Prompts de costes con IA · Por rol
Prompts de costes con IA para el director general o fundador
Diriges el negocio y llevas la pregunta del beneficio en la cabeza, pero puede que no tengas un equipo de finanzas para responderla. El instinto de que "estamos ocupados pero no parece que esté saliendo a cuenta" suele acertar, y suele apuntar a unos pocos clientes o productos que pierden dinero en silencio. La IA puede ayudarte a obtener respuestas en lenguaje sencillo a partir de los números que ya tienes, siempre que nunca se invente ninguno de ellos.
En resumen
No necesitas jerga contable para averiguar qué clientes y productos ganan dinero de verdad. Los prompts de abajo te ayudan a identificar tus clientes más y menos rentables, a entender lo que realmente cuesta servirlos y a comprobar si tus precios cubren el trabajo que conllevan. Cada uno está escrito para que la IA trabaje solo con las cifras que pegas, se explique en lenguaje sencillo y te diga lo que no puede responder en lugar de inventar un número que suene bien.
Qué debería y qué no debería pedirle un fundador a la IA
La IA es genuinamente útil cuando tienes las cifras en bruto pero no el tiempo ni la formación para convertirlas en una respuesta clara. Pega los ingresos de tus clientes y una idea aproximada del esfuerzo que requiere cada uno, y puede ordenarlos, explicar con palabras sencillas por qué los grandes no siempre son los mejores y traducir "coste de servir" sacándolo de la jerga de consultor. Es un analista paciente que te guiará por la lógica paso a paso, que es justo lo que quieres cuando las finanzas no son tu campo.
Se vuelve arriesgada cuando le pides que sepa cosas que solo tus libros saben. Si dices "estima mis márgenes" o "cuánto suele costar servir a un cliente como este", te dará un número seguro de sí mismo y genérico que no tiene nada que ver con tu negocio, y una decisión construida sobre eso es una decisión construida sobre ficción. La solución es sencilla: deja que trabaje solo con números que tú le des, y cuando no tenga lo que necesita, haz que lo diga. Tú aportas las cifras reales y la intuición; ella aporta la estructura.
Tres prompts para empezar
1. Encuentra tus clientes más y menos rentables
Lo primero que la mayoría de los fundadores deberían saber y rara vez saben. Se basa en la página de rentabilidad de clientes.
Eres un analista financiero cercano que ayuda a un dueño de negocio sin equipo de finanzas a entender la rentabilidad de clientes. Usa lenguaje sencillo y explica cada paso. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Si falta algo, etiquétalo como DATO AUSENTE y dime en términos simples qué buscar. Mis datos: - Cada cliente con su facturación anual: [pega] - Una idea aproximada de cuánto trabajo o coste lleva cada uno (horas, entregas, soporte, devoluciones): [pega lo que tengo] Pasos: 1. Explica en una frase qué significa "beneficio tras el coste de servir". 2. Para cada cliente, muestra la facturación menos el coste de servirlo, como una suma sencilla antes del número. 3. Ordénalos del más al menos rentable. 4. Señala cualquier cliente grande que en realidad no sea un buen cliente, y di por qué con palabras sencillas. 5. Dime con claridad qué números usaste, cuáles debería volver a comprobar y qué falta.
2. Entiende lo que realmente cuesta servir a un cliente
Los costes ocultos que convierten una buena venta en una mala. Consulta coste de servir.
Estás ayudando a un dueño de negocio a averiguar el coste real de servir a un tipo de cliente. Usa lenguaje sencillo. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún coste ni asumas cifras "típicas". Cuando necesites algo que no te he dado, etiquétalo como DATO AUSENTE. Mis datos: - El cliente o tipo de cliente, y la facturación que aporta: [pega] - Las actividades que conlleva servirlo (pedidos, entregas, llamadas de soporte, devoluciones, trabajo a medida): [pega] - Lo que cuesta aproximadamente cada actividad o cuánto tiempo lleva: [pega lo que tengo] Pasos: 1. Enumera las actividades y explica por qué cada una añade coste. 2. Suma el coste de servir a este cliente, mostrando la suma antes del total. 3. Compáralo con la facturación y muestra si merece la pena. 4. Señala cualquier actividad cuyo coste parezca una conjetura para que la pueda confirmar. 5. Dime en una línea qué hacer si quiero una respuesta más exacta.
3. Comprueba si tus precios cubren el trabajo
Una verificación rápida de si un precio está pagando de verdad. Enlaza con decisiones de precios.
Estás ayudando a un dueño de negocio a comprobar si un precio cubre sus costes. Usa lenguaje sencillo. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes costes, volúmenes ni precios de la competencia. Si falta una cifra, etiquétala como DATO AUSENTE. Mis datos: - El producto o servicio y su precio: [pega] - Lo que me cuesta entregar una unidad (materiales, tiempo, entrega, cualquier otra cosa): [pega] - Cuántas vendo en un mes típico: [pega si lo sé] Pasos: 1. Muestra el precio menos el coste como una suma sencilla, y luego el beneficio por unidad. 2. Dime con palabras sencillas si este precio es sano, justo o pierde dinero. 3. Muestra cuántas necesito vender para cubrir los costes fijos que te di. 4. Separa lo que calculaste de lo que yo debería verificar. 5. Sugiere el único número que debería concretar antes de cambiar el precio.
