La extracción de datos para un modelo de costos, campo por campo
Antes de que alguien escriba una ecuación de tiempo, alguien tiene que enviar los archivos. Esta es la extracción que pedimos, archivo por archivo: los campos, el nivel de detalle al que cada archivo tiene que estar, cuánto histórico y qué hacemos cuando un campo no existe. Lleve esta página tal cual a su equipo de sistemas.
Un modelo de costo de servir o de rentabilidad en TDABC funciona sobre doce extracciones. Cuatro traen el costo: las líneas de gasto del libro mayor, la nómina y la dotación, la depreciación y la jerarquía de centros de costo. Cinco traen el trabajo: líneas de factura, líneas de pedido, entregas, devoluciones y notas de crédito, y contactos de atención al cliente. Tres traen los maestros y la capacidad: el maestro de clientes, el maestro de productos y el calendario laboral. Todo a nivel de línea, enlazable por código de cliente, de producto y número de documento, cubriendo los mismos meses.
Qué pedimos de verdad, y por qué
Todo proyecto llega a la misma primera pregunta. Alguien quiere saber qué necesitamos en concreto, y si los sistemas de la casa pueden producirlo.
Esta es la respuesta, escrita como especificación y no como conversación: las extracciones, los campos de cada una, el nivel de detalle del archivo, cuánto histórico y la alternativa cuando un campo no existe.
Por qué la extracción decide el proyecto
Los modelos de costos rara vez fallan por la contabilidad. Fallan porque el diseño prometió un detalle que los sistemas de origen no podían alimentar, y nadie se dio cuenta hasta que la construcción ya estaba avanzada. Escribimos sobre esa brecha en cinco errores en un sistema de costeo.
Por eso empezamos con un pedido de datos y no con un taller. Los archivos suelen confirmar lo que todos creían. A veces muestran que las líneas de pedido están resumidas a nivel de factura, o que las paradas de entrega no quedan registradas contra el cliente, y el diseño del modelo cambia en la primera semana en lugar de la sexta. Es un buen día, aunque no lo parezca.
Si todavía está decidiendo si arranca, empiece por los datos para construir un modelo TDABC. Esta página es la especificación que se le reenvía a quien va a escribir la consulta.
Tres reglas que pesan más que la lista de campos
- A nivel de línea, nunca resumido. Una fila por línea de factura, línea de pedido, entrega, devolución o contacto. Una extracción resumida no vuelve a abrirse después, y toda diferencia interesante entre dos clientes vive en el detalle que el promedio borró.
- Claves que enlazan. Todo archivo de transacciones necesita el código de cliente, el código de producto y el número de documento, en el mismo formato que usan los maestros. Nombres en lugar de códigos cuestan más tiempo que todos los demás problemas de datos juntos.
- El mismo periodo, en todas partes. Los archivos de costo y los de transacciones tienen que cubrir los mismos meses. Un modelo que valora doce meses de trabajo con nueve meses de costo no cuadra con nada y se cae en una sola reunión.
Los cuatro archivos que traen el costo
Estos cuatro producen los pools de costos y la tasa de costo de capacidad. Lo que no pueden hacer solos es decir quién los consumió.
| Extracción | Campos que pedimos | Detalle | Histórico | Si no existe |
|---|---|---|---|---|
| Libro mayor, lado del gasto | Periodo, centro de costo, cuenta, descripción de la cuenta, importe, moneda | Una fila por centro de costo × cuenta × mes | Los mismos meses que los archivos de transacciones | Un balance de comprobación por centro de costo sirve para arrancar. Es el detalle por cuenta lo que permite separar el costo de personas del de espacio, sistemas y flota. |
| Nómina y dotación | Periodo, centro de costo, puesto o categoría, dotación, equivalente a tiempo completo, costo laboral total | Una fila por centro de costo × puesto × mes | Los mismos meses que el mayor | Totales por área más un listado de dotación alcanzan. Los sueldos individuales nunca hacen falta y preferimos no recibirlos. |
| Activo fijo y depreciación | Clase de activo, centro de costo, depreciación del periodo, vida útil | Una fila por clase de activo × centro de costo × mes | Los mismos meses | Tome las líneas de depreciación directamente del mayor. Este archivo solo agrega precisión en operaciones intensivas en activos. |
| Jerarquía de centros de costo | Código del centro de costo, descripción, centro padre, función, sede | Una fila por centro de costo | Estructura actual | Un organigrama y un listado de sedes, traducidos a los códigos que el mayor usa realmente. |
Los cinco archivos que traen el trabajo
A nivel de línea en los cinco. Una versión resumida de cualquiera de ellos borra justo la diferencia que el modelo existe para encontrar.
