De quais dados você realmente precisa para construir um modelo de custos?

Três tipos: dados financeiros (totais dos pools de custo, vindos do plano de contas), dados de transação (pedidos, notas, remessas: o que aconteceu e para quem) e dados operacionais (o tempo ou o direcionador por trás de cada atividade). A maioria das empresas já tem os dois primeiros; o terceiro costuma ser a menor lacuna real, e não o bloqueio que se teme.

Preciso de dados perfeitos antes de custear?

Não. Dados perfeitos não são pré-requisito. Um modelo de TDABC útil começa com os dados que você já exporta do ERP e do sistema contábil, e as lacunas são mapeadas como parte da construção, e não corrigidas antes. Esperar por dados perfeitos é a razão mais comum para as empresas nunca começarem, e quase sempre é desnecessário.

Preciso de um sistema novo ou de um data warehouse antes?

Normalmente não. As exportações que você já tem (razão geral, logs de transação, registros operacionais básicos) são suficientes para construir um primeiro modelo. Um data warehouse dedicado ajuda em escala, mas é uma otimização, não uma pré-condição. O primeiro modelo prova o valor e mostra exatamente em quais dados vale investir a seguir.

Como o TDABC funciona com dados imperfeitos ou parciais?

O TDABC usa equações de tempo, então consegue modelar uma atividade a partir de um pequeno número de tempos observados somados aos volumes de transação que você já registra. Onde faltam dados, estimativas razoáveis são usadas e sinalizadas, depois refinadas conforme dados melhores chegam. Isso torna o método robusto diante dos dados parciais que empresas reais de fato têm.

Brasil

Infraestrutura de dados para modelagem de custos: o que você precisa antes de modelar

Uma das barreiras mais comuns para implementar um modelo de custos adequado é a crença de que você não tem os dados. Na maior parte das vezes, essa crença está parcialmente certa, mas a lacuna é menor do que parece. Entender de quais dados você realmente precisa, em vez dos dados que você imagina precisar, é o primeiro passo. Para diretorias financeiras no Brasil, tratar essa infraestrutura com clareza é o que torna um modelo confiável, atualizável com rapidez e defensável diante de um conselho.

Em resumo

Um modelo de TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) exige três tipos de dados: dados financeiros (totais dos pools de custo, vindos do plano de contas), dados operacionais (volumes e tipos de transação) e estimativas de tempo por tipo de transação. Quase toda empresa já tem os dois primeiros; o terceiro costuma ser a menor lacuna real, e não o bloqueio que se teme. A meta não é ter dados perfeitos, e sim construir um modelo útil com os dados que você já exporta.

Os requisitos

Os três requisitos de dados do TDABC

Um modelo de TDABC exige três tipos de dados, e conhecê-los evita a paralisia de esperar por informação que nunca vai chegar completa.

1. Dados financeiros: totais dos pools de custo. O custo total de cada pool de recursos (departamento, equipe ou função) ao longo de um período. Isso vem do seu plano de contas. Quase toda empresa tem isso, seja no ERP, no sistema contábil ou em uma exportação do ERP. Raramente é essa a restrição.

2. Dados operacionais: volumes e tipos de transação. O número e o tipo de transações processadas por cada pool de recursos: quantos pedidos atendidos, clientes integrados, notas processadas, controles de qualidade realizados, e assim por diante. Este é o dado que muitas empresas não têm com granularidade suficiente.

3. Estimativas de tempo: quanto dura cada tipo de transação. O tempo necessário por tipo de transação em cada pool de recursos. Isso não exige um extenso histórico: uma combinação de logs de sistema, métricas operacionais e estimativas estruturadas dos donos de processo é suficiente.

O mínimo viável

O conjunto mínimo viável de dados

Você não precisa de um data warehouse, de uma plataforma de business intelligence ou de um ERP completo para construir um modelo de TDABC útil. Você precisa de:

Um razão geral ou plano de contas segmentado por departamento (para construir os pools de custo)
Um relatório operacional ou uma contagem manual dos principais tipos de transação por departamento
Estimativas de tempo por tipo de transação, validadas com os gestores de cada área

O CostCtrl foi desenhado para trabalhar exatamente com isso, mais as exportações de ERP para empresas em PT/ES/BR, o que fornece a camada financeira automaticamente.

Lacuna 1

Sem dados operacionais no nível de transação

Este é o vazio que mais assusta, mas também o mais fácil de contornar sem grandes projetos de TI.

Solução: comece com um exercício de amostragem de atividades de duas semanas. Os gestores registram as atividades de suas equipes em blocos de 30 minutos. Isso gera um conjunto inicial de dados suficiente para a primeira iteração do modelo.

Lacuna 2

Sem controle de tempo por cliente ou produto

Poucas empresas medem o tempo dedicado a cada cliente ou produto, e não é preciso esperar por esse controle para começar.

Solução: use logs de sistema como proxies (número de e-mails, chamados, pedidos) combinados com estimativas de tempo por tipo de evento. Impreciso? Sim. Melhor do que não ter modelo algum? Sempre.

Lacuna 3

Sem ERP ou plano de contas por departamento

Mesmo sem uma estrutura contábil pronta por departamento, a ponte se constrói uma única vez e depois se automatiza.

Solução: mapeie manualmente suas contas existentes para os pools de custo. É um exercício único, que leva de 1 a 2 dias para uma empresa de médio porte. Documente o mapeamento para que os períodos seguintes sejam automatizados.

A jornada

Maturidade de dados como uma jornada

A meta não é alcançar dados perfeitos antes de construir um modelo. A meta é construir um modelo com dados imperfeitos e, então, usar o modelo para identificar onde melhorias na qualidade dos dados terão o maior impacto sobre a precisão das decisões.

Muitas vezes, 80% do valor vem de 20% dos dados. O modelo mostra quais são esses 20%.

O CostCtrl tem uma avaliação de maturidade de dados embutida que aponta exatamente quais lacunas de dados limitam a precisão do seu modelo e prioriza as lacunas que valem a pena fechar nos próximos 90 dias.

Perguntas frequentes

De quais dados você realmente precisa para construir um modelo de custos?: Três tipos: dados financeiros (totais dos pools de custo, vindos do plano de contas), dados de transação (pedidos, notas, remessas: o que aconteceu e para quem) e dados operacionais (o tempo ou o direcionador por trás de cada atividade). A maioria das empresas já tem os dois primeiros; o terceiro costuma ser a menor lacuna real, e não o bloqueio que se teme.
Preciso de dados perfeitos antes de custear?: Não. Dados perfeitos não são pré-requisito. Um modelo de TDABC útil começa com os dados que você já exporta do ERP e do sistema contábil, e as lacunas são mapeadas como parte da construção, e não corrigidas antes. Esperar por dados perfeitos é a razão mais comum para as empresas nunca começarem, e quase sempre é desnecessário.
Preciso de um sistema novo ou de um data warehouse antes?: Normalmente não. As exportações que você já tem (razão geral, logs de transação, registros operacionais básicos) são suficientes para construir um primeiro modelo. Um data warehouse dedicado ajuda em escala, mas é uma otimização, não uma pré-condição. O primeiro modelo prova o valor e mostra exatamente em quais dados vale investir a seguir.
Como o TDABC funciona com dados imperfeitos ou parciais?: O TDABC usa equações de tempo, então consegue modelar uma atividade a partir de um pequeno número de tempos observados somados aos volumes de transação que você já registra. Onde faltam dados, estimativas razoáveis são usadas e sinalizadas, depois refinadas conforme dados melhores chegam. Isso torna o método robusto diante dos dados parciais que empresas reais de fato têm.