A extração de dados para um modelo de custos, campo a campo
Antes que alguém escreva uma equação de tempo, alguém precisa mandar os arquivos. Esta é a extração que pedimos, arquivo por arquivo: os campos, o grão em que cada arquivo tem de estar, quanto histórico e o que fazemos quando um campo não existe. Leve esta página como está para a sua equipe de sistemas.
Um modelo de custo de servir ou de lucratividade em TDABC roda sobre doze extrações. Quatro trazem o custo: as linhas de despesa do razão geral, a folha de pagamento e o efetivo, a depreciação e a hierarquia de centros de custo. Cinco trazem o trabalho: linhas de nota fiscal, linhas de pedido, entregas, devoluções e notas de crédito, e contatos de atendimento. Três trazem cadastro e capacidade: o cadastro de clientes, o cadastro de produtos e o calendário de trabalho. Tudo no nível da linha, ligável por código de cliente, de produto e número de documento, cobrindo os mesmos meses.
O que realmente pedimos, e por quê
Todo projeto chega à mesma primeira pergunta. Alguém quer saber do que precisamos na prática, e se os sistemas da casa conseguem produzir isso.
Esta é a resposta, escrita como especificação e não como conversa: as extrações, os campos de cada uma, o grão em que o arquivo tem de estar, quanto histórico e a alternativa quando um campo não existe.
Por que a extração decide o projeto
Modelos de custeio raramente falham na contabilidade. Falham porque o desenho prometeu um detalhe que os sistemas de origem não conseguiam alimentar, e ninguém percebeu enquanto a construção não estava bem adiantada. Escrevemos sobre essa distância em cinco erros num sistema de custeio.
Por isso começamos com um pedido de dados e não com um workshop. Os arquivos costumam confirmar o que todo mundo já acreditava. Às vezes mostram que as linhas do pedido estão resumidas no nível da nota fiscal, ou que as paradas de entrega não ficam registradas contra o cliente, e o desenho do modelo muda na primeira semana em vez de mudar na sexta. É um bom dia, mesmo que não pareça.
Se você ainda está decidindo se vale a pena começar, comece por os dados necessários para construir um modelo TDABC. Esta página aqui é a especificação para encaminhar a quem vai escrever a consulta.
Três regras que valem mais que a lista de campos
- No nível da linha, nunca resumido. Uma linha por linha de nota fiscal, linha de pedido, entrega, devolução ou contato. Uma extração resumida não volta a abrir depois, e toda diferença interessante entre dois clientes mora no detalhe que a média apagou.
- Chaves que amarram. Todo arquivo de transações precisa do código do cliente, do código do produto e do número do documento, no mesmo formato que o cadastro usa. Nomes no lugar de códigos custam mais tempo do que todos os outros problemas de dados somados.
- O mesmo período, em todo lugar. Arquivos de custo e arquivos de transação têm de cobrir os mesmos meses. Um modelo que precifica doze meses de trabalho com nove meses de custo não bate com nada e cai numa reunião só.
Os quatro arquivos que trazem o custo
Estes quatro produzem os pools de custo e a taxa de custo da capacidade. O que eles não conseguem fazer sozinhos é dizer quem consumiu.
| Extração | Campos que pedimos | Grão | Histórico | Se não existir |
|---|---|---|---|---|
| Razão geral, lado da despesa | Período, centro de custo, conta contábil, descrição da conta, valor, moeda | Uma linha por centro de custo × conta × mês | Os mesmos meses dos arquivos de transação | Um balancete por centro de custo serve para começar. É o detalhe por conta que permite separar custo de pessoas de espaço, sistemas e frota. |
| Folha de pagamento e efetivo | Período, centro de custo, cargo ou nível, efetivo, equivalente em tempo integral, custo total de emprego | Uma linha por centro de custo × cargo × mês | Os mesmos meses do razão | Totais por departamento mais uma lista de efetivo resolvem. Salários individuais nunca são necessários e preferimos não recebê-los. |
| Ativo imobilizado e depreciação | Classe de ativo, centro de custo, depreciação do período, vida útil | Uma linha por classe de ativo × centro de custo × mês | Os mesmos meses | Puxe as linhas de depreciação direto do razão. Este arquivo só acrescenta precisão em operações intensivas em ativos. |
| Hierarquia de centros de custo | Código do centro de custo, descrição, centro pai, função, unidade | Uma linha por centro de custo | Estrutura atual | Um organograma e uma lista de unidades, traduzidos para os códigos que o razão de fato usa. |
Os cinco arquivos que trazem o trabalho
No nível da linha nos cinco. Uma versão resumida de qualquer um deles apaga exatamente a diferença que o modelo existe para achar.
