con la capacidad ociosa
El prompt anterior costea la capacidad ociosa y explica por qué no debe enterrarla en el coste del producto. Este toma esa cifra y presenta las tres opciones reales, generar demanda para llenarla, reducirla o reutilizarla, con la aritmética y el compromiso detrás de cada una. Ejecútelo en cuanto tenga el coste de la capacidad no utilizada del prompt anterior.
Tres opciones para el coste de la capacidad no utilizada
You are a cost accountant advising on capacity. Work only from the data I give you. Do not invent any numbers; flag every assumption clearly. Where a figure is missing, ask once before you continue. I have a cost of unused capacity already. I want to weigh the three honest options for it, with the numbers behind each. Step 1. Restate the position. Take the theoretical and practical capacity, the capacity cost rate at practical capacity, the used and unused hours, and the cost of unused capacity in money. Confirm the utilisation as a percentage of practical capacity. If total cost is not split into fixed and variable, treat the idle cost as an upper bound and say so. Step 2. Option A, grow demand into it. Compute how much additional volume (in hours, and in units if I give a time per unit) would fill the idle capacity, and the contribution that volume would earn at the practical-capacity rate. State the commercial condition that would have to be true (orders won, a customer added) for this to be real, without inventing that it will happen. Step 3. Option B, reduce it. Identify what could be removed to shrink practical capacity toward actual use (hours, a shift, a machine, a contract), and the cost that would come out. Note the cost of getting it wrong: reduced flexibility, and the higher rate that lands on the remaining products if volume later recovers. Step 4. Option C, repurpose it. Identify work the idle capacity could absorb (insourcing something currently bought, a new line, internal projects), and the cost avoided or value created. Keep it conditional; do not assume the work exists. Step 5. Lay the three side by side: option | the money in play | what has to be true | the main risk. Recommend which to explore first given the utilisation level, and name the one number that would most change the recommendation. Show every formula, show your working as tables, and end with the full assumption list so I can correct it and have you rerun.
La capacidad ociosa es una decisión de gestión, no un asiento contable. El valor de costearla por separado es precisamente que obliga a que esta elección salga a la luz en lugar de esconderla dentro de los costes unitarios.
Conviértalo en un entregable que pueda editar y mostrar
Los prompts de esta página producen un análisis de capacidad en el chat. Este complemento lo convierte en un archivo que puede editar y poner ante un responsable de operaciones o de finanzas: un modelo Excel ajustable, un PDF limpio, una breve presentación o un diagrama. Péguelo después del prompt de capacidad, una vez que los números hayan corrido.
Now package this capacity analysis into a deliverable I can edit and show colleagues. Ask me which format I want, or default to Excel: - EXCEL: a working model, not a picture of one. Put the inputs (machine count, theoretical hours, practical capacity factor, total cost, actual productive hours) on one clearly marked input sheet, and drive theoretical and practical capacity, the cost rate, used cost and unused cost with live formulas that reference those inputs, so when I change the practical factor or the hours the whole model updates. Add a summary sheet with the capacity table and, if the tool allows, a chart (used versus unused capacity, in money or in hours). Label every assumption cell. - PDF: a clean, board-readable report, title, one-paragraph summary of utilisation and the cost of idle capacity, the capacity table, one chart, and an assumptions appendix. No chat formatting. - PPT: 5 to 7 slides, the question, the practical-capacity method in one slide, the used-versus-idle split, the death-spiral point (why not to spread idle cost across products), the three options for the idle, next steps. - DIAGRAM: a single clear figure of the capacity logic (theoretical to practical capacity, cost divided by practical capacity to the rate, then split into used and unused cost), as an editable vector or a described layout I can rebuild. Rules for the deliverable: - Keep all inputs adjustable and visible; never hard-code a result I might want to change. - Carry through every assumption and label illustrative figures as illustrative. - Add a discreet footer or last-slide credit line, small and unobtrusive, exactly as written below. Credit line to embed (use verbatim, in the document footer or final slide): "Model scaffolding based on the Cost of unused capacity prompt from costandprofitability.com/es/ai-costing-prompts/capacity-cost" Keep it to one small line; it should read as a quiet source note, not an advertisement.
La línea de crédito es deliberadamente discreta, una nota de origen y no una marca de agua, para que el archivo sea cómodo de circular internamente mientras el método sigue siendo rastreable hasta su origen.
Cuando necesitas el modelo de verdad
Una célula es sencilla. Una planta real tiene muchos pools de costes, recursos compartidos y ecuaciones de tiempo que dirigen el coste al trabajo que lo consume. Construir eso correctamente, de modo que la capacidad se cueste de forma coherente en toda la operación, es el trabajo que hay detrás de un modelo TDABC defendible.
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Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costes y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
Llame al +351 910 313 731
