Infraestructura de datos para modelar costos: lo que necesita antes de modelar
Una de las barreras más comunes para implementar un modelo de costos adecuado es la creencia de que no se tienen los datos. La mayoría de las veces esa creencia es en parte cierta, pero la brecha es más pequeña de lo que parece. Entender qué datos necesita realmente, frente a los que cree necesitar, es el primer paso hacia un modelo TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) fiable.
Un modelo TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) se apoya en tres tipos de datos: financieros (los totales de cada pool de costos, que salen del plan de cuentas), operativos (volúmenes y tipos de transacción) y estimaciones de tiempo por transacción. Casi toda empresa ya tiene los financieros; la única brecha real suele ser la operativa, y es menor de lo que se teme. No necesita un data warehouse: se empieza con datos imperfectos y el propio modelo indica qué datos vale la pena mejorar.
Los tres requisitos de datos del TDABC
Un modelo TDABC requiere tres tipos de datos, y conviene distinguirlos antes de dar por perdida la iniciativa por falta de información.
- Datos financieros: los totales de cada pool de costos. El costo total de cada pool de recursos (departamento, equipo o función) durante un periodo. Proviene de su plan de cuentas. Casi toda empresa ya lo tiene, sea en su ERP, su software contable o una exportación del ERP. Rara vez es la restricción.
- Datos operativos: volúmenes y tipos de transacción. El número y tipo de transacciones que procesa cada pool de recursos: cuántas órdenes se cumplieron, clientes se incorporaron, facturas se procesaron, controles de calidad se realizaron. Estos son los datos que muchas empresas no tienen con suficiente granularidad.
- Estimaciones de tiempo: cuánto tarda cada tipo de transacción. El tiempo requerido por tipo de transacción en cada pool de recursos. No exige datos históricos extensos: basta con una combinación de registros de sistema, métricas operativas y estimaciones estructuradas de los responsables de proceso.
El conjunto mínimo viable de datos
No necesita un data warehouse, una plataforma de business intelligence ni un ERP completo para construir un modelo TDABC útil. Necesita:
- Un libro mayor o plan de cuentas segmentado por departamento (para construir los pools de costos).
- Un reporte operativo o conteo manual de los principales tipos de transacción por departamento.
- Estimaciones de tiempo por tipo de transacción, validadas con los jefes de departamento.
CostCtrl está diseñado para trabajar exactamente con esto, más las exportaciones de ERP habituales en las empresas de América Latina, que aportan la capa financiera de forma automática.
Sin datos operativos a nivel de transacción
La mayoría de los modelos que nunca arrancan lo hacen por una brecha de datos que parece mayor de lo que es. La primera es la ausencia de datos operativos a nivel de transacción.
Solución: comience con un ejercicio de muestreo de actividad de 2 semanas. Los jefes de departamento registran las actividades de su equipo en bloques de 30 minutos. Esto entrega un conjunto de datos inicial suficiente para la primera iteración del modelo.
Sin registro de tiempo por cliente y sin plan de cuentas por departamento
Sin registro de tiempo por cliente o producto. Use los registros de sistema como proxies (número de correos, tickets, órdenes) combinados con estimaciones de tiempo por tipo de evento. ¿Impreciso? Sí. ¿Mejor que no tener modelo? Siempre.
Sin ERP o plan de cuentas por departamento. Mapee sus cuentas existentes a pools de costos de forma manual. Es un ejercicio único que toma de 1 a 2 días en una empresa del mercado medio. Documente el mapeo para que los periodos siguientes queden automatizados.
La madurez de datos como recorrido
El objetivo no es lograr datos perfectos antes de construir un modelo. El objetivo es construir un modelo con datos imperfectos y luego usar el modelo para identificar dónde las mejoras de calidad de datos tendrán mayor impacto en la precisión de las decisiones.
A menudo, el 80% del valor proviene del 20% de los datos. El modelo le muestra cuál es ese 20%.
Del dato imperfecto al modelo en CostCtrl
CostCtrl incluye una evaluación de madurez de datos que indica exactamente qué brechas limitan la precisión de su modelo y prioriza las que vale la pena cerrar en los próximos 90 días. Una vez que los pools de recursos, los objetos de costo y las cantidades de inductores están conformados, el motor ejecuta los cálculos TDABC: tasa de costo de capacidad, consumo por ecuaciones de tiempo y reporte de capacidad no utilizada.
Así, el modelo deja de esperar la infraestructura perfecta y empieza a producir decisiones con la información que usted ya tiene hoy.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué datos necesita realmente para construir un modelo de costos?
- Tres tipos: datos financieros (los totales de los pools de costos que salen de su plan de cuentas), datos de transacción (órdenes, facturas, envíos: qué ocurrió y para quién) y datos operativos (el tiempo o inductor detrás de cada actividad). La mayoría de las empresas ya tiene los dos primeros; el tercero suele ser la brecha real más pequeña, no el bloqueo que se teme.
- ¿Necesito datos perfectos antes de modelar costos?
- No. Los datos perfectos no son un prerrequisito. Un modelo TDABC útil empieza con los datos que ya exporta de su ERP y su sistema contable, y las brechas se mapean como parte de la construcción en lugar de corregirse antes. Esperar datos perfectos es la razón más común por la que las empresas nunca comienzan, y casi siempre es innecesario.
- ¿Necesito un sistema nuevo o un data warehouse primero?
- Normalmente no. Las exportaciones que ya tiene (libro mayor, registros de transacciones, datos operativos básicos) alcanzan para construir un primer modelo. Un data warehouse dedicado ayuda a escala, pero es una optimización, no una precondición. El primer modelo demuestra el valor y muestra exactamente en qué datos vale la pena invertir después.
- ¿Cómo funciona el TDABC con datos imperfectos o parciales?
- El TDABC usa ecuaciones de tiempo, por lo que puede modelar una actividad a partir de un número reducido de tiempos observados más los volúmenes de transacción que ya registra. Donde faltan datos se usan estimaciones razonables, marcadas como tales, y se refinan a medida que llega mejor información. Esto hace que el método sea robusto frente a los datos parciales que las empresas realmente tienen.
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Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costos y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
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