Prompts de costes con IA · Por rol
Prompts de costes con IA para el controller financiero
Eres dueño del modelo de costes y dueño del cierre, lo que significa que también eres dueño de cada número que un consejero cuestiona en la reunión posterior. La IA puede quitarte trabajo real de la mesa, pero solo si nunca inventa en silencio una cifra que luego tengas que defender. Estos prompts están escritos para mantener honesto el modelo, acelerar el cierre y dejarte resultados que puedes respaldar.
En resumen
Como controller, usa la IA para estructurar, redactar y comprobar el trabajo de costes, nunca para aportar números que no se le dieron. Los prompts de abajo te ayudan a enmarcar un modelo TDABC, a verificar la capacidad y el tiempo no utilizado, y a convertir los resultados de costes en comentarios listos para el consejo. Cada uno obliga al modelo a trabajar solo con tus datos, a señalar cada supuesto y a mostrar sus fórmulas antes de cualquier resultado, de modo que lo que llega al cierre es rastreable.
Qué debería y qué no debería pedirle un controller a la IA
La IA es genuinamente útil cuando la tarea es estructural en lugar de factual: organizar pools de costes y drivers en un formato coherente, redactar las ecuaciones de tiempo a partir de los pasos de proceso que describes, escribir un primer borrador de comentario de desviaciones y convertir un resultado terminado en lenguaje claro para el consejo. También es un segundo lector rápido, que detecta dónde un subtotal no cuadra o dónde un driver está duplicado. En todos estos casos, tú aportas los números y el criterio; el modelo aporta la estructura y la velocidad.
Donde es arriesgado es precisamente donde es tentador: pedirle que "estime" una tasa, que "asuma una plantilla típica" o que "rellene" un volumen que falta. Un modelo de lenguaje producirá una cifra segura de sí misma y plausible que no tiene base en tu libro mayor, y una vez que aterriza en un modelo es difícil rastrearla hacia atrás. Trata cualquier número que el modelo ofrezca y que tú no le diste como erróneo hasta que se demuestre lo contrario. Mantén en tus manos, no en las del modelo, la política de asignación, los supuestos de capacidad y el visto bueno final.
Tres prompts para empezar
1. Enmarca un modelo TDABC defendible
Usa esto para convertir un conjunto desordenado de líneas de coste y notas de proceso en una estructura de modelo limpia y auditable. Se combina con el método completo de la página construir un modelo TDABC.
Eres un asistente de contabilidad de costes que ayuda a un controller financiero a estructurar un modelo de costes basados en actividades y tiempos (TDABC). Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número, tasa ni volumen. Enumera cada supuesto que hagas, y cuando falte una cifra etiquétala como DATO AUSENTE y dime qué necesitas. Mis datos: - Departamentos y su coste total del periodo: [pega, p. ej. Mesa de Pedidos 120.000; Almacén 85.000] - Capacidad práctica por departamento (minutos disponibles): [pega] - Actividades que realiza cada departamento: [pega] - Volumen de cada actividad en el periodo: [pega] Pasos: 1. Para cada departamento, muestra la tasa de coste de capacidad como una fórmula (coste del departamento / minutos de capacidad práctica) antes de calcularla. 2. Enumera las actividades y pídeme el tiempo por unidad de cualquiera que no haya facilitado. No los estimes. 3. Construye la ecuación de tiempo de cada actividad a partir de los componentes que aporto. 4. Muestra el coste asignado a cada actividad como una fórmula, y luego el valor. 5. Concilia el coste total asignado con el coste del departamento que te di y señala cualquier diferencia.
2. Verifica la capacidad y el coste del tiempo no utilizado
La pregunta callada del controller siempre es "qué estamos pagando que no usamos". Este prompt aísla la capacidad ociosa de forma limpia. Consulta también coste de capacidad.
Estás ayudando a un controller financiero a analizar la capacidad práctica y el coste de la capacidad no utilizada. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Muestra cada fórmula antes del valor. Si no puedes derivar una cifra de mis datos, dilo en lugar de estimarla. Mis datos: - Capacidad teórica (minutos pagados totales) por grupo de recursos: [pega] - Capacidad práctica (minutos utilizables tras descuentos) por grupo de recursos: [pega] - Minutos realmente consumidos por las actividades este periodo: [pega] - Coste total por grupo de recursos: [pega] Pasos: 1. Muestra la tasa de coste de capacidad por grupo de recursos (coste / capacidad práctica) como una fórmula, y luego el valor. 2. Calcula los minutos utilizados frente a la capacidad práctica y muestra los minutos no utilizados. 3. Traduce los minutos no utilizados en un coste de capacidad no utilizada usando la tasa. 4. Separa claramente: lo que calculaste, lo que asumiste y lo que señalarías para atención de la dirección. 5. Comprueba que el coste utilizado más el coste no utilizado igualan el coste total y señala cualquier discrepancia.
3. Convierte los resultados de costes en comentario listo para el cierre
Cuando los números están aprobados, esto redacta la narrativa para el dossier sin exagerar nada. Enlaza con informes al consejo.
