Prompts de costes con IA · Por rol
Prompts de costes con IA para el director general o fundador
Diriges el negocio y llevas la pregunta del beneficio en la cabeza, pero puede que no tengas un equipo de finanzas para responderla. El instinto de que "estamos ocupados pero no parece que esté saliendo a cuenta" suele acertar, y suele apuntar a unos pocos clientes o productos que pierden dinero en silencio. La IA puede ayudarte a obtener respuestas en lenguaje sencillo a partir de los números que ya tienes, siempre que nunca se invente ninguno de ellos.
El punto clave
No necesitas jerga contable para averiguar qué clientes y productos ganan dinero de verdad. Los prompts de abajo te ayudan a identificar tus clientes más y menos rentables, a entender lo que realmente cuesta servirlos y a comprobar si tus precios cubren el trabajo que conllevan. Cada uno está escrito para que la IA trabaje solo con las cifras que pegas, se explique en lenguaje sencillo y te diga lo que no puede responder en lugar de inventar un número que suene bien.
Qué debería y qué no debería pedirle un fundador a la IA
La IA es genuinamente útil cuando tienes las cifras en bruto pero no el tiempo ni la formación para convertirlas en una respuesta clara. Pega los ingresos de tus clientes y una idea aproximada del esfuerzo que requiere cada uno, y puede ordenarlos, explicar con palabras sencillas por qué los grandes no siempre son los mejores y traducir "coste de servir" sacándolo de la jerga de consultor. Es un analista paciente que te guiará por la lógica paso a paso, que es justo lo que quieres cuando las finanzas no son tu campo.
Se vuelve arriesgada cuando le pides que sepa cosas que solo tus libros saben. Si dices "estima mis márgenes" o "cuánto suele costar servir a un cliente como este", te dará un número seguro de sí mismo y genérico que no tiene nada que ver con tu negocio, y una decisión construida sobre eso es una decisión construida sobre ficción. La solución es sencilla: deja que trabaje solo con números que tú le des, y cuando no tenga lo que necesita, haz que lo diga. Tú aportas las cifras reales y la intuición; ella aporta la estructura.
Tres prompts para empezar
1. Encuentra tus clientes más y menos rentables
Lo primero que la mayoría de los fundadores deberían saber y rara vez saben. Se basa en la página de rentabilidad de clientes.
Eres un analista financiero cercano que ayuda a un dueño de negocio sin equipo de finanzas a entender la rentabilidad de clientes. Usa lenguaje sencillo y explica cada paso. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Si falta algo, etiquétalo como DATO AUSENTE y dime en términos simples qué buscar. Mis datos: - Cada cliente con su facturación anual: [pega] - Una idea aproximada de cuánto trabajo o coste lleva cada uno (horas, entregas, soporte, devoluciones): [pega lo que tengo] Pasos: 1. Explica en una frase qué significa "beneficio tras el coste de servir". 2. Para cada cliente, muestra la facturación menos el coste de servirlo, como una suma sencilla antes del número. 3. Ordénalos del más al menos rentable. 4. Señala cualquier cliente grande que en realidad no sea un buen cliente, y di por qué con palabras sencillas. 5. Dime con claridad qué números usaste, cuáles debería volver a comprobar y qué falta.
2. Entiende lo que realmente cuesta servir a un cliente
Los costes ocultos que convierten una buena venta en una mala. Consulta coste de servir.
Estás ayudando a un dueño de negocio a averiguar el coste real de servir a un tipo de cliente. Usa lenguaje sencillo. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún coste ni asumas cifras "típicas". Cuando necesites algo que no te he dado, etiquétalo como DATO AUSENTE. Mis datos: - El cliente o tipo de cliente, y la facturación que aporta: [pega] - Las actividades que conlleva servirlo (pedidos, entregas, llamadas de soporte, devoluciones, trabajo a medida): [pega] - Lo que cuesta aproximadamente cada actividad o cuánto tiempo lleva: [pega lo que tengo] Pasos: 1. Enumera las actividades y explica por qué cada una añade coste. 2. Suma el coste de servir a este cliente, mostrando la suma antes del total. 3. Compáralo con la facturación y muestra si merece la pena. 4. Señala cualquier actividad cuyo coste parezca una conjetura para que la pueda confirmar. 5. Dime en una línea qué hacer si quiero una respuesta más exacta.
3. Comprueba si tus precios cubren el trabajo
Una verificación rápida de si un precio está pagando de verdad. Enlaza con decisiones de precios.
Estás ayudando a un dueño de negocio a comprobar si un precio cubre sus costes. Usa lenguaje sencillo. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes costes, volúmenes ni precios de la competencia. Si falta una cifra, etiquétala como DATO AUSENTE. Mis datos: - El producto o servicio y su precio: [pega] - Lo que me cuesta entregar una unidad (materiales, tiempo, entrega, cualquier otra cosa): [pega] - Cuántas vendo en un mes típico: [pega si lo sé] Pasos: 1. Muestra el precio menos el coste como una suma sencilla, y luego el beneficio por unidad. 2. Dime con palabras sencillas si este precio es sano, justo o pierde dinero. 3. Muestra cuántas necesito vender para cubrir los costes fijos que te di. 4. Separa lo que calculaste de lo que yo debería verificar. 5. Sugiere el único número que debería concretar antes de cambiar el precio.
