América Latina

¿Con qué frecuencia debería actualizar su modelo de costos? Una guía por tipo de negocio

"Construimos el modelo hace dos años" es una de las frases con más probabilidad de indicar un problema en el modelo de costos. No siempre, pero sí con la frecuencia suficiente como para examinarlo de forma sistemática. La frecuencia de actualización correcta no es la misma para toda empresa: depende de qué tan rápido cambia su estructura de costos, qué tan crítico es el modelo para decidir y qué soporta su infraestructura de datos.

En resumen

No hay una única frecuencia correcta: depende de qué tan rápido cambia su estructura de costos y de cuán crítico es el modelo. Conviene distinguir cuatro tipos de actualización (reconstrucción completa, actualización de tarifas, actualización estructural y validación de resultados) y ajustarlos al ritmo del negocio. Un modelo TDABC bien estructurado, en CostCtrl o donde sea, convierte una actualización de tarifas en un ejercicio de 2 a 4 horas, no de dos semanas.

El punto de partida

La frecuencia no es igual para todos

La frecuencia de actualización correcta no es la misma para cada negocio. Depende de qué tan rápido cambia su estructura de costos, de qué tan crítico es su modelo para la toma de decisiones y de lo que soporta su infraestructura de datos. Antes de fijar un calendario, conviene entender qué tipos de actualización existen y qué los dispara.

Los tipos

Los cuatro tipos de actualización

Antes de hablar de frecuencia, ayuda distinguir cuatro tipos de actualización del modelo:

Reconstrucción completa: recalibrar desde cero todos los pools de costos, ecuaciones de tiempo y tasas de asignación.
Actualización de tarifas: actualizar los totales de los pools de costos (cambios de dotación, aumentos salariales, nuevos contratos) sin modificar la estructura de actividad y tiempo.
Actualización estructural: agregar o quitar actividades, pools de costos o categorías de producto o cliente a raíz de un cambio en el negocio.
Validación de resultados: comparar las salidas del modelo con los datos reales de margen para detectar desvíos.

Cada uno tiene un nivel de esfuerzo y disparadores distintos. Una reconstrucción completa es un ejercicio trimestral o anual. Las actualizaciones estructurales se disparan por eventos. La validación de resultados debería ser mensual.

La guía

Guía de frecuencia por tipo de negocio

Negocios de alto cambio (startups, empresas de rápido crecimiento, negocios en reestructuración, compañías con fusiones y adquisiciones activas): reconstrucción completa cada 6 meses; actualización de tarifas trimestral; actualización estructural dentro de los 30 días de cualquier evento disparador; validación de resultados mensual.

Negocios de cambio medio (mid-market consolidado, mezcla de productos estable, contratación moderada): reconstrucción completa anual; actualización de tarifas semestral; actualización estructural dentro de los 60 días de los eventos disparadores; validación de resultados trimestral.

Negocios de bajo cambio (operaciones estables, líneas de producto de larga data, estructura de costos predecible): reconstrucción completa cada 18 a 24 meses; actualización de tarifas anual; actualización estructural según se necesite; validación de resultados semestral.

Las señales

Señales de alerta de que su frecuencia es muy baja

Su frecuencia de actualización es demasiado baja si:

Su modelo muestra resultados que contradicen lo que vive el equipo de operaciones ("el modelo dice que este producto es rentable pero todos sabemos que no lo es").
Han ocurrido cambios significativos (nuevo producto, nuevo equipo, nuevo proceso) que no están reflejados en el modelo.
Dejó de usar las salidas del modelo para decisiones reales porque ya no confía en ellas.
La última reconstrucción completa fue hace más de 18 meses en un negocio de cambio medio a alto.

Cualquiera de estos síntomas indica que el modelo se ha desviado más allá de su vida útil en su forma actual.

La sostenibilidad

Cómo hacer sostenibles las actualizaciones

La principal razón por la que los modelos no se actualizan es que las actualizaciones se sienten como proyectos, que exigen una inversión de tiempo significativa cada vez. Esto ocurre cuando el modelo no está bien estructurado para el mantenimiento.

Un modelo TDABC bien estructurado (en CostCtrl o de otra forma) convierte las actualizaciones de tarifas en un ejercicio de 2 a 4 horas, no de 2 semanas. La estructura se define una vez; los números se actualizan. Las prácticas clave que hacen sostenibles las actualizaciones: documentar las fuentes de datos de cada pool de costos (para saber dónde mirar); parametrizar las ecuaciones de tiempo (para que actualizar una estimación fluya automáticamente); y agendar una revisión anual del modelo en el calendario de finanzas con un responsable fijo. Si su modelo hoy requiere un consultor para actualizarse, lo que debe cambiar es la estructura del modelo, no su frecuencia de actualización.

La automatización

Un modelo que se actualiza solo

CostCtrl se conecta al ERP y a las exportaciones de datos del ERP, lo que significa que la capa financiera de su modelo puede actualizarse automáticamente en cada cierre de período. La capa operativa (las ecuaciones de tiempo) necesita revisión humana, pero el sistema avisa cuando las salidas se desvían del período anterior por encima de un umbral definido, gatillando una verificación.

La meta es un modelo que le avise cuando necesita atención, en lugar de uno que solo consulta cuando se acuerda. Así la actualización deja de depender de la memoria de una persona y pasa a ser parte del ritmo natural del negocio.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia debo reconstruir el modelo por completo?: Depende del ritmo de cambio del negocio. En negocios de alto cambio, cada 6 meses; en los de cambio medio, anualmente; en los de bajo cambio, cada 18 a 24 meses. La reconstrucción completa recalibra desde cero pools de costos, ecuaciones de tiempo y tasas de asignación.
¿Cuáles son los cuatro tipos de actualización?: Reconstrucción completa (recalibrar todo desde cero), actualización de tarifas (cambiar los totales de los pools sin tocar la estructura), actualización estructural (agregar o quitar actividades y categorías por un cambio de negocio) y validación de resultados (comparar salidas con el margen real para detectar desvíos).
¿Cómo sé si actualizo con muy poca frecuencia?: Si el modelo contradice lo que vive operaciones, si cambios importantes no están reflejados, si dejó de usar sus salidas por desconfianza, o si la última reconstrucción completa fue hace más de 18 meses en un negocio de cambio medio a alto. Cualquiera de estas señales indica que el modelo superó su vida útil.
¿Por qué una actualización de tarifas debería tomar horas y no semanas?: Porque en un modelo TDABC bien estructurado la estructura se define una vez y solo se actualizan los números. Documentar las fuentes de cada pool y parametrizar las ecuaciones de tiempo reduce una actualización de tarifas a un ejercicio de 2 a 4 horas. Si requiere un consultor cada vez, lo que debe cambiar es la estructura, no la frecuencia.
¿Puede un modelo actualizarse solo?: La capa financiera sí: CostCtrl se conecta al ERP y a sus exportaciones y actualiza esa capa en cada cierre. La capa operativa de ecuaciones de tiempo necesita revisión humana, pero el sistema avisa cuando las salidas se desvían más de un umbral definido, de modo que el modelo le pide atención en lugar de esperar a que usted se acuerde.