| Extracción | Campos que pedimos | Detalle | Por qué importa | Si no existe |
|---|---|---|---|---|
| Facturas de venta | Número de factura, fecha, código de cliente, lugar de entrega, código de producto, cantidad, unidad de medida, importe bruto, descuentos, importe neto, moneda | Una fila por línea de factura | Es el lado del ingreso de toda vista de rentabilidad y el ancla a la que se enlaza todo lo demás. | Nada sustituye a este. Si las líneas de factura no se pueden extraer, el alcance tiene que cambiar antes de arrancar el proyecto. |
| Pedidos de venta | Número de pedido, fecha, fecha solicitada, código de cliente, canal o vía de ingreso, líneas por pedido, indicador de urgencia, cantidad de modificaciones | Una fila por línea de pedido | Los pedidos traen el comportamiento que la factura esconde: con qué frecuencia, qué tan chicos, qué tan urgentes, cuántas veces modificados. | Derive un perfil de pedido a partir de las facturas y deje constancia de que ese comportamiento está aproximado. El costo de ingreso y de modificación quedará subestimado. |
| Entregas y despachos | Número de remito, fecha, lugar de entrega, ruta o zona, paradas, peso y volumen, transportista, incoterm, nivel de servicio, flete facturado y flete pagado | Una fila por entrega, idealmente por parada | La entrega suele ser el componente mayor y más desigual del costo de servir. | Use el lugar de entrega de la factura más un reparto del flete por peso o zona, marcado como aproximación. El tiempo de espera y las entregas fallidas quedan invisibles. |
| Devoluciones y notas de crédito | Número de documento, fecha, código de cliente, código de producto, cantidad, importe, código de motivo, destino dado | Una fila por línea de devolución o de crédito | Las devoluciones generan trabajo en tres lugares y suelen restarse del ingreso, así que el trabajo desaparece. | Notas de crédito del mayor, separadas por motivo cuando existe código de motivo. Sin motivos, el costo de las devoluciones se vuelve un promedio único. |
| Contactos de atención al cliente | Identificador del contacto o del caso, fecha, código de cliente, canal, categoría, gravedad, tiempo de atención cuando se registra, indicador de escalamiento | Una fila por contacto o caso | Separa las cuentas silenciosas de las ruidosas, que suele ser la mayor sorpresa del modelo. | Un conteo de contactos por cliente en un mes representativo alcanza para arrancar. Si no existe nada, este pool se reparte y queda claramente marcado como repartido. |
Tres archivos para maestros y capacidad
Algunas operaciones agregan un decimotercer archivo. La industria agrega las confirmaciones de centro de trabajo, con orden de producción, centro de trabajo, tiempo de preparación, tiempo de proceso, cantidad producida, descarte y retrabajo. La salud agrega el registro de actividades o procedimientos con el identificador del proceso asistencial. Los servicios profesionales y digitales agregan las hojas de horas y el maestro de proyectos.
| Extracción | Campos que pedimos | Detalle | Nota |
|---|---|---|---|
| Maestro de clientes | Código de cliente, nombre, grupo o casa matriz, país, canal, segmento, vendedor responsable, condiciones de pago | Una fila por cliente | El campo de grupo o casa matriz es lo que permite que una curva de la ballena agrupe códigos de entrega individuales en la relación que un director comercial gestiona de verdad. |
| Maestro de productos o servicios | Código de producto, descripción, familia, marca, unidad de medida, costo estándar, peso y volumen, clase de almacenamiento | Una fila por producto | El peso, el volumen y la clase de almacenamiento trabajan más en un modelo de costo de servir que la descripción. |
| Calendario laboral y turnos | Días hábiles por periodo, esquemas de turno, horas estándar, tasas de vacaciones y ausentismo por función | Una fila por función o sede | Es el denominador de la capacidad. Es el archivo más chico de la lista y el que más cambia la respuesta, como explica el costeo de capacidad. |
Qué puede quedar fuera
Los pedidos de datos se hinchan porque cada uno agrega lo que quizá quiera después. Cuatro cosas que dejamos fuera por rutina, y una que rechazamos.