| Extração | Campos que pedimos | Grão | Por que importa | Se não existir |
|---|---|---|---|---|
| Notas fiscais de venda | Número da nota, data, código do cliente, local de entrega, código do produto, quantidade, unidade de medida, valor bruto, descontos, valor líquido, moeda | Uma linha por item da nota | É o lado da receita de qualquer visão de lucratividade e a âncora a que todo o resto se liga. | Nada substitui este. Se os itens da nota não puderem ser extraídos, o escopo precisa mudar antes de o projeto começar. |
| Pedidos de venda | Número do pedido, data, data solicitada, código do cliente, canal ou forma de entrada, linhas por pedido, indicador de urgência, número de alterações | Uma linha por linha do pedido | Os pedidos carregam o comportamento que a nota esconde: com que frequência, quão pequenos, quão urgentes, quantas vezes alterados. | Derive um perfil de pedido a partir das notas e registre que o comportamento de pedido está aproximado. O custo de entrada e de alteração fica subestimado. |
| Entregas e remessas | Número da remessa, data, local de entrega, rota ou zona, paradas, peso e volume, transportadora, incoterm, nível de serviço, frete faturado e frete pago | Uma linha por entrega, de preferência por parada | A entrega costuma ser o componente maior e mais desigual do custo de servir. | Use o local de entrega da nota mais um rateio de frete por peso ou zona, marcado como aproximação. Tempo de espera e entregas frustradas ficam invisíveis. |
| Devoluções e notas de crédito | Número do documento, data, código do cliente, código do produto, quantidade, valor, código de motivo, destinação | Uma linha por item devolvido ou creditado | Devoluções geram trabalho em três lugares e normalmente são abatidas da receita, então o trabalho some. | Notas de crédito do razão, separadas por motivo quando existe código de motivo. Sem motivo, o custo das devoluções vira uma média única. |
| Contatos de atendimento | Identificador do contato ou do chamado, data, código do cliente, canal, categoria, gravidade, tempo de atendimento quando registrado, indicador de escalonamento | Uma linha por contato ou chamado | Separa as contas silenciosas das barulhentas, que costuma ser a maior surpresa do modelo. | Uma contagem de contatos por cliente em um mês representativo já basta para começar. Se não existir nada, este pool é espalhado e fica claramente marcado como espalhado. |
Três arquivos para cadastro e capacidade
Algumas operações acrescentam um décimo terceiro arquivo. A indústria acrescenta as confirmações de centro de trabalho, com ordem de produção, centro de trabalho, tempo de setup, tempo de processo, quantidade produzida, refugo e retrabalho. A saúde acrescenta o registro de atividades ou procedimentos com o identificador da linha de cuidado. Serviços profissionais e digitais acrescentam os apontamentos de horas e o cadastro de projetos.
| Extração | Campos que pedimos | Grão | Observação |
|---|---|---|---|
| Cadastro de clientes | Código do cliente, nome, grupo ou matriz, país, canal, segmento, representante, condições de pagamento | Uma linha por cliente | O campo de grupo ou matriz é o que permite a uma curva da baleia juntar códigos de entrega individuais na relação que um diretor comercial de fato gerencia. |
| Cadastro de produtos ou serviços | Código do produto, descrição, família, marca, unidade de medida, custo padrão, peso e volume, classe de armazenagem | Uma linha por produto | Peso, volume e classe de armazenagem trabalham mais num modelo de custo de servir do que a descrição. |
| Calendário de trabalho e turnos | Dias úteis por período, regimes de turno, horas padrão, taxas de férias e ausências por função | Uma linha por função ou unidade | É o denominador da capacidade. É o menor arquivo da lista e o que mais muda a resposta, como explica o custeio de capacidade. |
O que pode ficar de fora
Pedidos de dados incham porque cada um acrescenta o que talvez venha a querer. Quatro coisas que deixamos de fora por rotina, e uma que recusamos.
