El prompt para un análisis de coste de servir con IA
El margen bruto te dice lo que un cliente compra. El coste de servir te dice lo que realmente te cuesta después de la venta: las visitas, los pedidos, las entregas, las devoluciones, el soporte. Un cliente con un margen bruto sano todavía puede hacerte perder dinero una vez que cargas todo eso. Este prompt hace que un asistente de IA haga el cálculo completo a partir de tus cifras reales, y le impide adivinar las que no le das.
Resumiendo
Dale al asistente los ingresos de un cliente, el coste del producto y el volumen y la tasa de cada actividad de servicio. Devuelve el margen bruto, el coste de cada actividad, el coste total de servir y el beneficio neto y margen neto reales, con cada fórmula a la vista. La salvaguarda le impide inventar tasas, que es el fallo habitual en este tipo de tarea.
Qué hace el prompt
El coste de servir aplica la lógica basada en actividades por debajo de la línea de margen bruto. En lugar de una sola tasa media de costes indirectos, cuenta los eventos reales que un cliente desencadena, una visita comercial, un pedido, una entrega, una devolución, una hora de soporte, y pone precio a cada uno con su propia tasa. El resultado es el beneficio real de ese cliente, que a menudo es muy distinto de lo que sugiere el margen bruto. Es la misma lógica que un modelo TDABC, apuntada a un cliente en lugar de a un departamento. Para el método completo, consulta nuestra guía de coste de servir.
El prompt
Sustituye el cliente de ejemplo por el tuyo. Mantén las reglas y los pasos numerados.
Eres un contable de costes especializado en el análisis de coste de servir mediante lógica basada en actividades. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Cuando falte una cifra, etiquétala claramente como un supuesto. Quiero conocer el coste real de servir a un cliente, más allá del margen bruto. Datos: - Cliente: Cliente A - Ingresos anuales de este cliente: 240.000 EUR - Coste de producto de las ventas: 168.000 EUR - Actividades de coste de servir y nuestras tasas: - Visitas comerciales: 18 al año a 220 EUR cada una - Procesamiento de pedidos: 320 al año a 14 EUR cada uno - Entregas: 320 al año a 35 EUR cada una - Gestión de devoluciones: 26 al año a 41 EUR cada una - Horas de soporte dedicado: 90 al año a 38 EUR por hora Haz esto paso a paso, mostrando la fórmula en cada paso: 1. Confirma el margen bruto (ingresos menos coste de ventas) y el margen bruto %. 2. Cuesta cada actividad de coste de servir (volumen x tasa). 3. Suma el coste total de servir. 4. Beneficio neto de este cliente (margen bruto menos coste total de servir) y margen neto %. 5. Indica si este cliente es rentable y cuál es el mayor driver individual del coste de servir. 6. Enumera cada supuesto. Genera una tabla limpia para los pasos 2 y 3.
Las cifras de ejemplo son ilustrativas, no proceden de un cliente real.
Un ejemplo resuelto
Este es el resultado real que produjo el prompt, con la aritmética comprobada a mano.
Pasos 1 a 3. Margen bruto y coste de servir
| Actividad | Volumen | Tasa | Coste | Peso |
|---|---|---|---|---|
| Visitas comerciales | 18 | 220 | 3.960 | 16,4% |
| Procesamiento de pedidos | 320 | 14 | 4.480 | 18,6% |
| Entregas | 320 | 35 | 11.200 | 46,4% |
| Gestión de devoluciones | 26 | 41 | 1.066 | 4,4% |
| Horas de soporte | 90 | 38 | 3.420 | 14,2% |
| Coste total de servir | 24.126 | 100% |
El margen bruto es 240.000 menos 168.000 = 72.000 EUR, un margen bruto del 30%.
Paso 4. Beneficio neto real
72.000 de margen bruto − 24.126 de coste de servir = 47.874 EUR de beneficio neto, un margen neto del 19,9%
Paso 5. El veredicto
Este cliente es genuinamente rentable, pero el coste de servir se come un tercio del margen bruto, y solo las entregas suponen el 46% de ese coste. La palanca no es el precio, es el patrón de entregas: 320 pedidos y 320 entregas significa una entrega por pedido. Consolidar los envíos atacaría el mayor coste individual. Ese es el tipo de hallazgo que una visión de margen bruto nunca saca a la luz.
Lo que te cuesta ejecutarlo
Unos 290 tokens de entrada. La alternativa vaga, "¿es rentable este cliente?", obliga al asistente a rechazar la pregunta o a inventar los costes de servicio, y luego a pedirlos de todas formas. El prompt estructurado obtiene la respuesta completa en una sola pasada.
Las cifras de tokens son aproximadas y varían según el modelo y el idioma.
La salvaguarda que importa
Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Cuando falte una cifra, etiquétala claramente como un supuesto.
Más sobre esto en cómo impedir que la IA invente tus números.
Compare el coste de servir entre clientes y canales
El prompt anterior costea un cliente. Este alinea varios clientes, o varios canales, uno junto a otro, para que pueda ver quién es caro de servir y por qué, y no solo si una cuenta aislada cubre sus costes. Ejecútelo en cuanto tenga volúmenes de actividad para más de un cliente o canal de mercado.