Los sueldos individuales. Costo por centro de costo y por puesto alcanza, y dejar los nombres fuera evita una conversación de protección de datos que no ayuda a nadie. Si un archivo de nómina llega con nombres, lo pedimos de nuevo sin ellos.
El balance general. Un modelo de rentabilidad trabaja sobre la base de costo operativo. El detalle del balance importa para la asignación de capital, que es otra pregunta.
Las versiones de presupuesto y proyección. Construya el modelo sobre datos reales primero. La comparación con el presupuesto es una capa de reporte que se agrega después, y mezclar las dos temprano es como un proyecto de costeo se convierte discretamente en un proyecto presupuestario.
Los datos perfectos. Campos que faltan, códigos inconsistentes y un conjunto de filas huérfanas son normales. Reconciliamos, cuantificamos lo que no enlaza y ponemos esa cifra en el reporte en lugar de esconderla. Un modelo que dice cuánto ingreso no logró enlazar se gana la confianza. Un modelo que asegura haber enlazado todo, no.
Todo lo que necesitaría una revisión legal para enviarse. Si un campo es sensible y no sostiene nada, déjelo caer. Casi nada de esta lista son datos personales una vez agregada la nómina.
La prueba de reconciliación que lo decide todo
CSV o Excel sirve. Parquet es mejor para archivos de transacciones grandes. Lo que importa es que sean extracciones en bruto y no reportes con formato: sin celdas combinadas, sin filas de subtotal, sin separador de miles dentro de los campos numéricos, una sola fila de encabezado, UTF-8, fechas en formato ISO.
El volumen rara vez es el obstáculo que la gente espera. El estudio de caso que publicamos sobre un operador logístico de Arabia Saudita corrió sobre 525.000 líneas de despacho, usadas íntegramente y sin muestreo. Si su archivo de líneas de factura tiene unos cientos de miles de filas, es un archivo corriente.
Sobre el histórico, doce meses es el objetivo de trabajo, porque cubren un ciclo estacional completo. Veinticuatro dejan ver si un patrón es estructural o solo un trimestre malo, y una vez escrita la consulta normalmente no cuesta nada más. Un trimestre alcanza para poner de pie un primer modelo funcionando.
Hay una prueba que decide si la extracción sirve, y conviene correrla antes que nada. Sume los archivos de costo del periodo y compare el total con el mayor para los recursos dentro del alcance. Sume las líneas de factura y compárelas con el ingreso reportado de esos mismos meses. Si alguno de los totales se aparta de forma material, la extracción está filtrada en algún punto y el modelo heredaría el filtro. Reconciliación primero, modelado después. Todo lo que está en construir tu primer modelo TDABC supone que esta prueba pasó, y la plomería que hay detrás está en ETL para análisis de costos y rentabilidad.
En un formato que puede reenviar
Copie el bloque de abajo en el correo que le manda a quien lleva los sistemas. Es corto a propósito, porque un pedido de cuatro páginas se lee una vez y se responde despacio.