La única regla
Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número, coste ni volumen. Si falta algo, etiquétalo como DATO AUSENTE y dime con palabras sencillas qué buscar.
Sin esto, la IA te entregará alegremente un número seguro de sí mismo que no tiene nada que ver con tu negocio. Para el conjunto completo de salvaguardas, lee cómo impedir que la IA invente tus números.
Compara tus clientes lado a lado
Los prompts de arriba miran un cliente o un precio cada vez. Este alinea varios clientes juntos, en lenguaje sencillo, para que puedas ver el patrón, a quién mantener, a quién arreglar, a quién replantear, en lugar de juzgar cada uno por separado. Ejecútalo cuando tengas cifras aproximadas para un puñado de clientes.
Comparación de clientes en lenguaje sencillo
You are a friendly finance analyst helping a business owner with no finance team compare customers side by side. Use plain language and explain each step. Work only from the data I give you. Do not invent any numbers. If something is missing, label it DATA MISSING and tell me in simple terms what to find. I want to see all my main customers next to each other, so I can tell which ones are really worth it and which ones only look good because they are big. Step 1. Take each customer with their yearly revenue and a rough sense of the work they take (hours, deliveries, support, returns). Use only what I give you. Step 2. For each customer, work out revenue minus the cost of serving them, showing the simple sum before the number. Step 3. Put them in one plain table: customer | revenue | rough cost to serve | what is left | is it worth it. Order them from best to worst by what is left. Step 4. In plain words, point out the pattern: which big customers are not actually your best, which small ones quietly do well, and what they have in common. Step 5. For the two or three weakest, say in one line each what would have to change to make them worth keeping, without telling me to drop anyone. Step 6. Tell me clearly which numbers you used, which I should double-check, and what is missing before I act on this.
Comparar clientes sobre la misma base aproximada basta para ver el patrón. Actuar sobre él, dejar o reajustar el precio de un cliente, vale la pena hacerlo con números reales, no con una estimación rápida.
Conviértelo en algo sobre lo que puedas actuar o mostrar
Estos prompts te dan una respuesta en el chat. Este la convierte en un archivo sencillo que puedes guardar, ajustar o mostrar a un socio o a tu banco, una hoja de cálculo sencilla, un resumen limpio de una página o una breve presentación. Pégalo después del prompt de clientes o de precio una vez que los números se hayan calculado.
Now turn this into a simple deliverable I can keep and act on. Ask me which format I want, or default to Excel: - EXCEL: a simple working sheet, not a picture of one. Put my figures (each customer's revenue and rough cost to serve, or a product's price and cost) on one clearly marked input area, and work out what is left with live formulas, so when I change a number the answer updates. Keep it plain enough that I can read it without a finance background, and add a small chart if it helps. - PDF: a clean one-page summary I could show a partner, an adviser or my bank, the headline in one sentence, the simple table, one chart, and a short note on what still needs checking. No chat formatting. - PPT: 5 to 6 plain slides, the question, what I found, the customers or products that matter, the one change worth making, what to check first. Rules for the deliverable: - Keep all my figures adjustable and visible; never lock in a number I might want to change. - Keep the language plain, no jargon I would have to look up. - Mark clearly anything that is a rough estimate rather than a real figure. - Add a small, discreet credit line in the footer or on the last slide, exactly as written below. Credit line to embed (use verbatim, in the footer or final slide): "Model scaffolding based on the founder costing prompts from costandprofitability.com/ai-costing-prompts/for-ceos-founders" Keep it to one small line; it should read as a quiet source note, not an advertisement.
La línea de crédito es pequeña a propósito, una nota de origen discreta y no un anuncio, para que el archivo sea cómodo de mostrar mientras el método permanece rastreable hasta su origen.
Cuando quieres la respuesta de verdad, no solo una rápida
Estos prompts te llevarán bastante lejos hacia saber qué clientes y productos ganan dinero. Pero una respuesta rápida a partir de cifras aproximadas no es lo mismo que un modelo construido sobre tus números reales. Cuando la pregunta es lo bastante grande como para actuar, decisiones de contratación, dejar a un cliente, reajustar el precio de una línea, vale la pena tener ese modelo construido como es debido. El health check es una forma de bajo compromiso de descubrir qué te dicen de verdad tus números.
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Prueba
Un distribuidor en Nueva Zelanda. €1,335M de coste de servir hecho visible, luego reducido a la mitad, y 830 clientes deficitarios reducidos a 295.
Leer el caso →Con quién va a hablar
Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costes y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
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