Rentabilidade em serviços profissionais: a margem real por cliente, projeto e consultor
Uma equipe com 100 por cento de utilização ainda pode dar prejuízo. A utilização mostra o quanto as pessoas estão ocupadas, não se o trabalho foi pago. Entre o valor do contrato e o que de fato é faturado ficam escondidas as horas não faturáveis, o escopo que cresceu sem aviso e as baixas que ninguém sinaliza até o projeto encerrar. Com o custeio TDABC, você mede o custo do trabalho por hora, por função e por projeto, e enxerga a margem real de cada cliente enquanto ainda dá tempo de agir.
Em consultoria, agência, escritório de advocacia ou engenharia, a margem não se perde no preço do contrato: ela vaza na entrega. Horas não faturáveis, escopo que cresce sem aditivo, o profissional sênior chamado para resgatar o projeto e o desconto dado para ganhar a proposta e nunca recuperado. O TDABC custeia o trabalho por hora e por função e atribui esse custo ao projeto que o consumiu, revelando a margem real por projeto, por cliente e por consultor, e não apenas um percentual de utilização.
Por que a utilização esconde a verdade
Estar ocupado não é o mesmo que ser pago. A maioria das firmas de serviços é gerida pela utilização: a fatia das horas disponíveis alocada a trabalho de cliente. É fácil de medir e fácil de perseguir, e não diz nada sobre se aquelas horas foram faturadas, faturadas por inteiro ou faturadas a uma taxa que cobrisse o custo de entregá-las. Uma equipe pode ficar lotada o trimestre todo e mesmo assim devolver margem pela porta dos fundos.
Essa porta dos fundos é a realização. Horas não faturáveis lançadas como cortesia de relacionamento, escopo que cresceu sem aditivo, o profissional júnior que levou três vezes mais tempo, o desconto negociado para fechar e jamais recuperado. Nada disso aparece em um relatório de utilização, então os projetos que perdem dinheiro parecem tão ocupados quanto os que dão lucro. É por isso que a lucratividade real precisa ser medida no nível do projeto, não no médio da firma.
Onde a margem vaza em serviços profissionais
Na entrega de serviços, a margem quase nunca desaparece de uma vez. Ela escorre por vários pontos ao mesmo tempo, e cada um deles fica invisível no relatório de horas. Os principais são:
- Tempo não faturável: reuniões extras, retrabalho, e-mails e alinhamentos que consomem horas reais mas nunca chegam à fatura.
- Escopo que cresce sem aditivo: o cliente pede um pouco a mais, a equipe entrega para manter a relação, e o contrato nunca é revisto.
- Clientes que consomem muito suporte: contas que exigem atenção constante, aprovações demoradas e ciclos de revisão intermináveis custam tempo de gente sênior.
- Projetos mal orçamentados: preço fixo definido no otimismo, com a senioridade errada alocada à tarefa e horas subestimadas desde o início.
- Custo de capacidade das equipes: o banco de horas ociosas, o tempo entre projetos e a estrutura que a taxa faturável precisa cobrir mesmo quando ninguém está alocado.
Como o TDABC dá a margem real por projeto, cliente e consultor
O custeio TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) custeia o trabalho pela hora. Em vez de ratear despesas por percentuais arbitrários, ele parte de duas ideias simples: quanto custa uma hora de cada função e quanto tempo cada atividade realmente consome. As equações de tempo descrevem o esforço de cada etapa (elaborar a proposta, executar a entrega, revisar, faturar, atender uma solicitação do cliente), e o custo por hora de cada função e senioridade carrega o banco de horas e o tempo não faturável que a taxa faturável precisa cobrir.
A partir daí, o TDABC atribui as horas entregues ao projeto que as consumiu, faturáveis ou não, e desconta os vazamentos: tempo não faturável, descontos, escopo que cresceu e baixas. A margem planejada vira margem realizada. E porque tudo é rastreado por hora, por função e por projeto, a mesma leitura sobe para o cliente e desce para o consultor: você vê qual conta paga a firma, qual projeto repetir e qual profissional está alocado em trabalho que não fecha a conta.
Exemplo ilustrativo: dois projetos, mesmo valor, resultados opostos
Considere dois projetos vendidos pelo mesmo valor de contrato e com a mesma margem planejada de 32 por cento. No relatório de pipeline, os dois são vitórias iguais, e as duas equipes mostram utilização alta. Os números abaixo são ilustrativos.
O Projeto A é bem escopado e faturado por inteiro: 6 por cento de horas não faturáveis, 4 por cento de crescimento de escopo, 3 por cento de baixas. Ao final, ele realiza uma margem saudável de cerca de mais 24 por cento. O Projeto B derrapa: reuniões extras, retrabalho, um sênior chamado para resgatar a entrega e horas discretamente baixadas no fechamento do mês, resultando em 28 por cento de horas não faturáveis, 22 por cento de escopo extra e 14 por cento de baixas. A margem realizada fecha em cerca de menos 9 por cento. Os dois mostravam utilização cheia, e por isso pareciam bons negócios. Pela margem realizada, um está pagando o prejuízo do outro, e só a visão no nível do projeto revela qual repetir e qual reprecificar ou reescopar.
Como avançar
Conhecer a margem real abre decisões concretas: precificar o preço fixo sobre o custo entregue de verdade, escopar mais apertado, emitir aditivos quando o trabalho cresce, alocar a senioridade certa à tarefa certa e revisar as contas que consomem suporte além do que pagam. O objetivo não é abandonar clientes, e sim parar de subsidiar os padrões de projeto que perdem dinheiro com os que dão lucro. O modelo é construído sobre os dados que sua firma já tem, a partir do seu ERP e dos dados financeiros e operacionais, e é entregue a você, de modo que o custeio continua atual conforme a operação muda.
Perguntas frequentes
Por que a utilização não basta para gerir a lucratividade?
A utilização mede quanto tempo está alocado, não se aquele tempo foi faturado ou se o projeto pagou. Uma equipe pode estar totalmente utilizada e ainda perder dinheiro depois que horas não faturáveis, escopo extra e baixas são descontados do valor do contrato.
Como o TDABC se aplica a uma firma de serviços?
Ele custeia o trabalho por hora, por função e por senioridade, incluindo o custo do tempo não faturável e do banco de horas, e depois atribui esse custo ao projeto que o consumiu. O resultado é uma margem realizada por projeto, por cliente e por consultor, e não apenas um percentual de utilização.
O que é realização e por que ela importa?
Realização é a fatia do trabalho entregue que de fato é faturada e recebida. É onde mora a diferença entre uma taxa de utilização saudável na aparência e uma margem real fina, puxada por tempo não faturável, descontos, escopo que cresceu e baixas.
Isso vai nos ajudar a precificar melhor?
Sim. Quando você enxerga a margem realizada por tipo de projeto, passa a precificar o preço fixo sobre o custo entregue de verdade, escopa mais apertado e deixa de cobrir os padrões de projeto deficitários com os lucrativos.
Prova
Um distribuidor na Nova Zelândia. €1,335M de custo de servir tornado visível, depois reduzido à metade, e 830 clientes deficitários reduzidos a 295.
Ler o estudo de caso →Com quem você vai falar
Miguel Guimarães, Sócio-fundador
Trabalhando com custos e lucro há mais de 25 anos. Apresentou o caso de cost-to-serve da Damco no Managing for Profit (Amsterdã RAI, dezembro de 2009), no mesmo programa que Robert S. Kaplan.
Ligue +351 910 313 731
