El prompt para construir un modelo TDABC con IA
El Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC) convierte un solo número, el costo por minuto de un recurso, más cuánto tarda cada tarea, en el costo verdadero de cada pedido, producto o cliente. Un asistente de IA puede construir todo el modelo en una sola pasada, pero solo si le impides inventar las cifras. Aquí está el prompt exacto que probamos, el resultado que produjo y la protección que lo mantiene honesto.
Pega el prompt de abajo en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot, reemplaza las cifras de muestra por los datos de tu propio departamento, y el asistente calculará la capacidad práctica, la tasa de costo de capacidad, el costo de cada actividad y, la parte que el costeo tradicional oculta, el costo de tu capacidad no usada. El prompt lo obliga a mostrar cada fórmula y a señalar cada supuesto, para que puedas auditar el resultado en vez de confiar a ciegas. Así funciona un modelo TDABC bien hecho.
Qué está haciendo el prompt
El Time-Driven Activity-Based Costing fue planteado por Robert Kaplan y Steven Anderson en Harvard Business Review en 2004 y en su libro del mismo nombre de 2007. La idea es simple. Toma el costo total de un departamento y divídelo entre su capacidad práctica en minutos, el tiempo en que la gente está realmente disponible para trabajar una vez que quitas descansos, capacitación y administración. Eso da un costo por minuto. Luego estima cuántos minutos toma cada actividad. Multiplica, y cada actividad carga su parte justa del costo. Lo que sobra es el costo de la capacidad que pagaste pero no usaste, un número que la mayoría de los sistemas de costos entierra en silencio.
El prompt
Reemplaza los datos de muestra por los tuyos. Mantén las reglas del inicio y los pasos numerados: son lo que marca la diferencia.
Eres un contador de costos especializado en Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC), el método desarrollado por Kaplan y Anderson. Quiero construir un modelo TDABC para un departamento. Trabaja únicamente con los datos que te doy. No inventes ningún número, tasa ni volumen. Donde falte una cifra, pídela o etiquétala claramente como un supuesto. Estos son mis datos: - Departamento: Servicio al Cliente - Personas: 8 agentes de tiempo completo - Horas pagadas por agente por mes: 160 - Factor de capacidad práctica: 80% (el resto son descansos, capacitación, administración) - Costo mensual total del departamento (salarios + supervisión + sistemas + espacio): 32.000 US$ - Actividades y minutos estimados por evento: - Atender un pedido estándar: 9 minutos - Atender un pedido complejo: 22 minutos - Procesar una devolución: 17 minutos - Volúmenes mensuales: pedidos estándar 3.100; pedidos complejos 540; devoluciones 410 Haz esto, paso a paso y mostrando la fórmula en cada paso: 1. Calcula la capacidad práctica en minutos (personas x horas pagadas x 60 x factor de capacidad práctica). 2. Calcula la tasa de costo de capacidad (costo total / minutos de capacidad práctica), en US$ por minuto. 3. Costea cada actividad (minutos por evento x tasa de costo de capacidad). 4. Costea cada actividad a su volumen mensual. 5. Suma el costo de la capacidad usada y luego muestra el costo de la capacidad no usada (costo total menos costo de capacidad usada). 6. Enumera cada supuesto que hiciste. Entrega una tabla limpia para los pasos 3 y 4, y señala cualquier cifra que no hayas podido derivar de mis datos.
Las cifras de muestra son ilustrativas, no de ningún cliente real. Sustituye tu propio departamento, dotación, costo y tiempos de actividad.
Un ejemplo resuelto, para que lo veas correr
Este es el resultado real que produjo el prompt en un asistente actual, usando los datos de muestra. Verificamos la aritmética a mano. Nota lo que hace: muestra cada fórmula, separa la capacidad usada de la no usada, y termina con una lista de supuestos en vez de ocultarlos.
Paso 1. Capacidad práctica. 8 agentes × 160 horas × 60 × 0,80 = 61.440 minutos por mes.
