Os dados necessários para construir um modelo TDABC (e o que você pode pular)
Construir um modelo de TDABC exige cinco fontes de dados: o razão geral, a folha de pagamento por departamento, os dados operacionais de transação, as estimativas de capacidade e os direcionadores de complexidade. E a maioria das empresas já tem quatro das cinco dentro do ERP. O maior mito sobre o custeio baseado em atividades e direcionado pelo tempo é o de que você precisa de dados perfeitos para começar. Depois de mais de 150 modelos construídos desde 2010, podemos dizer sem rodeios: dados perfeitos não são pré-requisito. Saber quais dados importam é que é.
O TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) se alimenta de cinco fontes: razão geral, folha de pagamento por departamento, dados de transação, tempos de capacidade e direcionadores de complexidade. Quatro delas já vivem no seu ERP. Apenas os tempos de capacidade costumam precisar ser construídos, e a partir de observação pontual, não de meses de pesquisa. Um modelo 95% correto sobre 80% do custo vence um modelo perfeito no papel que nunca sai.
As cinco fontes de dados que realmente importam
1. Razão geral: o que foi gasto. A espinha dorsal financeira: cada conta de custo, por mês, com detalhe de centro de custo. Alimenta os pools de custo do modelo, o total em reais que será alocado. Em países com ERP e exportação padronizada (Portugal desde 2008; variantes na Noruega, Áustria, Polônia, França e outros), essa exportação entrega tudo isso no nível de transação em um único arquivo.
2. Folha de pagamento por departamento: quanto custa a capacidade. Pessoas costumam ser de 50% a 70% do custo alocavél. Você precisa do custo total de emprego por departamento (não por pessoa, sem dados sensíveis): salários, encargos sociais, benefícios. Combinado com o efetivo e as jornadas de trabalho, isso produz a taxa de custo de capacidade, o custo por minuto de cada grupo de recursos, o número que toda equação de tempo multiplica.
3. Dados operacionais de transação: o que a empresa de fato fez. Pedidos, linhas de pedido, remessas, entregas, ordens de produção, chamados de suporte, episódios de atendimento, seja qual for a unidade de trabalho da sua operação. É o combustível do modelo: cada transação é custeada pelas equações de tempo. Vive no ERP, no WMS, no sistema de faturamento, no CRM. Um trimestre de histórico já basta para começar; um ano é melhor para captar sazonalidade.
Tempos de capacidade e direcionadores de complexidade
4. Capacidade e estimativas de tempo: quanto as coisas demoram. O dado com menor probabilidade de existir como relatório, e o que mais assusta. Você precisa de duas coisas por grupo de recursos: a capacidade prática (minutos disponíveis após pausas, reuniões, treinamentos) e os tempos-base das principais atividades. Nenhum dos dois vem de folhas de ponto. Os tempos-base vêm de registros operacionais (marcações de tempo no WMS, logs de sistema) somados a observação direcionada, algumas horas no chão de operação, e não meses de pesquisas.
5. Direcionadores de complexidade: o que torna alguns trabalhos mais lentos. As características que fazem um pedido ser diferente do outro: urgente versus programado, SKU frágil versus padrão, cliente novo versus recorrente, entrega fracionada versus consolidada. Elas viram os termos das equações de tempo. A maioria já é coluna nos seus dados de transação; o trabalho do projeto é decidir quais importam.
A lista de verificação
| Fonte | Alimenta | Onde vive | Se estiver faltando |
|---|---|---|---|
| Razão geral / ERP | Pools de custo | ERP · exportação do ERP | Raro: contabilidade sempre existe |
| Folha por departamento | Taxas de custo de capacidade | Sistema de RH / folha | Use as contas de pessoal por centro de custo do razão |
| Dados de transação | Volumes de atividade por saída | ERP · WMS · faturamento · CRM | Comece pelas linhas de nota (o ERP as tem) |
| Capacidade e tempos-base | Equações de tempo | Marcações de sistema + observação | Estime com a equipe, refine no mês 2 |
| Direcionadores de complexidade | Termos das equações | Colunas nos dados de transação | Comece com 2 a 3 óbvios, acrescente conforme o modelo amadurece |
O que você pode pular (por enquanto)
- Pesquisas com funcionários. O TDABC existe justamente para evitar o ritual de pesquisas do ABC. Nunca comece por aí.
- Folhas de ponto. O tempo autodeclarado é o dado menos confiável de qualquer empresa. Marcações operacionais o superam sempre.
- Redesenho de centros de custo. Modele com a estrutura que você tem; reestruture depois, se o modelo provar que é preciso.
- Integração em tempo real. Exportações mensais bastam no primeiro ano. Automatize quando o modelo tiver conquistado seu lugar na rotina de gestão.
- Histórico perfeito de custeio de produto. O modelo o substitui; não limpe o que você está prestes a aposentar.
