Por qué tu ERP no muestra la rentabilidad real.

La trampa del reparto de indirectos

Un ERP tiene que poner los indirectos en algún sitio, así que usa una regla simple: repartir como porcentaje de las ventas, por unidad, o por línea de pedido. Esa regla es fácil de aplicar y casi siempre está mal. Asume que un pedido grande planificado y uno diminuto urgente consumen la operación en proporción a sus ingresos. No lo hacen. El pedido pequeño ata el mismo picking, control y expedición, a veces más, por una fracción del valor. Promedia ese coste entre todos y haces dos cosas a la vez: cobras de más a los clientes eficientes y subvencionas a los caros, todo mientras el informe parece perfectamente razonable.

El ERP no se equivoca. Solo responde a otra pregunta: qué vendimos, no qué nos costó servir.

Un modelo de coste de servir no sustituye al ERP ni exige cambiar de sistema. Se asienta encima, toma los ingresos y el coste de la mercancía que el ERP ya registra, añade los datos de actividad y tiempo que el ERP nunca guardó, y atribuye el coste operativo a los clientes y productos que de verdad lo causaron. El resultado es la misma cuenta de resultados, abierta lo suficiente para gestionarla.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi ERP no muestra la rentabilidad por cliente?

Un ERP está hecho para registrar transacciones, no para atribuir el coste de servir. Registra con rigor los ingresos y el coste de la mercancía por cliente y luego se detiene. El coste operativo que difiere de cliente a cliente, picking, pedidos pequeños, peticiones especiales, devoluciones, soporte, queda en los indirectos y se reparte con una regla burda, como un porcentaje de las ventas. Por eso dos clientes con el mismo margen bruto parecen iguales aunque uno cueste tres veces más servir.

¿Un modelo de coste de servir sustituye a mi ERP?

No. Se asienta encima. El ERP sigue siendo el sistema de registro de transacciones y coste de la mercancía. Un modelo de coste de servir toma esos hechos, añade los datos de actividad y tiempo que el ERP no guarda, y atribuye el coste operativo a los clientes y productos que lo causaron. Son complementarios, no competidores.

¿Con qué sistemas ERP funciona esto?

Con todos. Trabajamos a partir de las exportaciones que tu sistema ya produce, SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Oracle NetSuite, Infor o un sistema a medida. El modelo no se conecta ni depende de un ERP concreto, y por eso se construye rápido y se actualiza con extracciones mensuales.

¿No basta el margen bruto para gestionar la rentabilidad?

El margen bruto dice que el producto se vende por encima de su coste. No dice nada sobre lo caro que es de servir ese cliente. Un cliente con margen bruto sano puede igualmente dar pérdidas una vez contados los pedidos pequeños frecuentes, las devoluciones y el soporte. Gestionar solo por margen bruto protege sistemáticamente las relaciones más caras.