El prompt para un análisis de coste de servir con IA
El margen bruto te dice lo que un cliente compra. El coste de servir te dice lo que realmente te cuesta después de la venta: las visitas, los pedidos, las entregas, las devoluciones, el soporte. Un cliente con un margen bruto sano todavía puede hacerte perder dinero una vez que cargas todo eso. Este prompt hace que un asistente de IA haga el cálculo completo a partir de tus cifras reales, y le impide adivinar las que no le das.
En resumen
Dale al asistente los ingresos de un cliente, el coste del producto y el volumen y la tasa de cada actividad de servicio. Devuelve el margen bruto, el coste de cada actividad, el coste total de servir y el beneficio neto y margen neto reales, con cada fórmula a la vista. La salvaguarda le impide inventar tasas, que es el fallo habitual en este tipo de tarea.
Qué hace el prompt
El coste de servir aplica la lógica basada en actividades por debajo de la línea de margen bruto. En lugar de una sola tasa media de costes indirectos, cuenta los eventos reales que un cliente desencadena, una visita comercial, un pedido, una entrega, una devolución, una hora de soporte, y pone precio a cada uno con su propia tasa. El resultado es el beneficio real de ese cliente, que a menudo es muy distinto de lo que sugiere el margen bruto. Es la misma lógica que un modelo TDABC, apuntada a un cliente en lugar de a un departamento. Para el método completo, consulta nuestra guía de coste de servir.
El prompt
Sustituye el cliente de ejemplo por el tuyo. Mantén las reglas y los pasos numerados.
Eres un contable de costes especializado en el análisis de coste de servir mediante lógica basada en actividades. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Cuando falte una cifra, etiquétala claramente como un supuesto. Quiero conocer el coste real de servir a un cliente, más allá del margen bruto. Datos: - Cliente: Cliente A - Ingresos anuales de este cliente: 240.000 EUR - Coste de producto de las ventas: 168.000 EUR - Actividades de coste de servir y nuestras tasas: - Visitas comerciales: 18 al año a 220 EUR cada una - Procesamiento de pedidos: 320 al año a 14 EUR cada uno - Entregas: 320 al año a 35 EUR cada una - Gestión de devoluciones: 26 al año a 41 EUR cada una - Horas de soporte dedicado: 90 al año a 38 EUR por hora Haz esto paso a paso, mostrando la fórmula en cada paso: 1. Confirma el margen bruto (ingresos menos coste de ventas) y el margen bruto %. 2. Cuesta cada actividad de coste de servir (volumen x tasa). 3. Suma el coste total de servir. 4. Beneficio neto de este cliente (margen bruto menos coste total de servir) y margen neto %. 5. Indica si este cliente es rentable y cuál es el mayor driver individual del coste de servir. 6. Enumera cada supuesto. Genera una tabla limpia para los pasos 2 y 3.
Las cifras de ejemplo son ilustrativas, no proceden de un cliente real.
Un ejemplo resuelto
Este es el resultado real que produjo el prompt, con la aritmética comprobada a mano.
Pasos 1 a 3. Margen bruto y coste de servir
| Actividad | Volumen | Tasa | Coste | Peso |
|---|---|---|---|---|
| Visitas comerciales | 18 | 220 | 3.960 | 16,4% |
| Procesamiento de pedidos | 320 | 14 | 4.480 | 18,6% |
| Entregas | 320 | 35 | 11.200 | 46,4% |
| Gestión de devoluciones | 26 | 41 | 1.066 | 4,4% |
| Horas de soporte | 90 | 38 | 3.420 | 14,2% |
| Coste total de servir | 24.126 | 100% |
El margen bruto es 240.000 menos 168.000 = 72.000 EUR, un margen bruto del 30%.
Paso 4. Beneficio neto real
72.000 de margen bruto − 24.126 de coste de servir = 47.874 EUR de beneficio neto, un margen neto del 19,9%
Paso 5. El veredicto
Este cliente es genuinamente rentable, pero el coste de servir se come un tercio del margen bruto, y solo las entregas suponen el 46% de ese coste. La palanca no es el precio, es el patrón de entregas: 320 pedidos y 320 entregas significa una entrega por pedido. Consolidar los envíos atacaría el mayor coste individual. Ese es el tipo de hallazgo que una visión de margen bruto nunca saca a la luz.
Lo que te cuesta ejecutarlo
Unos 290 tokens de entrada. La alternativa vaga, "¿es rentable este cliente?", obliga al asistente a rechazar la pregunta o a inventar los costes de servicio, y luego a pedirlos de todas formas. El prompt estructurado obtiene la respuesta completa en una sola pasada.
Las cifras de tokens son aproximadas y varían según el modelo y el idioma.
La salvaguarda que importa
Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Cuando falte una cifra, etiquétala claramente como un supuesto.
