Utilización y costo del banquillo en servicios profesionales
El banquillo no es tiempo ocioso. Es costo sin precio. Toda firma de servicios profesionales vende lo mismo: tiempo. El problema es que una gran parte del tiempo que paga nunca se vende. La gente se sienta entre proyectos, asiste a reuniones internas, hace administración, se capacita, escribe propuestas. Esa brecha entre el tiempo pagado y el tiempo facturado es donde el margen vive o muere, y una tarifa combinada está construida para ocultarla.
En servicios profesionales, la utilización es la mayor palanca de margen, porque la firma paga todas las horas pero solo factura algunas. La utilización facturable típica ronda el 60 al 75 por ciento, de modo que del 25 al 40 por ciento del tiempo pagado es banquillo, administración, capacitación y preventa. Una mejora del 5 por ciento en utilización suele elevar el margen operativo de 3 a 5 puntos. El TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) tarifica ese tiempo no facturable y asigna el banquillo al trabajo que sostiene, en lugar de enterrarlo en una tarifa combinada.
Se paga todo. Se factura una parte
Una firma carga el costo salarial completo de su gente cada mes, pero solo una fracción de esas horas llega a una factura. El resto es banquillo, trabajo interno y preventa, todo necesario, nada vendido. Gestione bien esa brecha y la firma imprime dinero con la misma plantilla; gestiónela a ciegas, tras una tarifa combinada, y el margen se fuga donde nadie mira.
- Facturable no es lo mismo que realizado. El tiempo registrado como facturable no es lo mismo que el tiempo realmente facturado y cobrado. La brecha es la realización, y se esconde dentro de las cifras de utilización.
- El banquillo se paga se venda o no. Los salarios corren mientras los consultores están entre proyectos. Una tarifa combinada unta ese costo por igual entre clientes que no lo causaron.
- El tiempo interno compite con lo facturable. Las propuestas, el reclutamiento, la capacitación y la administración son necesarios, pero cada hora en ellos es una hora no facturada, y pocas firmas los costean contra el trabajo que sostienen.
- La trampa de la capacidad. Empujar la utilización demasiado alto quema a la gente y eleva la rotación, que en sí misma es un gran costo oculto. La meta es la capacidad práctica, no el 100 por ciento.
Cargue el banquillo sobre el trabajo que sostiene
Un proyecto no cuesta solo sus horas facturables. Carga una parte del banquillo del que tira el equipo, el tiempo interno y administrativo con el que opera la práctica, y la preventa que la práctica invirtió para ganar y conservar trabajo. Tarifíquelo todo y aparece el costo real del proyecto.
Costo del proyecto = horas facturables x tarifa de costo + (horas de banquillo asignadas al equipo x tarifa de costo) + horas internas y administrativas x tarifa de costo + horas de preventa cargadas por la práctica. Ilustrativo. Los términos de banquillo e interno son los que una tarifa combinada entierra; asignarlos a la práctica que los genera es lo que vuelve accionable la utilización.
Utilización de portada saludable, margen real delgado
Una práctica de servicios profesionales reportó una utilización de portada saludable y estaba desconcertada por sus márgenes delgados. Correr los números con TDABC mostró que la cifra de portada contaba el trabajo interno de proyecto y los largos ciclos de propuesta como si fueran productivos, mientras que la utilización genuina, facturada y cobrada, era bastante menor. Una vez tarificados el banquillo y el tiempo de propuesta no facturado y trazados a las prácticas que los generaban, dos líneas de servicio resultaron estar operando a costa de una fuerte. Reequilibrar la dotación y ajustar el esfuerzo de propuesta en licitaciones de baja probabilidad elevó la utilización real unos pocos puntos, y el margen siguió. Ver también el método TDABC y la plataforma CostCtrl.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuál es una buena tasa de utilización facturable en servicios profesionales?
- Varía según el modelo, pero la utilización facturable suele ubicarse en el rango del 60 al 75 por ciento. Más alto no siempre es mejor, porque empujar más allá de la capacidad práctica impulsa el agotamiento y la rotación.
- ¿Cómo afecta el costo del banquillo al margen en una firma de consultoría?
- El banquillo se paga pero no se vende, así que su costo debe recuperarse del trabajo facturado. Si una tarifa combinada lo reparte por igual, los clientes rentables subsidian el banquillo causado por otros, y el panorama real permanece oculto.
- ¿Cuál es la diferencia entre tiempo facturable y no facturable?
- El tiempo facturable puede cobrarse a un cliente; el no facturable (banquillo, administración, capacitación, preventa) no. La mezcla entre ambos es el principal impulsor del margen a nivel de firma.
- ¿Cuánto mejora la ganancia una mejora de utilización?
- En servicios profesionales, una mejora del 5 por ciento en utilización genuina suele elevar el margen operativo de 3 a 5 puntos.
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