Comparación del coste de servir entre clientes o canales
Eres un contable de costes especializado en análisis de coste de servir con lógica basada en actividades. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes números; señala cada supuesto. Cuando falte una cifra, pregunta una vez, con claridad, antes de continuar. Quiero comparar el coste de servir entre varios clientes (o canales) sobre un conjunto consistente de tasas de actividad, para poder ver quién es barato y quién es caro de servir, y por qué. Paso 1. Toma las tasas de actividad compartidas. Pídeme, o usa lo que yo pegue, una tasa por cada actividad de coste de servir (visita comercial, pedido, entrega, devolución, hora de soporte, y cualquier otra que yo nombre). Estas tasas se aplican a todos los clientes o canales, para que la comparación sea justa. Paso 2. Toma los datos por cliente (o por canal). Para cada uno: ingresos anuales, coste de las mercancías del producto, y el volumen de cada actividad que desencadena. Paso 3. Para cada cliente o canal, calcula: margen bruto y margen bruto %; el coste de cada actividad (volumen x tasa compartida); coste de servir total; beneficio neto y margen neto %. Paso 4. Ponlos uno al lado del otro en una tabla: nombre | ingresos | margen bruto % | coste de servir total | coste de servir como % de los ingresos | margen neto %. Ordena del mejor al peor en margen neto. Paso 5. Lee la comparación. Nombra la una o dos actividades que separan las cuentas baratas de servir de las caras de servir. Señala cualquier cuenta con un margen bruto sano pero un margen neto fino o negativo una vez cargado el coste de servir, y di qué actividad por sí sola está haciendo el daño. Paso 6. Para las dos o tres peores, sugiere la palanca que más movería el coste de servir (consolidación de pedidos, frecuencia de entrega, cambio de canal, autoservicio), sin inventar un ahorro; plantea cada una como "si este driver cambiara, esta es la aritmética". Muestra cada fórmula, muestra tu trabajo en tablas, y enumera cada supuesto al final en un solo bloque para que pueda corregirlo y pedirte que lo ejecutes de nuevo.
La comparación solo es justa cuando todos los clientes se costean a las mismas tarifas de actividad. Cambie una tarifa y toda la tabla vuelve a reordenarse, que es exactamente la disciplina que impone un modelo real de coste de servir.
Conviértalo en un entregable que pueda editar y mostrar
Los prompts de esta página producen un análisis de coste de servir en el chat. Este complemento convierte ese análisis en un archivo que puede editar y entregar a un colega o a un gestor de cuentas: un modelo Excel ajustable, un PDF limpio, una breve presentación o un diagrama. Péguelo después del prompt de coste de servir, una vez que los números hayan corrido.
Ahora convierte este análisis de coste de servir en un entregable que pueda editar y enseñar a mis colegas. Pregúntame qué formato quiero, o usa Excel por defecto: - EXCEL: un modelo que funciona, no una imagen de un modelo. Pon los inputs (ingresos, coste del producto, volúmenes de actividad y tasas de actividad) en una hoja de entrada claramente identificada, y acciona todos los resultados con fórmulas vivas que referencian esos inputs, para que, cuando cambie una tasa o un volumen, el margen bruto, el coste de servir total y el margen neto se actualicen todos. Añade una hoja de resumen con la tabla de coste por actividad y, si la herramienta lo permite, un gráfico (el desglose del coste de servir por actividad, o el margen neto ordenado entre clientes). Etiqueta cada celda de supuesto. - PDF: un informe limpio, legible por el consejo, título, resumen de un párrafo sobre quién es rentable de servir y quién no, la tabla de coste por actividad, un gráfico, y un anexo de supuestos. Sin formato de chat. - PPT: 5 a 7 diapositivas, la pregunta, el método en una diapositiva, el puente del bruto al neto para el cliente, la actividad que domina el coste de servir, la palanca recomendada, próximos pasos. - DIAGRAMA: una única figura clara de la lógica (de los ingresos y el coste del producto al margen bruto, después cada actividad de servicio valorada a su tasa hasta el coste de servir total, y de ahí al beneficio neto por cliente), como vector editable o como una maqueta descrita que pueda reconstruir. Reglas para el entregable: - Mantén todos los inputs ajustables y visibles; nunca fijes un resultado que pueda querer cambiar. - Arrastra cada supuesto hasta el final y etiqueta las cifras ilustrativas como ilustrativas. - Añade una línea de crédito en el pie de página o en la última diapositiva, pequeña y discreta, exactamente como está escrita abajo. Línea de crédito a incorporar (úsala tal cual, en el pie del documento o en la diapositiva final): "Estructura del modelo basada en el prompt de análisis de coste de servir de costandprofitability.com/es/ai-costing-prompts/cost-to-serve" Mantenla en una sola línea pequeña; debe leerse como una nota de origen discreta, no como un anuncio.
La línea de crédito es deliberadamente discreta, una nota de origen y no una marca de agua, para que el archivo sea cómodo de circular internamente mientras el método sigue siendo rastreable hasta su origen.
Cuando necesitas el modelo de verdad
Este prompt cuesta a tu cliente con las tasas de actividad que tú facilitas. Un modelo real de coste de servir deriva esas tasas de tu propio libro mayor y de tus operaciones, para cada cliente, y las mantiene actualizadas. Eso es lo que construimos. El prompt te muestra la forma de la respuesta; nosotros te damos la respuesta sobre la que puedes actuar.
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Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costes y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
Llame al +351 910 313 731
