Custos e sustentabilidade em educação e universidades: o custo real por curso, programa e aluno
Um programa não se sustenta sozinho só porque a mensalidade cobre o professor. Na educação superior, o custo mais caro é justamente aquele que é compartilhado e não rastreado: biblioteca, TI, campus, secretaria, admissões e as funções centrais que todo curso consome e nenhum "possui". Quando um programa é avaliado apenas pela mensalidade contra o custo direto de ensino, quase tudo o que realmente custa dinheiro fica de fora. O custeio TDABC atribui esse custo compartilhado aos cursos, programas e alunos que o consomem, e o quadro muda por completo.
Na educação superior, a lucratividade e o subsídio cruzado entre cursos ficam invisíveis até que os custos compartilhados e de apoio sejam totalmente alocados. Um serviço de campus que parecia lucrativo pode operar no vermelho quando é custeado por inteiro, e o custo total por aluno de um departamento pode chegar a várias vezes o seu custo direto de ensino. O TDABC atribui o custo compartilhado e de apoio aos cursos, programas e alunos que o consomem, revelando quais programas realmente se autofinanciam e quais são subsidiados por outros.
Onde o custo se esconde na universidade
O custo compartilhado é muito maior que o custo direto. Quando a gestão olha só para a mensalidade contra o salário do professor, ignora a maior parte da conta. Os principais pontos cegos são:
- Custo compartilhado e de apoio maior que o custo de ensino: biblioteca, TI, infraestrutura, serviços ao estudante, admissões e administração central são consumidos por todos os cursos e cobrados a nenhum. Em analogia ilustrativa, o custo total por aluno de um departamento chegou a várias vezes o custo direto de ensiná-lo.
- Coisas que parecem se autofinanciar operam no vermelho: um serviço auxiliar ou um curso pode "fechar a conta" numa visão de custo direto e perder dinheiro quando o custo compartilhado é carregado. Uma operação de alimentação no campus é o exemplo clássico: lucrativa na superfície, deficitária quando totalmente custeada.
- Subsídio cruzado real, porém não medido: alguns cursos e departamentos subsidiam outros. Sem uma visão totalmente custeada, a liderança não enxerga quem financia quem, e decisões de recursos são tomadas às cegas.
- Capacidade paga esteja ela usada ou não: salas de aula, laboratórios, tempo docente e instalações têm custo mesmo quando vazios. A capacidade prática costuma ser de 80 a 85 por cento da teórica, e o custo da fatia ociosa quase nunca é medido.
Custo de servir contra mensalidade
A mensalidade cobre o professor, mas raramente cobre tudo o que o aluno consome. Servir um aluno vai muito além da sala de aula: é o tempo da secretaria, o uso da biblioteca e dos sistemas, o suporte de TI, o processo de admissão e matrícula, os serviços de apoio e uma parcela das funções centrais. Tudo isso entra no custo de servir e costuma ficar invisível nas despesas gerais.
Enquanto a instituição olha só o custo direto, presume que todos os cursos e alunos consomem recursos de forma parecida. Na prática, um programa pequeno, intensivo em laboratório e com muito contato administrativo por aluno pode consumir recursos compartilhados muito acima do que a sua mensalidade cobre, mesmo parecendo saudável na conta direta. O custo de servir traz esses recursos para a conta e muda a pergunta de "quanto esse curso arrecada?" para "quanto sobra depois de tudo o que gastamos para oferecê-lo?".
Como o TDABC dá o custo real por aluno
O custeio TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) trabalha com dois parâmetros, sem pesquisas longas: uma taxa de custo de capacidade por grupo de recursos (docentes, instalações, cada serviço de apoio) e equações de tempo que descrevem como cada programa, curso ou aluno consome esses recursos. Os direcionadores de custo que importam aqui são horas de contato, intensidade de espaço e de laboratório, uso dos serviços de apoio, toque administrativo por aluno, tamanho do programa e composição da turma, e consumo das funções centrais.
A lógica do custo por aluno pode ser lida como uma soma de camadas:
- Custo direto de ensino (o salário do professor e o material da disciplina).
- Instalações e espaço consumidos: horas multiplicadas pela taxa de custo de capacidade.
- Biblioteca, TI e apoio à aprendizagem efetivamente utilizados.
- Tempo de serviços ao estudante e de administração por aluno.
- Custo de admissões e matrícula.
- Parcela do overhead central pela atividade consumida.
Estrutura ilustrativa, não um número de referência. Tudo abaixo da primeira linha é o custo compartilhado e de apoio que uma visão de custo direto deixa de fora, e que separa a mensalidade do custo real do aluno.
