Infraestructura de datos para modelar costos: lo que necesita antes de modelar

Los tres requisitos de datos del TDABC

Un modelo TDABC requiere tres tipos de datos, y conviene distinguirlos antes de dar por perdida la iniciativa por falta de información.

• Datos financieros: los totales de cada pool de costos. El costo total de cada pool de recursos (departamento, equipo o función) durante un periodo. Proviene de su plan de cuentas. Casi toda empresa ya lo tiene, sea en su ERP, su software contable o una exportación del ERP. Rara vez es la restricción.
• Datos operativos: volúmenes y tipos de transacción. El número y tipo de transacciones que procesa cada pool de recursos: cuántas órdenes se cumplieron, clientes se incorporaron, facturas se procesaron, controles de calidad se realizaron. Estos son los datos que muchas empresas no tienen con suficiente granularidad.
• Estimaciones de tiempo: cuánto tarda cada tipo de transacción. El tiempo requerido por tipo de transacción en cada pool de recursos. No exige datos históricos extensos: basta con una combinación de registros de sistema, métricas operativas y estimaciones estructuradas de los responsables de proceso.

Sin datos operativos a nivel de transacción

La mayoría de los modelos que nunca arrancan lo hacen por una brecha de datos que parece mayor de lo que es. La primera es la ausencia de datos operativos a nivel de transacción.

Solución: comience con un ejercicio de muestreo de actividad de 2 semanas. Los jefes de departamento registran las actividades de su equipo en bloques de 30 minutos. Esto entrega un conjunto de datos inicial suficiente para la primera iteración del modelo.

La madurez de datos como recorrido

El objetivo no es lograr datos perfectos antes de construir un modelo. El objetivo es construir un modelo con datos imperfectos y luego usar el modelo para identificar dónde las mejoras de calidad de datos tendrán mayor impacto en la precisión de las decisiones.

A menudo, el 80% del valor proviene del 20% de los datos. El modelo le muestra cuál es ese 20%.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos necesita realmente para construir un modelo de costos?

Tres tipos: datos financieros (los totales de los pools de costos que salen de su plan de cuentas), datos de transacción (órdenes, facturas, envíos: qué ocurrió y para quién) y datos operativos (el tiempo o inductor detrás de cada actividad). La mayoría de las empresas ya tiene los dos primeros; el tercero suele ser la brecha real más pequeña, no el bloqueo que se teme.

¿Necesito datos perfectos antes de modelar costos?

No. Los datos perfectos no son un prerrequisito. Un modelo TDABC útil empieza con los datos que ya exporta de su ERP y su sistema contable, y las brechas se mapean como parte de la construcción en lugar de corregirse antes. Esperar datos perfectos es la razón más común por la que las empresas nunca comienzan, y casi siempre es innecesario.

¿Necesito un sistema nuevo o un data warehouse primero?

Normalmente no. Las exportaciones que ya tiene (libro mayor, registros de transacciones, datos operativos básicos) alcanzan para construir un primer modelo. Un data warehouse dedicado ayuda a escala, pero es una optimización, no una precondición. El primer modelo demuestra el valor y muestra exactamente en qué datos vale la pena invertir después.

¿Cómo funciona el TDABC con datos imperfectos o parciales?

El TDABC usa ecuaciones de tiempo, por lo que puede modelar una actividad a partir de un número reducido de tiempos observados más los volúmenes de transacción que ya registra. Donde faltan datos se usan estimaciones razonables, marcadas como tales, y se refinan a medida que llega mejor información. Esto hace que el método sea robusto frente a los datos parciales que las empresas realmente tienen.