Los datos para construir un modelo TDABC (y lo que puede omitir)
Construir un modelo TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) requiere cinco fuentes de datos: el libro mayor, la nómina por departamento, los datos operativos de transacción, las estimaciones de capacidad y los inductores de complejidad. La mayoría de las empresas ya tiene cuatro de las cinco en su ERP. El mayor mito del TDABC es que se necesitan datos perfectos para empezar. Tras más de 150 modelos construidos desde 2010, lo decimos sin rodeos: los datos perfectos no son un prerrequisito. Saber qué datos importan, sí.
Un modelo TDABC se alimenta de cinco fuentes: libro mayor, nómina por departamento, datos de transacción, tiempos de capacidad e inductores de complejidad. Cuatro suelen estar ya en el ERP; la única que casi siempre hay que construir es la de capacidad y tiempos base, y se logra con registros operativos más observación dirigida, no con encuestas ni partes de horas. Con exportaciones estándar de ERP, reunir los datos toma una o dos semanas, en paralelo con el mapeo de procesos.
Libro mayor y nómina: lo que se gastó y cuánto cuesta la capacidad
Libro mayor: lo que se gastó. La columna vertebral financiera: cada cuenta de costo, por mes, con detalle de centro de costo. Alimenta los pools de costos del modelo, el total que se asignará. En países con exportación fiscal estandarizada del ERP (el SAF-T en Portugal desde 2008, con variantes en Noruega, Austria, Polonia, Francia y otros), esa exportación entrega el detalle a nivel de transacción en un solo archivo.
Nómina por departamento: lo que cuesta la capacidad. El personal suele ser el 50 a 70% del costo asignable. Necesita el costo laboral total por departamento (no por persona, sin datos sensibles): salarios, cargas sociales, beneficios. Combinado con la dotación y los horarios de trabajo, produce la tasa de costo de capacidad, el costo por minuto de cada grupo de recursos que multiplica cada ecuación de tiempo.
Datos operativos de transacción: lo que el negocio realmente hizo
Órdenes, líneas de orden, envíos, entregas, corridas de producción, tickets de soporte, episodios de paciente: la unidad de trabajo de su operación, sea cual sea. Este es el combustible del modelo: cada transacción se costea a través de las ecuaciones de tiempo. Vive en el ERP, el WMS, el sistema de facturación, el CRM. Un trimestre de historia basta para empezar; un año es mejor para captar la estacionalidad.
Capacidad y tiempos: cuánto tardan las cosas
Es el dato que menos probablemente exista como reporte, y el que más temor genera. Necesita dos cosas por grupo de recursos: la capacidad práctica (los minutos disponibles después de pausas, reuniones y capacitación) y los tiempos base de las principales actividades. Ninguno sale de los partes de horas. Los tiempos base salen de registros operativos (marcas de tiempo del WMS, logs de sistema) más observación dirigida: unas horas en el terreno, no meses de encuestas.
Inductores de complejidad: qué vuelve más lento el trabajo
Las características que hacen que una orden sea distinta de otra: urgente frente a programada, frágil frente a SKU estándar, cliente nuevo frente a recurrente, entrega dividida frente a consolidada. Estas se convierten en los términos de las ecuaciones de tiempo. La mayoría ya son columnas en sus datos de transacción; la tarea del proyecto es decidir cuáles importan.
La lista de verificación
| Fuente | Alimenta | Dónde vive | Si falta |
|---|---|---|---|
| Libro mayor / ERP | Pools de costos | ERP · exportación del ERP | Raro: la contabilidad siempre existe |
| Nómina por departamento | Tasas de costo de capacidad | Sistema de RR. HH. / nómina | Use las cuentas de personal por centro de costo del libro mayor |
| Datos de transacción | Volúmenes de actividad por salida | ERP · WMS · facturación · CRM | Empiece con las líneas de factura (el ERP las tiene) |
| Capacidad y tiempos base | Ecuaciones de tiempo | Marcas de tiempo de sistema + observación | Estime con el equipo y refine en el mes 2 |
| Inductores de complejidad | Términos de las ecuaciones | Columnas en los datos de transacción | Comience con 2 o 3 evidentes y agregue a medida que madura el modelo |
Lo que puede omitir (por ahora)
- Encuestas a empleados. El TDABC existe precisamente para evitar el ritual de encuestas del ABC. Nunca empiece por ahí.
- Partes de horas. El tiempo autorreportado es el dato menos fiable de cualquier empresa. Las marcas de tiempo operativas lo superan siempre.
- Un rediseño de centros de costo. Modele con la estructura que tiene; reestructure después si el modelo demuestra que hace falta.
- Integración en tiempo real. Las exportaciones mensuales bastan el primer año. Automatice cuando el modelo se haya ganado su lugar en la rutina de gestión.
- Un historial perfecto de costeo de producto. El modelo lo reemplaza: no limpie lo que está a punto de retirar.
La secuencia que funciona
- Semana 1: exportaciones de libro mayor y nómina, que dan pools de costos y tasas de capacidad. En paralelo: mapee los 5 a 8 procesos centrales.
- Semana 2: carga de datos de transacción, que da volúmenes por salida. Redacte las ecuaciones de tiempo con los tiempos base de registros más observación.
- Semana 3: primera corrida completa de asignación y validación con las personas que ejecutan los procesos. Sus correcciones son los mejores datos de calibración que obtendrá.
- Mes 2 en adelante: refine las ecuaciones donde está el dinero, no en todas partes. Un modelo 95% correcto sobre el 80% del costo vence a uno perfecto en papel que nunca se publica.
Esta es la secuencia exacta de un diagnóstico de tres semanas: la recolección de datos ocurre dentro del proyecto, no antes de él.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuál es el mínimo de datos para empezar?
- Tres cosas: una exportación del libro mayor con detalle de centro de costo, los costos de nómina por departamento y un trimestre de datos de transacción (órdenes, envíos o casos). Eso alcanza para un primer modelo funcional de un área del negocio.
- ¿Qué pasa si nuestros datos no son perfectos?
- Los datos perfectos no son un prerrequisito. Cada modelo TDABC que hemos construido comenzó con datos imperfectos: mapear las brechas es parte del diagnóstico, y el propio modelo muestra qué datos conviene mejorar primero.
- ¿Basta el ERP para construir un modelo TDABC?
- El ERP cubre el lado financiero: transacciones del libro mayor, plan de cuentas y facturación a nivel de línea. Aún necesita datos operativos de transacción y estimaciones de capacidad, pero el ERP suele eliminar semanas de preparación de datos financieros.
- ¿Cuánto toma reunir los datos?
- Con exportaciones estándar de ERP, de una a dos semanas, en paralelo con el mapeo de procesos en la primera fase del diagnóstico de tres semanas, no antes de ella.
- ¿Necesitamos partes de horas?
- No. El TDABC se diseñó para evitarlos: las ecuaciones de tiempo se estiman a partir de registros operativos y observación dirigida, no de tiempos autorreportados ni de encuestas al estilo ABC.
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