Salários individuais. Custo por centro de custo e por cargo já basta, e deixar os nomes de fora evita uma conversa de proteção de dados que não ajuda ninguém. Se um arquivo de folha chegar com nomes, pedimos de novo sem eles.
O balanço patrimonial. Um modelo de lucratividade trabalha sobre a base de custo operacional. O detalhe do balanço importa para alocação de capital, que é outra pergunta.
Versões de orçamento e projeção. Construa o modelo sobre realizado primeiro. A comparação com orçamento é uma camada de relatório acrescentada depois, e misturar as duas cedo é como um projeto de custeio vira discretamente um projeto de orçamento.
Dados perfeitos. Campos faltando, códigos inconsistentes e um punhado de linhas órfãs são normais. Reconciliamos, quantificamos o que não amarra e colocamos esse número no relatório em vez de escondê-lo. Um modelo que diz quanta receita não conseguiu amarrar ganha confiança. Um modelo que garante ter amarrado tudo, não.
Qualquer coisa que exigisse revisão jurídica para ser enviada. Se um campo é sensível e não sustenta nada, deixe cair. Quase nada nesta lista é dado pessoal depois que a folha é agregada.
O teste de reconciliação que decide tudo
CSV ou Excel serve. Parquet é melhor para arquivos de transação grandes. O que importa é que sejam extrações cruas e não relatórios formatados: sem células mescladas, sem linhas de subtotal, sem separador de milhar dentro dos campos numéricos, uma linha de cabeçalho, UTF-8, datas em formato ISO.
Volume raramente é o obstáculo que as pessoas esperam. O estudo de caso que publicamos sobre um operador logístico na Arábia Saudita rodou sobre 525.000 linhas de remessa, usadas na íntegra e sem amostragem. Se o seu arquivo de itens de nota tem algumas centenas de milhares de linhas, é um arquivo comum.
Sobre histórico, doze meses é a meta de trabalho, porque cobrem um ciclo sazonal inteiro. Vinte e quatro deixam ver se um padrão é estrutural ou apenas um trimestre ruim, e depois que a consulta está escrita normalmente não custa nada a mais. Um trimestre já basta para colocar de pé um primeiro modelo rodando.
Existe um teste que decide se a extração é utilizável, e vale a pena rodá-lo antes de tudo. Some os arquivos de custo do período e compare o total com o razão para os recursos no escopo. Some os itens das notas e compare com a receita reportada nos mesmos meses. Se algum dos totais se afastar de forma material, a extração está filtrada em algum ponto e o modelo herdaria o filtro. Reconciliação primeiro, modelagem depois. Tudo o que está em construir o primeiro modelo TDABC pressupõe que este teste passou, e o encanamento por trás dele está em ETL para análise de custos e rentabilidade.
Num formato que você pode encaminhar
Copie o bloco abaixo para o e-mail que você manda a quem cuida dos sistemas. Ele é curto de propósito, porque um pedido de quatro páginas é lido uma vez e respondido devagar.
| Item | O que pedimos |
|---|---|
| Período | Os últimos 12 meses completos, 24 se a consulta permitir. Os mesmos meses em todos os arquivos. |
| Formato | CSV ou Parquet, UTF-8, datas ISO (AAAA-MM-DD), ponto decimal, sem separador de milhar, uma linha de cabeçalho, extração crua e não relatório formatado. |
| Custo | Linhas de despesa do razão por centro de custo × conta × mês · folha e equivalentes em tempo integral por centro de custo × cargo × mês · depreciação por classe de ativo × centro de custo · hierarquia de centros de custo. |
| Trabalho | Itens de nota fiscal · linhas de pedido · entregas, por parada quando registrado · devoluções e linhas de crédito · contatos ou chamados de atendimento. |
| Cadastro | Cadastro de clientes com grupo ou matriz · cadastro de produtos com peso, volume e classe de armazenagem · calendário de trabalho e regimes de turno. |
| Chaves | Código do cliente, código do produto e número do documento presentes em todo arquivo de transações, no mesmo formato dos cadastros. |
| Excluído | Salários individuais, dados pessoais, balanço patrimonial, versões de orçamento. |
| Campos faltando | Avise em vez de deixar a coluna vazia. Temos uma alternativa documentada para cada um deles. |
Assim que os arquivos chegam, a decisão seguinte é quais características de uma transação viram termos de uma equação de tempo. Esse é o assunto da biblioteca de direcionadores de custo, e a aritmética por trás está nas equações de tempo TDABC.