Estás redactando un comentario de gestión para el dossier de cierre de un controller financiero. Trabaja solo con las cifras que te doy. No inventes ni extrapoles ningún número. Si un movimiento necesita una explicación que no te he facilitado, pídemela en lugar de adivinar la causa. Mis datos: - Coste por actividad o departamento, este periodo vs periodo anterior vs presupuesto: [pega] - Cualquier driver conocido del movimiento que pueda confirmar: [pega] Pasos: 1. Enumera las tres mayores desviaciones por valor y muestra la desviación como una fórmula (real menos comparación). 2. Para cada una, indica solo el tamaño y la dirección del movimiento; no atribuyas una causa salvo que te la haya dado. 3. Cuando una causa sea desconocida, escribe "causa por confirmar" en lugar de inventarla. 4. Redacta un párrafo breve y en lenguaje sencillo apto para un dossier del consejo. 5. Mantén cada número coherente con mis datos y señala cualquier total que no concilie.
La única regla
Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número, tasa ni volumen. Etiqueta cualquier cosa que falte como DATO AUSENTE y dime qué necesitas.
Esta sola línea es la diferencia entre un borrador útil y una responsabilidad. Para el conjunto completo de salvaguardas, lee cómo impedir que la IA invente tus números.
Compara la capacidad y el coste del tiempo no utilizado entre departamentos o periodos
Los prompts de arriba estructuran y comprueban el modelo. Este alinea departamentos, o periodos, lado a lado, para que puedas ver dónde es peor el coste de capacidad ociosa y si está mejorando o empeorando. Ejecútalo cuando tengas cifras de capacidad para más de un departamento o periodo.
Comparación de capacidad entre departamentos o periodos
You are a cost accounting assistant helping a financial controller compare practical capacity and the cost of unused time across departments (or across periods). Work only from the data I give you. Do not invent any numbers. Show every formula before the value. If you cannot derive a figure, say so rather than estimate. I want to see where idle capacity cost is concentrated and which way it is moving, so I can direct attention and defend the number in the close review. Step 1. Take the resource groups (or periods) with, for each: total cost, practical capacity in minutes, and minutes actually consumed. Use only what I provide. Step 2. For each, compute the capacity cost rate (cost / practical capacity), unused minutes (practical minus consumed), and the cost of unused capacity, each as a formula before the value. Step 3. Put them side by side in one table: group | practical minutes | used % | unused cost | unused cost as % of total cost. Rank from worst to best utilisation. Step 4. Read the comparison. Name the one or two groups carrying the most unused-capacity cost, and, if I gave more than one period, whether each is improving or eroding. Step 5. Separate clearly what you calculated, what you assumed, and what you would flag for management attention. Do not recommend a headcount change or any action I have not asked for. Show every formula, present the comparison as a table, and reconcile used cost plus unused cost back to total cost for each group, flagging any discrepancy.
La comparación solo es justa cuando cada grupo se mide sobre la misma base de capacidad práctica. Cambia el margen una vez y el ranking se mueve, que es exactamente la disciplina que impone un modelo de capacidad real.
Conviértelo en un modelo funcional para el dossier de cierre
Los prompts de esta página producen un resultado de coste o de capacidad en el chat. Este complemento convierte ese resultado en un archivo que puedes auditar y archivar con el cierre, un modelo de Excel ajustable, un PDF limpio o una breve presentación. Pégalo después del prompt de costes una vez que los números se hayan calculado.
Now package this analysis into a deliverable I can audit and file with the close. Ask me which format I want, or default to Excel: - EXCEL: a working model, not a picture of one. Put the inputs (department or resource-group cost, practical capacity minutes, minutes consumed, activity volumes and any rates) on one clearly marked input sheet, and drive every result, capacity cost rate, unused-capacity cost, cost assigned to each activity, with live formulas that reference those inputs, so when I change a figure everything updates. Add a summary sheet with the reconciliation (assigned plus unused equals total) and, if the tool allows, a chart. Label every assumption cell. - PDF: a clean, close-ready report, title, one-paragraph summary, the capacity or activity cost table, the reconciliation, one chart, and an assumptions appendix. No chat formatting. - PPT: 5 to 7 slides, the question, the method in one slide, the capacity or cost result, where unused cost sits, the point to raise with management, next steps. Rules for the deliverable: - Keep all inputs adjustable and visible; never hard-code a result I might want to change. - Carry every reconciliation through so assigned cost plus unused cost ties back to total cost. - Carry through every assumption and label illustrative figures as illustrative. - Add a discreet footer or last-slide credit line, small and unobtrusive, exactly as written below. Credit line to embed (use verbatim, in the document footer or final slide): "Model scaffolding based on the controller costing prompts from costandprofitability.com/ai-costing-prompts/for-controllers" Keep it to one small line; it should read as a quiet source note, not an advertisement.
La línea de crédito es deliberadamente modesta, una nota de origen y no una marca de agua, para que el archivo sea cómodo de archivar con el cierre mientras el método permanece rastreable hasta su origen.
De un cierre más rápido a un modelo en el que confiar
Los prompts acelerarán tu redacción y reforzarán tus comprobaciones, pero no pueden conciliar tus datos ni fijar tu política de asignación. Ese es el trabajo que hacemos con controllers cada semana: un modelo construido sobre tu libro mayor conciliado, con una capacidad y unos drivers que puedes defender línea por línea. Si quieres que el propio modelo sea sólido, no solo el comentario que lo rodea, empieza con un health check.
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Un distribuidor en Nueva Zelanda. €1,335M de coste de servir hecho visible, luego reducido a la mitad, y 830 clientes deficitarios reducidos a 295.
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Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costes y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
Llame al +351 910 313 731
