Imputados por número de empleados, pagados por la unidad equivocada.
Los servicios compartidos (TI, RR. HH., finanzas, compras) se imputan a las unidades de negocio mediante claves toscas como el número de empleados o los ingresos. Así, una unidad ligera que apenas usa el servicio subvenciona a una unidad intensiva, la imputación interna parece arbitraria y el centro de servicios no recibe ninguna señal para ser eficiente. Calculamos el coste de los servicios compartidos por actividad y transacción con TDABC, de modo que cada unidad paga por lo que realmente consume y la imputación pasa a ser algo que ambas partes pueden defender.
Cost and Profitability Consulting · 150+ modelos desde 2010 · TDABC
Una clave tosca reparte, no asigna.
Un servicio compartido existe porque es más barato operarlo una vez para todos que muchas veces por separado. El problema está en la imputación. Reparte el coste por número de empleados, ingresos o un porcentaje fijo y estás suponiendo que cada unidad consume el servicio en proporción a su tamaño, algo que casi nunca se cumple. Una unidad registra tres mil incidencias al año; otra registra diez. Reciben la misma factura.
Así, el usuario ligero subvenciona en silencio al intensivo, la imputación parece un impuesto en lugar de un precio, y finanzas dedica el ciclo presupuestario a defender una cifra que nadie cree. Peor aún, el centro de servicios no ve ningún vínculo entre lo que hace y lo que cobra, por lo que no tiene motivos para ser más eficiente.
IMPUTADO FRENTE A CONSUMIDO, POR UNIDAD
Ilustrativo. A cada unidad se le imputa el mismo importe fijo. El coste real por consumo muestra dos unidades pagando de más y subvencionando a otras dos que usan mucho más de lo que se les cobra.
Mismo número de empleados, uso opuesto.
Se les cobra lo mismo
Dos unidades de negocio tienen el mismo número de empleados, así que el servicio compartido de TI les imputa el mismo importe. En el informe de costes parecen consumir lo mismo del soporte central.
Consumen de forma muy distinta
La unidad A es estable y autosuficiente, con pocas incidencias y sin sistemas a medida. La unidad B opera tres aplicaciones a medida, genera el triple de incidencias y acapara la mayor parte del trabajo de integración.
El coste real las separa
Calcula el coste de la actividad que consume cada una y la unidad A está pagando muy por encima de su coste real mientras que la unidad B paga muy por debajo, financiada por todas las demás.
Es un ajuste de precio
Imputa por actividad, publica las tarifas unitarias y deja que las unidades vean las transacciones detrás de la factura. El coste no cambia; quién lo paga por fin coincide con quién lo causa.
Misma factura en el informe, una financia a la otra.
| Unidad A | Unidad B | |
|---|---|---|
| Número de empleados | 200 | 200 |
| Imputación (clave por empleados) | €420,000 | €420,000 |
| Incidencias y solicitudes / año | 3,100 | 9,400 |
| Aplicaciones a medida soportadas | 0 | 3 |
| Coste real (TDABC) | €248,000 | €712,000 |
| Recuperación de más / de menos | +€172,000 pagado de más | −€292,000 pagado de menos |
Con la clave por número de empleados, las dos unidades son partidas idénticas. Por consumo, una paga un tercio más de lo que debería y la otra poco más de la mitad de su coste real. Solo una visión por actividad hace visible la subvención, y discutible.
DEL GASTO A LO QUE RECIBE CADA UNIDAD
Ilustrativo. Un presupuesto de servicios compartidos reexpresado desde lo que compra, a los servicios que opera, al valor entregado a cada parte del negocio, de modo que la imputación se rastrea hasta el gasto.
El coste recae en la actividad, luego en la unidad.
Mapear el catálogo de servicios
Las actividades que el servicio compartido realiza realmente: incidencias, altas, ejecuciones de nómina, órdenes de compra, soporte de aplicaciones, el trabajo que paga el presupuesto.
Costear cada actividad por unidad de trabajo
TDABC fija un coste por incidencia, por ejecución, por hora de soporte a partir de la capacidad práctica, de modo que la capacidad ociosa y la excesiva se ven en lugar de quedar enterradas en la imputación.
Atribuir a la unidad consumidora
Cada unidad de negocio carga con el coste de lo que realmente consumió, transacción por transacción, no una parte del total según su tamaño.
Publicar las tarifas
Las tarifas unitarias y una factura clara convierten la imputación en un precio interno, contra el cual tanto las unidades como el centro de servicios pueden planificar y mejorar.
Una imputación que se sostiene en la sala.
Cuando la imputación refleja el consumo, la conversación presupuestaria deja de ser sobre justicia y pasa a ser sobre demanda. Los usuarios intensivos tienen un motivo para consumir de forma más inteligente, los ligeros dejan de subvencionarlos, y el centro de servicios puede comparar sus tarifas unitarias y justificar su plantilla con una cifra en lugar de un relato.
El modelo se construye sobre tus datos y se entrega, de modo que la repercusión de costes se mantiene actualizada a medida que cambia la demanda.
Preguntas frecuentes
- ¿Por qué es un problema imputar los servicios compartidos por número de empleados?
- El número de empleados, los ingresos o un reparto fijo suponen que cada unidad consume el servicio en proporción a su tamaño, algo que rara vez es cierto. Una unidad ligera que apenas usa el servicio acaba subvencionando a una intensiva, la imputación parece arbitraria y el centro de servicios no recibe ninguna señal sobre lo que realmente impulsa su coste.
- ¿Qué es la imputación interna basada en actividades?
- Es imputar un servicio compartido según lo que cada unidad realmente consume: incidencias, transacciones, proyectos, horas de soporte, costeados por actividad con TDABC. Cada unidad paga por su uso real, de modo que la imputación es transparente y puede cuestionarse línea por línea.
- ¿No creará esto simplemente discusiones internas?
- Normalmente las termina. Las discusiones surgen de imputaciones que nadie puede explicar. Cuando una unidad puede ver las transacciones detrás de su factura, la conversación pasa de si el cargo es justo a cómo consumir el servicio de forma más eficiente.
- ¿Esto aplica más allá de TI?
- Sí. El mismo enfoque funciona para cualquier función compartida: RR. HH., finanzas, compras, instalaciones y asesoría jurídica. Allí donde un coste central se reparte entre unidades de negocio mediante una clave tosca, el costeo basado en actividades hace que el reparto sea defendible.
Ve quién usa de verdad el servicio compartido.
El Profit Check lleva 12 a 15 minutos y sin subir datos. Señala dónde es más probable que tus imputaciones internas estén desalineadas con el consumo, y cuánto vale corregirlas.
- Duración
- 12 a 15 minutos
- Recibe
- Puntuación, 7 dimensiones, referencia del sector
- Precio
- Gratis, sin email
Prueba
Un distribuidor en Nueva Zelanda. €1,335M de coste de servir hecho visible, luego reducido a la mitad, y 830 clientes deficitarios reducidos a 295.
Leer el caso →Con quién va a hablar
Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costes y rentabilidad desde hace más de 25 años. Impartió formación junto al Profesor Robert S. Kaplan en la conferencia de CFOs de Ámsterdam (2009).
Llame al +351 910 313 731
