El prompt para un análisis de costo de servir con IA
El margen bruto te dice lo que un cliente compra. El costo de servir te dice lo que realmente te cuesta después de la venta: las visitas, los pedidos, las entregas, las devoluciones, el soporte. Un cliente con un margen bruto sano todavía puede hacerte perder dinero una vez que cargas todo eso. Este prompt hace que un asistente de IA haga el cálculo completo a partir de tus cifras reales, y le impide adivinar las que no le das.
En resumen
Dale al asistente los ingresos de un cliente, el costo del producto y el volumen y la tasa de cada actividad de servicio. Devuelve el margen bruto, el costo de cada actividad, el costo total de servir y la ganancia neta y margen neto reales, con cada fórmula a la vista. La salvaguarda le impide inventar tasas, que es el fallo habitual en este tipo de tarea.
Qué hace el prompt
El costo de servir aplica la lógica basada en actividades por debajo de la línea de margen bruto. En lugar de una sola tasa media de costos indirectos, cuenta los eventos reales que un cliente desencadena, una visita comercial, un pedido, una entrega, una devolución, una hora de soporte, y pone precio a cada uno con su propia tasa. El resultado es la ganancia real de ese cliente, que a menudo es muy distinta de lo que sugiere el margen bruto. Es la misma lógica que un modelo TDABC, apuntada a un cliente en lugar de a un departamento. Para el método completo, consulta nuestra guía de costo de servir.
El prompt
Sustituye el cliente de ejemplo por el tuyo. Mantén las reglas y los pasos numerados.
Eres un contador de costos especializado en el análisis de costo de servir mediante lógica basada en actividades. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Cuando falte una cifra, etiquétala claramente como un supuesto. Quiero conocer el costo real de servir a un cliente, más allá del margen bruto. Datos: - Cliente: Cliente A - Ingresos anuales de este cliente: US$ 360.000 - Costo de producto de las ventas: US$ 252.000 - Actividades de costo de servir y nuestras tasas: - Visitas comerciales: 18 al año a US$ 330 cada una - Procesamiento de pedidos: 320 al año a US$ 21 cada uno - Entregas: 320 al año a US$ 52,50 cada una - Gestión de devoluciones: 26 al año a US$ 61,50 cada una - Horas de soporte dedicado: 90 al año a US$ 57 por hora Haz esto paso a paso, mostrando la fórmula en cada paso: 1. Confirma el margen bruto (ingresos menos costo de ventas) y el margen bruto %. 2. Cuesta cada actividad de costo de servir (volumen x tasa). 3. Suma el costo total de servir. 4. Ganancia neta de este cliente (margen bruto menos costo total de servir) y margen neto %. 5. Indica si este cliente es rentable y cuál es el mayor driver individual del costo de servir. 6. Enumera cada supuesto. Genera una tabla limpia para los pasos 2 y 3.
Las cifras de ejemplo son ilustrativas, no proceden de un cliente real.
Un ejemplo resuelto
Este es el resultado real que produjo el prompt, con la aritmética comprobada a mano.
Pasos 1 a 3. Margen bruto y costo de servir
| Actividad | Volumen | Tasa | Costo | Peso |
|---|---|---|---|---|
| Visitas comerciales | 18 | 330 | 5.940 | 16,4% |
| Procesamiento de pedidos | 320 | 21 | 6.720 | 18,6% |
| Entregas | 320 | 52,50 | 16.800 | 46,4% |
| Gestión de devoluciones | 26 | 61,50 | 1.599 | 4,4% |
| Horas de soporte | 90 | 57 | 5.130 | 14,2% |
| Costo total de servir | 36.189 | 100% |
El margen bruto es 360.000 menos 252.000 = US$ 108.000, un margen bruto del 30%.
Paso 4. Ganancia neta real
108.000 de margen bruto − 36.189 de costo de servir = US$ 71.811 de ganancia neta, un margen neto del 19,9%
Paso 5. El veredicto
Este cliente es genuinamente rentable, pero el costo de servir se come un tercio del margen bruto, y solo las entregas suponen el 46% de ese costo. La palanca no es el precio, es el patrón de entregas: 320 pedidos y 320 entregas significa una entrega por pedido. Consolidar los envíos atacaría el mayor costo individual. Ese es el tipo de hallazgo que una visión de margen bruto nunca saca a la luz.
Lo que te cuesta ejecutarlo
Unos 290 tokens de entrada. La alternativa vaga, "¿es rentable este cliente?", obliga al asistente a rechazar la pregunta o a inventar los costos de servicio, y luego a pedirlos de todas formas. El prompt estructurado obtiene la respuesta completa en una sola pasada.
Las cifras de tokens son aproximadas y varían según el modelo y el idioma.
La salvaguarda que importa
Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número. Cuando falte una cifra, etiquétala claramente como un supuesto.
Más sobre esto en cómo impedir que la IA invente tus números.
Cuando necesitas el modelo de verdad
Este prompt cuesta a tu cliente con las tasas de actividad que tú facilitas. Un modelo real de costo de servir deriva esas tasas de tu propio libro mayor y de tus operaciones, para cada cliente, y las mantiene actualizadas. Eso es lo que construimos. El prompt te muestra la forma de la respuesta; nosotros te damos la respuesta sobre la que puedes actuar.
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Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costos y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
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