Cinco errores habituales al implementar un sistema de cálculo de costos
Tras años ayudando a organizaciones a implementar el TDABC y otras metodologías de cálculo de costos, hemos observado varios errores recurrentes que pueden echar a perder incluso los proyectos de costos mejor intencionados. Estos son los cinco fallos más habituales y cómo evitarlos.
Cost and Profitability Consulting · 150+ modelos desde 2010 · TDABC
Cinco errores comunes que minan un sistema de costeo TDABC o ABC, y cómo evitarlos desde el inicio para obtener utilidad confiable por cliente y producto.
1. Querer lograr una precisión perfecta desde el primer día
Muchas organizaciones retrasan su iniciativa de costos porque quieren que cada estimación de tiempo sea exacta al segundo. Esta búsqueda de la perfección es enemiga del progreso. Los modelos de TDABC deben construirse de forma iterativa. Empiece con estimaciones razonables, basadas en la observación y en entrevistas. El modelo estará aproximadamente bien, lo que resulta infinitamente más útil que las cifras rigurosamente equivocadas que produce el cálculo de costos basado en el volumen. Puede afinar las estimaciones con el tiempo, a medida que valida los resultados frente a la realidad.
2. Convertirlo en un proyecto solo del departamento financiero
Un modelo de costos construido de forma aislada por el departamento financiero carecerá de credibilidad ante operaciones. Involucre a los responsables de departamento y a los equipos de primera línea en la construcción de las ecuaciones de tiempo. Conocen el trabajo mejor que nadie y su participación es esencial para que el modelo resulte creíble y se traduzca en acción.
3. Construir demasiado detalle demasiado pronto
Existe la tentación de modelar todas las variaciones posibles desde el principio. Resístase. Empiece por las actividades principales y los inductores de costo. Puede añadir granularidad en iteraciones posteriores, una vez que entienda qué áreas se benefician más del detalle adicional. Un modelo con 10 grupos de recursos bien entendidos vale más que uno con 50 grupos en el que la mitad de las estimaciones de tiempo son suposiciones.
4. No conectar las conclusiones con las decisiones
El modelo de costos más sofisticado del mundo no sirve de nada si sus conclusiones no se traducen en acción. Antes de construir el modelo, identifique las decisiones concretas a las que dará apoyo. ¿Orientará el pricing? ¿La gestión de la cartera de clientes? ¿La mejora de procesos? ¿La asignación de recursos? Diseñe el modelo para responder a estas preguntas y establezca una cadencia regular para revisar los resultados con quienes toman las decisiones.
5. Descuidar el mantenimiento del modelo
Un modelo de TDABC es una herramienta viva, no un ejercicio puntual. Los procesos cambian, los costos evolucionan y se introducen nuevos productos o servicios. Establezca un modelo claro de responsabilidad y un calendario de actualización. Herramientas modernas como CostCtrl facilitan mucho el mantenimiento, pero alguien sigue teniendo que asumir la tarea de mantener actualizadas las ecuaciones de tiempo y las tasas de costo.
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Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costos y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
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