| Punto | Lo que pedimos |
|---|---|
| Periodo | Los últimos 12 meses completos, 24 si la consulta lo permite. Los mismos meses en todos los archivos. |
| Formato | CSV o Parquet, UTF-8, fechas ISO (AAAA-MM-DD), punto decimal, sin separador de miles, una fila de encabezado, extracción en bruto y no reporte con formato. |
| Costo | Líneas de gasto del mayor por centro de costo × cuenta × mes · nómina y equivalentes a tiempo completo por centro de costo × puesto × mes · depreciación por clase de activo × centro de costo · jerarquía de centros de costo. |
| Trabajo | Líneas de factura · líneas de pedido · entregas, por parada cuando se registre · devoluciones y líneas de crédito · contactos o casos de atención. |
| Maestros | Maestro de clientes con grupo o casa matriz · maestro de productos con peso, volumen y clase de almacenamiento · calendario laboral y esquemas de turno. |
| Claves | Código de cliente, código de producto y número de documento presentes en todo archivo de transacciones, en el mismo formato que los maestros. |
| Excluido | Sueldos individuales, datos personales, balance general, versiones de presupuesto. |
| Campos que faltan | Avísenos en lugar de dejar la columna vacía. Tenemos una alternativa documentada para cada uno. |
En cuanto llegan los archivos, la decisión siguiente es qué características de una transacción se vuelven términos de una ecuación de tiempo. De eso trata la biblioteca de inductores de costo, y la aritmética que hay detrás está en las ecuaciones de tiempo TDABC.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos necesito para construir un modelo de costo de servir o de rentabilidad?
Doce extracciones. Cuatro traen el costo: las líneas de gasto del libro mayor por centro de costo y cuenta, la nómina y los equivalentes a tiempo completo, la depreciación por clase de activo y la jerarquía de centros de costo. Cinco traen el trabajo: líneas de factura, líneas de pedido, entregas, devoluciones y notas de crédito, y contactos de atención al cliente. Tres traen los maestros y la capacidad: el maestro de clientes, el maestro de productos y el calendario laboral. Todo a nivel de línea, cubriendo los mismos meses y enlazable por código de cliente, de producto y número de documento.
¿Cuánto histórico hace falta?
Doce meses es el objetivo de trabajo, porque cubren un ciclo estacional completo. Veinticuatro meses dejan ver si un patrón es estructural o solo un trimestre malo, y una vez escrita la consulta normalmente no cuesta nada extenderla. Un trimestre alcanza para poner de pie un primer modelo funcionando, pero no alcanza para revisar el precio de una cuenta, porque un solo mes atípico puede cargar con toda la conclusión.
¿Los archivos tienen que estar a nivel de línea?
Sí, y este es el requisito más importante de todos. Una extracción resumida no vuelve a abrirse después, y toda diferencia que importa entre dos clientes vive en el detalle que el resumen borra: cuántas líneas tenía un pedido, cuántas paradas exigió una entrega, cuántos contactos generó una cuenta. Si la extracción a nivel de línea es realmente imposible, eso condiciona el diseño del modelo y debe saberse en la primera semana, no en la sexta.
¿Y si no tenemos los datos de entrega o de atención al cliente?
El modelo sigue funcionando, con una aproximación documentada en lugar del inductor que falta. El flete puede repartirse por peso o por zona, el costo de atención puede repartirse entre las cuentas, y ambos quedan marcados como repartidos y no como trazados. El resultado sigue siendo mucho más informativo que un promedio de toda la empresa, y los huecos se convierten en la hoja de ruta de lo que hay que empezar a registrar.
¿Son datos personales? ¿Necesitamos una revisión de protección de datos?
Casi nada lo es. Pedimos el costo de nómina agregado por centro de costo y por puesto, no por persona, y devolvemos cualquier archivo que llegue con nombres o sueldos individuales. Los registros de clientes son registros de empresa. Si un campo es sensible y no sostiene el modelo, déjelo fuera.
¿En qué formato deben llegar los archivos?
Extracciones en bruto y no reportes con formato. CSV o Parquet, UTF-8, fechas ISO, punto decimal, sin separador de miles dentro de los campos numéricos, una fila de encabezado, sin celdas combinadas y sin filas de subtotal. Después corra la prueba de reconciliación antes que nada: los archivos de costo tienen que cuadrar con el mayor para los recursos dentro del alcance, y las líneas de factura con el ingreso reportado de esos mismos meses.
Vea también
¿Aguantan sus datos un modelo? El Profit Check gratuito lleva cinco minutos y evalúa qué tan listos están sus datos y su mecánica de costos, antes de que nadie exporte nada. Si prefiere conversar antes, escríbanos.
América Latina
Hacer el Profit Check