Más sobre esto en cómo impedir que la IA invente tus números.
Compare el coste de servir entre clientes y canales
El prompt anterior costea un cliente. Este alinea varios clientes, o varios canales, uno junto a otro, para que pueda ver quién es caro de servir y por qué, y no solo si una cuenta aislada cubre sus costes. Ejecútelo en cuanto tenga volúmenes de actividad para más de un cliente o canal de mercado.
Comparación del coste de servir entre clientes o canales
You are a cost accountant specialising in cost-to-serve analysis using activity-based logic. Work only from the data I give you. Do not invent numbers; flag every assumption. Where a figure is missing, ask once, clearly, before you continue. I want to compare cost to serve across several customers (or channels) on one consistent set of activity rates, so I can see who is cheap and who is expensive to serve, and why. Step 1. Take the shared activity rates. Ask me for, or use what I paste, one rate per cost-to-serve activity (sales visit, order, delivery, return, support hour, and any others I name). These rates apply to every customer or channel so the comparison is fair. Step 2. Take the per-customer (or per-channel) data. For each one: annual revenue, product cost of goods, and the volume of each activity it triggers. Step 3. For each customer or channel, compute: gross margin and gross margin %; the cost of each activity (volume x shared rate); total cost to serve; net profit and net margin %. Step 4. Put them side by side in one table: name | revenue | gross margin % | total cost to serve | cost to serve as % of revenue | net margin %. Rank from best to worst net margin. Step 5. Read the comparison. Name the one or two activities that separate the cheap-to-serve from the expensive-to-serve accounts. Point out any account with a healthy gross margin but a thin or negative net margin once cost to serve is loaded, and say which single activity is doing the damage. Step 6. For the worst two or three, suggest the lever that would move cost to serve most (order consolidation, delivery frequency, channel shift, self-service), without inventing a saving; frame each as "if this driver changed, here is the arithmetic." Show every formula, show your working as tables, and list every assumption at the end in one block so I can correct it and have you rerun.
La comparación solo es justa cuando todos los clientes se costean a las mismas tarifas de actividad. Cambie una tarifa y toda la tabla vuelve a reordenarse, que es exactamente la disciplina que impone un modelo real de coste de servir.
Conviértalo en un entregable que pueda editar y mostrar
Los prompts de esta página producen un análisis de coste de servir en el chat. Este complemento convierte ese análisis en un archivo que puede editar y entregar a un colega o a un gestor de cuentas: un modelo Excel ajustable, un PDF limpio, una breve presentación o un diagrama. Péguelo después del prompt de coste de servir, una vez que los números hayan corrido.
Now package this cost-to-serve analysis into a deliverable I can edit and show colleagues. Ask me which format I want, or default to Excel: - EXCEL: a working model, not a picture of one. Put the inputs (revenue, product cost, activity volumes and activity rates) on one clearly marked input sheet, and drive every result with live formulas that reference those inputs, so when I change a rate or a volume the gross margin, total cost to serve and net margin all update. Add a summary sheet with the activity cost table and, if the tool allows, a chart (cost-to-serve breakdown by activity, or net margin ranked across customers). Label every assumption cell. - PDF: a clean, board-readable report, title, one-paragraph summary of who is profitable to serve and who is not, the activity cost table, one chart, and an assumptions appendix. No chat formatting. - PPT: 5 to 7 slides, the question, the method in one slide, the gross-to-net bridge for the customer, the activity that dominates cost to serve, the recommended lever, next steps. - DIAGRAM: a single clear figure of the logic (revenue and product cost to gross margin, then each service activity priced at its rate to total cost to serve, to net profit per customer), as an editable vector or a described layout I can rebuild. Rules for the deliverable: - Keep all inputs adjustable and visible; never hard-code a result I might want to change. - Carry through every assumption and label illustrative figures as illustrative. - Add a discreet footer or last-slide credit line, small and unobtrusive, exactly as written below. Credit line to embed (use verbatim, in the document footer or final slide): "Model scaffolding based on the Cost-to-serve analysis prompt from costandprofitability.com/es/ai-costing-prompts/cost-to-serve" Keep it to one small line; it should read as a quiet source note, not an advertisement.
La línea de crédito es deliberadamente discreta, una nota de origen y no una marca de agua, para que el archivo sea cómodo de circular internamente mientras el método sigue siendo rastreable hasta su origen.
Cuando necesitas el modelo de verdad
Este prompt cuesta a tu cliente con las tasas de actividad que tú facilitas. Un modelo real de coste de servir deriva esas tasas de tu propio libro mayor y de tus operaciones, para cada cliente, y las mantiene actualizadas. Eso es lo que construimos. El prompt te muestra la forma de la respuesta; nosotros te damos la respuesta sobre la que puedes actuar.
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Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costes y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
Llame al +351 910 313 731