Sustentabilidade financeira de programas e portfólio de cursos
A razão entre o custo direto e o custo total é o ponto central. Numa analogia ilustrativa de uma universidade pública (não um benchmark do setor), aplicar o custeio completo mudou dois quadros de uma vez: uma operação de alimentação no campus, que parecia lucrativa, mostrou operar em déficit real, e o custo total de educar um aluno de um departamento saiu em várias vezes o custo direto de ensiná-lo. Tudo o que existe entre o salário do professor e o custo real por aluno é custo compartilhado e de apoio que a visão direta esconde.
Aplicada ao portfólio, a curva da baleia dá a lente para o subsídio cruzado. Em diferentes setores, a pesquisa mostra que os 20 por cento de atividades no topo geram de 150 a 300 por cento do excedente, enquanto os 10 a 20 por cento na cauda consomem de 50 a 200 por cento dele. Numa universidade, esse formato é o mapa do subsídio cruzado entre cursos e departamentos, visível pela primeira vez quando tudo é totalmente custeado. É com esse mapa que a gestão decide quais programas expandir, quais reformular e quais rever, com base no custo real e não na média.
Exemplo ilustrativo: o professor é a parte barata
Analogia ilustrativa de uma universidade pública, não um benchmark do setor. Numa faculdade, um departamento parecia saudável quando avaliado pela mensalidade contra o custo direto de ensino. Ao carregar instalações, apoio e overhead central, o custo total por aluno chegou a várias vezes o custo direto de ensiná-lo, e o programa que parecia se autofinanciar passou a depender de subsídio de outros cursos.
No mesmo exercício, um serviço de alimentação no campus, tido como lucrativo, revelou-se deficitário depois de totalmente custeado. Os números concretos dependem de cada instituição, mas a lição se generaliza: em diversos setores, a pesquisa aponta que o custeio tradicional distorce custos entre 30 e 46 por cento, e estudos encontram de forma consistente cerca de 30 por cento de qualquer atividade totalmente custeada como não lucrativa. Sem alocar o custo compartilhado, a instituição está confiando numa foto que esconde exatamente onde ganha e onde perde.
Como avançar
O dado quase sempre já existe nos sistemas acadêmico e financeiro: matrículas, horas de contato, uso de espaços, chamados de apoio, processos de admissão. O que costuma faltar é a capacidade de desenho de processo TDABC que transforma esse ERP e esses dados financeiros e operacionais em um custo por curso, programa e aluno. Um caminho prático:
- Defina os grupos de recursos (docentes, instalações, biblioteca, TI, serviços ao estudante, administração, funções centrais) e a taxa de custo de capacidade de cada um.
- Descreva, com equações de tempo, como cada programa e cada aluno consomem esses recursos.
- Calcule o custo por aluno em camadas e compare com a mensalidade para ver quem se autofinancia.
- Use a curva da baleia por programa para enxergar o subsídio cruzado e apoiar decisões de portfólio de cursos.
- Separe a capacidade ociosa de salas e docentes para não confundir custo de estrutura com custo do programa.
O objetivo não é cortar programas por número frio, e sim tomar decisões de portfólio, preço de mensalidade e capacidade com o custo real na mão.
Perguntas frequentes
Por que a mensalidade não mostra se um curso se sustenta?
Porque a mensalidade comparada ao custo direto de ensino deixa de fora quase tudo o que custa dinheiro: biblioteca, TI, campus, serviços ao estudante, admissões e administração central. Só quando esses custos compartilhados são alocados aos cursos que os consomem é que se vê quais programas realmente se autofinanciam.
Como o TDABC calcula o custo real por aluno?
O TDABC define uma taxa de custo de capacidade por grupo de recursos (docentes, instalações, apoio) e equações de tempo que descrevem quanto cada programa e cada aluno consome. O custo por aluno soma o custo direto de ensino mais as camadas de instalações, apoio, serviços ao estudante, admissões e a parcela do overhead central efetivamente consumida.
O que é subsídio cruzado entre cursos?
É quando alguns programas geram excedente e financiam outros que operam em déficit. Sem uma visão totalmente custeada, essa transferência fica invisível. A curva da baleia por programa torna o subsídio cruzado visível e permite decidir o portfólio de cursos com base no custo real.
Precisamos de um sistema novo para fazer isso?
Normalmente não. Os dados já existem no ERP e nos sistemas acadêmico e financeiro (matrículas, horas de contato, uso de espaços, admissões). O que falta costuma ser o desenho de processo TDABC que transforma esses dados financeiros e operacionais em custo por curso, programa e aluno.
Prova
Um distribuidor na Nova Zelândia. €1,335M de custo de servir tornado visível, depois reduzido à metade, e 830 clientes deficitários reduzidos a 295.
Ler o estudo de caso →Com quem você vai falar
Miguel Guimarães, Sócio-fundador
Trabalhando com custos e lucro há mais de 25 anos. Apresentou o caso de cost-to-serve da Damco no Managing for Profit (Amsterdã RAI, dezembro de 2009), no mesmo programa que Robert S. Kaplan.
Ligue +351 910 313 731