La única regla
Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número, coste ni volumen. Si falta algo, etiquétalo como DATO AUSENTE y dime con palabras sencillas qué buscar.
Sin esto, la IA te entregará alegremente un número seguro de sí mismo que no tiene nada que ver con tu negocio. Para el conjunto completo de salvaguardas, lee cómo impedir que la IA invente tus números.
Compara tus clientes lado a lado
Los prompts de arriba miran un cliente o un precio cada vez. Este alinea varios clientes juntos, en lenguaje sencillo, para que puedas ver el patrón, a quién mantener, a quién arreglar, a quién replantear, en lugar de juzgar cada uno por separado. Ejecútalo cuando tengas cifras aproximadas para un puñado de clientes.
Comparación de clientes en lenguaje sencillo
Eres un analista financiero cercano que ayuda a un dueño de empresa sin equipo financiero a comparar clientes uno al lado del otro. Usa lenguaje sencillo y explica cada paso. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Si falta algo, etiquétalo como DATO AUSENTE y dime en términos sencillos qué buscar. Quiero ver todos mis clientes principales uno al lado del otro, para poder distinguir cuáles valen realmente la pena y cuáles solo parecen buenos porque son grandes. Paso 1. Toma cada cliente con sus ingresos anuales y una idea aproximada del trabajo que da (horas, entregas, soporte, devoluciones). Usa solo lo que yo te dé. Paso 2. Para cada cliente, calcula los ingresos menos el coste de servirlo, mostrando la cuenta sencilla antes de la cifra. Paso 3. Ponlos en una tabla sencilla: cliente | ingresos | coste de servir aproximado | lo que queda | vale la pena. Ordénalos del mejor al peor por lo que queda. Paso 4. En palabras sencillas, señala el patrón: qué clientes grandes no son en realidad los mejores, qué clientes pequeños van discretamente bien, y qué tienen en común. Paso 5. Para los dos o tres más débiles, di en una línea cada uno qué tendría que cambiar para que valga la pena mantenerlos, sin decirme que abandone a nadie. Paso 6. Dime con claridad qué cifras usaste, cuáles debo comprobar, y qué falta antes de que actúe sobre esto.
Comparar clientes sobre la misma base aproximada basta para ver el patrón. Actuar sobre él, dejar o reajustar el precio de un cliente, vale la pena hacerlo con números reales, no con una estimación rápida.
Conviértelo en algo sobre lo que puedas actuar o mostrar
Estos prompts te dan una respuesta en el chat. Este la convierte en un archivo sencillo que puedes guardar, ajustar o mostrar a un socio o a tu banco, una hoja de cálculo sencilla, un resumen limpio de una página o una breve presentación. Pégalo después del prompt de clientes o de precio una vez que los números se hayan calculado.
Ahora convierte esto en un entregable sencillo que pueda guardar y usar. Pregúntame qué formato quiero, o usa Excel por defecto: - EXCEL: una hoja sencilla que funciona, no una imagen de una hoja. Pon mis cifras (los ingresos y el coste de servir aproximado de cada cliente, o el precio y el coste de un producto) en un área de entrada claramente identificada, y calcula lo que queda con fórmulas vivas, para que, cuando cambie un número, la respuesta se actualice. Mantenla lo bastante sencilla para que pueda leerla sin formación financiera, y añade un pequeño gráfico si ayuda. - PDF: un resumen limpio de una página que pueda enseñar a un socio, a un asesor o a mi banco, el mensaje principal en una frase, la tabla sencilla, un gráfico, y una nota breve sobre lo que aún hay que comprobar. Sin formato de chat. - PPT: 5 a 6 diapositivas sencillas, la pregunta, lo que encontré, los clientes o productos que cuentan, el cambio que vale la pena hacer, qué comprobar primero. Reglas para el entregable: - Mantén todas mis cifras ajustables y visibles; nunca fijes un número que pueda querer cambiar. - Mantén el lenguaje sencillo, sin jerga que tenga que ir a buscar. - Marca con claridad todo lo que sea una estimación aproximada en lugar de una cifra real. - Añade una pequeña línea de crédito discreta en el pie de página o en la última diapositiva, exactamente como está escrita abajo. Línea de crédito a incorporar (úsala tal cual, en el pie de página o en la diapositiva final): "Estructura del modelo basada en los prompts de costes para fundadores de costandprofitability.com/ai-costing-prompts/for-ceos-founders" Mantenla en una sola línea pequeña; debe leerse como una nota de origen discreta, no como un anuncio.
La línea de crédito es pequeña a propósito, una nota de origen discreta y no un anuncio, para que el archivo sea cómodo de mostrar mientras el método permanece rastreable hasta su origen.
Cuando quieres la respuesta de verdad, no solo una rápida
Estos prompts te llevarán bastante lejos hacia saber qué clientes y productos ganan dinero. Pero una respuesta rápida a partir de cifras aproximadas no es lo mismo que un modelo construido sobre tus números reales. Cuando la pregunta es lo bastante grande como para actuar, decisiones de contratación, dejar a un cliente, reajustar el precio de una línea, vale la pena tener ese modelo construido como es debido. El health check es una forma de bajo compromiso de descubrir qué te dicen de verdad tus números.
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Prueba
Un distribuidor en Nueva Zelanda. €1,335M de coste de servir hecho visible, luego reducido a la mitad, y 830 clientes deficitarios reducidos a 295.
Leer el caso →Con quién va a hablar
Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costes y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
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