Perguntas frequentes
De quais dados eu preciso para construir um modelo de custo de servir ou de lucratividade?
Doze extrações. Quatro trazem o custo: as linhas de despesa do razão geral por centro de custo e conta, a folha de pagamento e os equivalentes em tempo integral, a depreciação por classe de ativo e a hierarquia de centros de custo. Cinco trazem o trabalho: itens de nota fiscal, linhas de pedido, entregas, devoluções e notas de crédito, e contatos de atendimento. Três trazem cadastro e capacidade: o cadastro de clientes, o cadastro de produtos e o calendário de trabalho. Tudo no nível da linha, cobrindo os mesmos meses e ligável por código de cliente, de produto e número de documento.
Quanto histórico é preciso?
Doze meses é a meta de trabalho, porque cobrem um ciclo sazonal inteiro. Vinte e quatro meses deixam ver se um padrão é estrutural ou apenas um trimestre ruim, e depois que a consulta está escrita normalmente não custa nada estendê-la. Um trimestre já basta para colocar de pé um primeiro modelo rodando, mas não basta para reprecificar uma conta, porque um único mês atípico pode carregar toda a conclusão.
Os arquivos precisam mesmo estar no nível da linha?
Precisam, e este é o requisito mais importante de todos. Uma extração resumida não volta a abrir depois, e toda diferença que importa entre dois clientes mora no detalhe que o resumo apaga: quantas linhas tinha um pedido, quantas paradas uma entrega exigiu, quantos contatos uma conta gerou. Se a extração no nível da linha for mesmo impossível, isso condiciona o desenho do modelo e precisa ser sabido na primeira semana, não na sexta.
E se não tivermos os dados de entrega ou de atendimento?
O modelo continua rodando, com uma aproximação documentada no lugar do direcionador que falta. O frete pode ser rateado por peso ou por zona, o custo de atendimento pode ser espalhado pelas contas, e os dois ficam marcados como espalhados e não como rastreados. O resultado continua muito mais informativo do que uma média da empresa inteira, e as lacunas viram o roteiro do que começar a registrar.
Isso é dado pessoal? Precisamos de uma revisão de proteção de dados?
Quase nada é. Pedimos o custo de folha agregado por centro de custo e por cargo, não por pessoa, e devolvemos qualquer arquivo que chegue com nomes ou salários individuais. Registros de clientes são registros de empresa. Se um campo é sensível e não sustenta o modelo, deixe de fora.
Em que formato os arquivos devem vir?
Extrações cruas e não relatórios formatados. CSV ou Parquet, UTF-8, datas ISO, ponto decimal, sem separador de milhar dentro dos campos numéricos, uma linha de cabeçalho, sem células mescladas e sem linhas de subtotal. Depois rode o teste de reconciliação antes de tudo: os arquivos de custo têm de bater com o razão para os recursos no escopo, e os itens das notas têm de bater com a receita reportada nos mesmos meses.
Veja também
Os seus dados aguentam um modelo? O Profit Check gratuito leva 12 a 15 minutos e mostra quão prontos estão os seus dados e a sua mecânica de custeio, antes de alguém exportar qualquer coisa. Se preferir conversar antes, fale conosco.
Prova
Um distribuidor na Nova Zelândia. €1,335M de custo de servir tornado visível, depois reduzido à metade, e 830 clientes deficitários reduzidos a 295.
Ler o estudo de caso (em inglês) →Com quem você vai falar
Miguel Guimarães, Fundador
Trabalhando com custos e lucro desde 2010. Lecionou ao lado do Professor Robert S. Kaplan na conferência de CFOs em Amsterdã (2009).
Ligue +351 910 313 731