A sequência que funciona
- Semana 1: exportações de razão e folha resultam em pools de custo e taxas de capacidade. Em paralelo: mapeie os 5 a 8 processos centrais.
- Semana 2: carga dos dados de transação resulta em volumes por saída. Esboce as equações de tempo com tempos-base vindos de registros e observação.
- Semana 3: primeira rodada completa de alocação resulta em uma verificação de sanidade com quem executa os processos. As correções deles são o melhor dado de calibração que você jamais terá.
- Mês 2 em diante: refine as equações onde está o dinheiro, não em todo lugar. Um modelo 95% correto sobre 80% do custo vence um modelo perfeito no papel que nunca sai.
Esta é exatamente a sequência do nosso diagnóstico de três semanas, o ProfitAudit 360, em que a coleta de dados roda dentro do projeto, e não antes dele. A dimensão completa de dados e tecnologia do framework é tratada em Dados e Tecnologia para custeio.
No Brasil, boa parte desses dados você já entrega todo mês
Em quase todo projeto de custeio, a fase mais lenta é conseguir os dados de produção e de consumo. A empresa sabe o que faturou, sabe o que comprou, e não sabe com precisão quanto de cada insumo entrou em cada produto. No Brasil esse obstáculo costuma ser menor do que parece, porque a obrigação acessória já resolveu parte do problema.
Os estabelecimentos industriais obrigados ao Bloco K da EFD ICMS/IPI escrituram mensalmente o controle da produção e do estoque. O registro K230 informa os itens produzidos no período; o K235 informa os insumos consumidos nessa produção; o K200 registra o estoque escriturado ao final do período. E, por trás deles, a empresa precisa manter a ficha técnica, ou estrutura de produto, que declara o consumo previsto de cada insumo por unidade produzida. Ou seja: quantidade produzida, quantidade consumida e padrão de consumo, mensalmente, em formato estruturado e já conferido internamente, porque vai para o fisco.
Para um modelo TDABC, isso cobre boa parte das fontes descritas acima quase sem esforço adicional. A ficha técnica dá o padrão contra o qual medir; o K235 dá o consumo real; a diferença entre os dois é, literalmente, a variação que o modelo precisa explicar, e que na maioria das fábricas atende por perda, retrabalho ou estrutura desatualizada. Do lado contábil, a ECD e a ECF trazem o custo por conta e por centro de custo no mesmo recorte temporal, o que fecha a ponte entre o que foi gasto e o que foi consumido.
O ponto prático é este: quando a diretoria diz que não tem dados para um modelo de custos, a frase correta quase sempre é que não tem os dados organizados para gestão, porque para o fisco eles já são entregues. Começar o levantamento pelos arquivos do SPED, em vez de começar por reuniões com as áreas, costuma poupar semanas e tem um efeito colateral valioso: o modelo nasce reconciliado com aquilo que a empresa declarou.
Perguntas frequentes
- Qual é o mínimo de dados para começar?
- Três coisas: uma exportação do razão geral com detalhe de centro de custo, os custos de folha por departamento e um trimestre de dados de transação (pedidos, remessas ou casos). Isso basta para um primeiro modelo funcional de uma área de negócio.
- E se os nossos dados não forem perfeitos?
- Dados perfeitos não são pré-requisito. Todo modelo de TDABC que construímos começou com dados imperfeitos: mapear as lacunas faz parte do diagnóstico, e o próprio modelo mostra quais dados vale a pena melhorar primeiro.
- O ERP basta para construir um modelo TDABC?
- O ERP cobre o lado financeiro: transações do razão, plano de contas e faturamento no nível de nota. Você ainda precisa de dados operacionais de transação e de estimativas de capacidade, mas o ERP costuma eliminar semanas de preparação de dados financeiros.
- Quanto tempo leva para reunir os dados?
- Com exportações padrão de ERP, de uma a duas semanas, rodando em paralelo com o mapeamento de processos na primeira fase do diagnóstico de três semanas, e não antes dela.
- Precisamos de folhas de ponto?
- Não. O TDABC foi criado para dispensá-las: as equações de tempo são estimadas a partir de registros operacionais e observação direcionada, e não de tempo autodeclarado ou de pesquisas ao estilo ABC.
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Prova
Um distribuidor na Nova Zelândia. €1,335M de custo de servir tornado visível, depois reduzido à metade, e 830 clientes deficitários reduzidos a 295.
Ler o estudo de caso →Com quem você vai falar
Miguel Guimarães, Sócio-fundador
Trabalhando com custos e lucro há mais de 25 anos. Apresentou o caso de cost-to-serve da Damco no Managing for Profit (Amsterdã RAI, dezembro de 2009), no mesmo programa que Robert S. Kaplan.
Ligue +351 910 313 731
