Taxa de utilização e custo de banca em serviços profissionais
Toda firma de serviços profissionais vende a mesma coisa: tempo. O problema é que uma boa fatia do tempo que ela paga nunca é vendida. As pessoas ficam entre projetos, participam de reuniões internas, fazem administrativo, treinam, escrevem propostas. Essa lacuna entre tempo pago e tempo faturado é onde a margem vive ou morre, e uma taxa combinada (blended) é feita para escondê-la.
Em serviços profissionais, a utilização é a maior alavanca de margem, porque a firma paga por todas as horas mas só fatura algumas. A utilização faturável típica fica em torno de 60 a 75 por cento, então 25 a 40 por cento do tempo pago é banca, administrativo, treinamento e pré-venda. Um ganho de 5 por cento de utilização costuma elevar a margem operacional em 3 a 5 pontos. O TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) precifica esse tempo não faturável e atribui a banca ao trabalho que ela sustenta, em vez de enterrá-la numa taxa combinada.
Paga por tudo. Fatura por parte
A firma carrega o custo salarial integral de suas pessoas todo mês, mas apenas uma fração dessas horas chega a uma fatura. O resto é banca, trabalho interno e pré-venda, tudo necessário, nada vendido. Gerencie bem essa lacuna e a firma imprime dinheiro sobre o mesmo quadro; gerencie-a às cegas, atrás de uma taxa combinada, e a margem vaza em algum lugar onde ninguém está olhando. Números de referência: 60 a 75 por cento de utilização faturável típica, então de um quarto a dois quintos nunca é vendido; 3 a 5 pontos de margem operacional a partir de um ganho real de 5 por cento de utilização; e a capacidade prática, não 100 por cento, é o alvo, pois além dela a rotatividade sobe.
- Faturável não é o mesmo que realizado. O tempo registrado como faturável não é o mesmo que o tempo de fato faturado e recebido. A lacuna é a realização, e ela se esconde dentro dos números de utilização.
- A banca é paga, vendida ou não. Os salários correm enquanto os consultores estão entre projetos. Uma taxa combinada espalha esse custo uniformemente por clientes que não o causaram.
- O tempo interno compete com o faturável. Propostas, recrutamento, treinamento e administrativo são necessários, mas cada hora neles é uma hora não faturada, e poucas firmas os custeiam contra o trabalho que sustentam.
- A armadilha da capacidade. Empurrar a utilização alto demais esgota as pessoas e eleva a rotatividade, ela mesma um grande custo oculto. O alvo é a capacidade prática, não 100 por cento.
Carregue a banca sobre o trabalho que ela sustenta
Um projeto não custa apenas suas horas faturáveis. Ele carrega uma parcela da banca (bench) de que a equipe se vale, o tempo interno e administrativo em que a prática funciona, e a pré-venda que a prática investiu para ganhar e manter trabalho. Precifique tudo isso e o custo real do projeto aparece.
Custo do projeto = horas faturáveis x tarifa de custo + (horas de banca alocadas à equipe x tarifa de custo) + horas internas/administrativas x tarifa de custo + horas de pré-venda carregadas pela prática. Ilustrativo. Os termos de banca e interno são o que uma taxa combinada enterra; atribuí-los à prática que os gera é o que torna a utilização acionável. O método TDABC faz essa atribuição com equações de tempo, sem pesquisas de timesheet.
Utilização de topo saudável, margem real fina
Uma prática de serviços profissionais reportou utilização de topo saudável e estava intrigada com as margens finas. Passar os números pelo TDABC mostrou que a cifra de topo contava trabalho interno de projeto e longos ciclos de proposta como se fossem produtivos, enquanto a utilização genuína, faturada e recebida, era bem mais baixa.
Uma vez que a banca e o tempo de proposta não faturado foram precificados e rastreados até as práticas que os geraram, duas linhas de serviço revelaram-se apoiadas nas costas de uma linha forte. Rebalancear a alocação de pessoal e apertar o esforço de proposta em concorrências de baixa probabilidade elevou a utilização real em alguns pontos, e a margem seguiu. Uma plataforma como a CostCtrl mantém essa utilização real visível mês a mês, por prática.
Perguntas frequentes
- Qual é uma boa taxa de utilização faturável em serviços profissionais?
- Varia por modelo, mas a utilização faturável comumente fica na faixa de 60 a 75 por cento. Mais alto nem sempre é melhor, porque empurrar além da capacidade prática gera esgotamento e rotatividade.
- Como o custo de banca afeta a margem numa firma de consultoria?
- A banca é paga mas não vendida, então seu custo precisa ser recuperado do trabalho faturado. Se uma taxa combinada a espalha uniformemente, clientes lucrativos subsidiam a banca causada por outros, e o quadro real permanece oculto.
- Qual é a diferença entre tempo faturável e não faturável?
- O tempo faturável pode ser faturado a um cliente; o tempo não faturável (banca, administrativo, treinamento, pré-venda) não pode. A mistura entre eles é o principal motor da margem no nível da firma.
- Quanto um ganho de utilização melhora o lucro?
- Em serviços profissionais, um ganho de 5 por cento na utilização genuína tipicamente eleva a margem operacional em 3 a 5 pontos.
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Prova
Um distribuidor na Nova Zelândia. €1,335M de custo de servir tornado visível, depois reduzido à metade, e 830 clientes deficitários reduzidos a 295.
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Miguel Guimarães, Sócio-fundador
Trabalhando com custos e lucro há mais de 25 anos. Apresentou o caso de cost-to-serve da Damco no Managing for Profit (Amsterdã RAI, dezembro de 2009), no mesmo programa que Robert S. Kaplan.
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