Cuantificar el costo de la capacidad ociosa
Entrégale a un modelo de IA tus cifras de capacidad y de costo, y obtén la tarifa por hora a capacidad práctica, el costo de la capacidad que realmente usaste y el costo de la capacidad que quedó ociosa. El prompt también explica por qué repartir el costo ocioso entre los productos destruye en silencio tu costeo de producto. Es la lógica de capacidad que sostiene al TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing).
Proporciona el número de máquinas, las horas teóricas, un factor de capacidad práctica, el costo mensual total y las horas productivas reales. El modelo calcula la capacidad teórica y la práctica, fija la tarifa de costo por hora a capacidad práctica y luego divide el costo total en usado y no usado. La cifra no usada es el costo de la capacidad ociosa, y debe reportarse como costo del periodo, no enterrarse en el costo del producto, donde dispara una espiral de la muerte. Es la misma disciplina que se construye en un modelo TDABC con un motor como CostCtrl.
La lógica de capacidad detrás del TDABC
Esta es la lógica de capacidad que está por debajo del costeo basado en actividades y tiempo. El movimiento decisivo es fijar la tarifa de costo usando la capacidad práctica, es decir las horas que realmente puedes operar después del mantenimiento, las preparaciones y las paradas normales, en lugar de la capacidad teórica o de las horas reales del mes anterior. La capacidad práctica ronda entre el 80 y el 85% de la teórica, y usarla entrega una tarifa estable que no salta cada vez que cambia el volumen.
La razón por la que esto importa es la espiral de la muerte. Si divides el costo total solo entre las horas que casualmente usaste, la tarifa sube cada vez que cae el volumen. Esa tarifa más alta infla el costo del producto, lo que hace que los productos parezcan no rentables, lo que lleva a descontinuarlos, lo que baja aún más el volumen, lo que vuelve a subir la tarifa. La solución es costear los productos a la tarifa de capacidad práctica y reportar el costo de la capacidad ociosa por separado, como una cifra de gestión visible y no como un impuesto oculto sobre los productos que quedan.
Cópialo y pégalo
Reemplaza las cifras de la celda de producción por las tuyas y conserva las reglas y los pasos numerados. Este prompt está listo para pegar en cualquier modelo de IA capaz.
Eres un contador de costos. Trabaja únicamente con los datos que te doy. No inventes ninguna cifra. Señala con claridad cualquier supuesto. Celda de producción: Máquinas: 4 Horas disponibles por máquina al mes (teóricas): 360 Factor de capacidad práctica: 85% Costo mensual total: US$ 48.000 Horas productivas reales del mes anterior: 980 Haz lo siguiente: 1. Calcula la capacidad teórica en horas. 2. Calcula la capacidad práctica en horas. 3. Calcula la tarifa de costo de capacidad por hora (a capacidad práctica). 4. Calcula el costo de la capacidad usada. 5. Calcula el costo de la capacidad no usada y el porcentaje que representa sobre la capacidad práctica. 6. Explica por qué repartir el costo no usado entre los productos distorsiona el costo del producto. 7. Enumera todos los supuestos. Entrega una tabla resumen.
Cómo se ven los números
Con las cifras de muestra, la capacidad teórica es 4 x 360 = 1.440 horas y la capacidad práctica es 1.440 x 0,85 = 1.224 horas. La tarifa de costo de capacidad queda en 48.000 / 1.224 = US$ 39,22 por hora. El costo de la capacidad usada es 980 x 39,22 = US$ 38.431, y el costo de la capacidad ociosa es 48.000 menos 38.431 = US$ 9.569. Las 244 horas ociosas equivalen al 19,9% de la capacidad práctica, con una utilización del 80,1%.
El costo del producto debe construirse a la tarifa de capacidad práctica de US$ 39,22 por hora, con los US$ 9.569 de capacidad ociosa reportados como una partida del periodo separada. Si en cambio repartieras los 48.000 completos solo entre las 980 horas productivas, la tarifa saltaría a US$ 48,98 por hora, una inflación del 24,9%. Esa es la espiral de la muerte en números: un costo unitario más alto hace que un producto parezca no rentable, lo descontinuas, cae el volumen y la tarifa vuelve a subir sobre lo que queda. Anclar la tarifa a la capacidad práctica rompe el ciclo.
Supuesto señalado: aquí el costo total no se divide en fijo y variable. Si parte de los 48.000 es genuinamente variable, cae cuando caen las horas, por lo que el costo real de la capacidad ociosa es menor. Trata los US$ 9.569 como una cota superior hasta conocer la separación entre fijo y variable.
Evita que la IA invente números
Los prompts de capacidad fallan cuando un modelo supone un factor de capacidad práctica o una separación entre fijo y variable que tú no le diste. Esta línea lo mantiene dentro de tus cifras y lo obliga a declarar la cota superior en lugar de presentar un valor como certero. Introduce el prompt principal con una instrucción de control como esta.
Trabaja únicamente con los datos que te doy. No inventes ninguna cifra. Señala con claridad cualquier supuesto.
De una celda a toda la operación
Una celda es sencilla. Una planta real tiene muchos pools de costos, recursos compartidos y ecuaciones de tiempo que enrutan el costo hacia el trabajo que lo consume. Construir eso correctamente, de modo que la capacidad se costee de forma consistente en toda la operación, es el trabajo detrás de un modelo TDABC defendible. El prompt te muestra la forma de la respuesta para una celda; el modelo real la sostiene para toda la empresa. Consulta también el método TDABC y el software TDABC.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es la capacidad práctica y por qué usarla?
- La capacidad práctica son las horas que realmente puedes operar después del mantenimiento, las preparaciones y las paradas normales, y suele rondar entre el 80 y el 85% de la capacidad teórica. Usarla para fijar la tarifa de costo entrega un valor estable que no salta cada vez que cambia el volumen, a diferencia de dividir el costo entre las horas reales del mes.
- ¿Qué es la espiral de la muerte en el costeo?
- Ocurre cuando divides el costo total solo entre las horas que usaste. Al caer el volumen, la tarifa sube, lo que infla el costo del producto, hace que parezca no rentable y lleva a descontinuarlo. Eso baja aún más el volumen y la tarifa vuelve a subir. Costear a capacidad práctica y reportar la capacidad ociosa aparte rompe el ciclo.
- ¿Cómo debo reportar el costo de la capacidad ociosa?
- Como un costo del periodo visible, una cifra de gestión separada, no enterrado en el costo del producto. Así la capacidad ociosa se vuelve una decisión gerencial explícita en lugar de un impuesto oculto sobre los productos que permanecen en el catálogo.
- ¿Debo separar el costo fijo del variable?
- Sí, cuando puedas. Si parte del costo total es genuinamente variable, cae cuando caen las horas, así que el costo real de la capacidad ociosa es menor que la cifra bruta. Hasta conocer esa separación, trata el costo ocioso calculado como una cota superior.
- ¿Esto sustituye a un modelo TDABC completo?
- No. El prompt resuelve una sola celda con datos que tú entregas. Un modelo TDABC real distribuye la capacidad de forma consistente entre muchos pools de costos, recursos compartidos y ecuaciones de tiempo, alimentado desde tu contabilidad y tus operaciones con un motor como CostCtrl.
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Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costos y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
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