Paso 2. Tasa de costo de capacidad. 32.000 US$ ÷ 61.440 minutos = 0,5208 US$ por minuto (unos 31,25 US$ por hora).
| Actividad | Minutos | Costo por evento (US$) | Volumen | Costo de actividad (US$) | Minutos usados |
|---|---|---|---|---|---|
| Pedido estándar | 9 | 4,69 | 3.100 | 14.531,25 | 27.900 |
| Pedido complejo | 22 | 11,46 | 540 | 6.187,50 | 11.880 |
| Devolución | 17 | 8,85 | 410 | 3.629,17 | 6.970 |
| Total usado | 24.347,92 | 46.750 |
Paso 5. Capacidad usada frente a no usada. Costo total 32.000 − costo de capacidad usada 24.347,92 = 7.652,08 US$ de capacidad no usada (cerca del 24% de lo que pagas). Esa última línea es el hallazgo. Casi una cuarta parte del dinero que cuesta este departamento no está siendo absorbida por las tres actividades medidas. En un sistema tradicional ese costo se repartiría entre los pedidos, haciendo que cada uno parezca más caro de lo que es y ocultando el problema real, que es capacidad ociosa, no pedidos caros.
Paso 6. Supuestos señalados. El modelo supuso que estas tres actividades son el único trabajo del departamento, que los ocho agentes son intercambiables a una tasa mezclada, y que los tiempos y volúmenes dados son exactos. Señaló el primero como el que hay que revisar, porque si los agentes también hacen trabajo que no listaste, la cifra de capacidad no usada queda sobreestimada. Esa honestidad es el punto.
Lo que cuesta ejecutarlo
Este prompt ronda los 340 tokens de entrada, unas 250 palabras en inglés. Una versión vaga, "ayúdame a construir un modelo TDABC", ronda los 11 tokens, pero no puede producir el resultado de arriba. En nuestra prueba inventó un departamento, una dotación y una tasa, y después pidió los datos de todos modos, lo que significa una segunda ronda completa antes de obtener algo real. El prompt estructurado cuesta unos cientos de tokens extra al inicio y te ahorra la ronda perdida y el trabajo de detectar números fabricados. Las cifras de tokens son aproximadas y dependen del modelo; las versiones en portugués y español del mismo prompt usan más tokens por palabra que el inglés.
La protección que importa
La línea más importante del prompt es esta. Manténla en cada prompt de costeo que escribas.
Trabaja únicamente con los datos que te doy. No inventes ningún número, tasa ni volumen. Donde falte una cifra, pídela o etiquétala claramente como un supuesto.
Para el conjunto completo de protecciones contra alucinaciones, ve cómo evitar que la IA invente tus números.
Cuándo necesitas el modelo real
Este prompt te da un borrador limpio para un departamento a partir de tiempos estimados. Un modelo en el que tu consejo o tu auditor confíen se construye sobre tu libro mayor real, reconciliado con tus cuentas, y se mantiene vivo en software después de que el proyecto termina. Eso es lo que hacemos. Construimos modelos de Time-Driven Activity-Based Costing en CostCtrl y te entregamos un resultado que puedes defender, no un bosquejo.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es el TDABC en una línea?
- El Time-Driven Activity-Based Costing toma el costo total de un departamento, lo divide entre su capacidad práctica en minutos para obtener un costo por minuto, y luego multiplica por los minutos que consume cada actividad. Así cada pedido, producto o cliente carga su parte justa, y lo que sobra queda expuesto como capacidad no usada.
- ¿Puede una IA construir un modelo TDABC?
- Sí, en una sola pasada, siempre que le impidas inventar cifras. Con el prompt estructurado el asistente calcula capacidad práctica, tasa de costo de capacidad, costo por actividad y capacidad no usada, mostrando cada fórmula. Sin protección, inventa un departamento y una tasa y presenta ficción con aire de resultado real.
- ¿Qué es la capacidad práctica y por qué importa?
- Es el tiempo en que la gente está realmente disponible para trabajar, una vez que quitas descansos, capacitación y administración, típicamente cerca del 80% de las horas pagadas. Importa porque dividir el costo entre la capacidad práctica, no entre las horas pagadas totales, es lo que revela el costo de la capacidad ociosa.
- ¿Por qué el modelo muestra capacidad no usada?
- Porque es el hallazgo que el costeo tradicional oculta. En el ejemplo, cerca del 24% del costo del departamento no lo absorben las actividades medidas. Un sistema tradicional repartiría ese costo entre los pedidos, haciéndolos parecer más caros y escondiendo el problema real: capacidad ociosa, no pedidos caros.
- ¿El resultado de la IA es lo bastante bueno para el consejo?
- Es un buen borrador para un departamento a partir de tiempos estimados, no un modelo defendible. Uno en el que tu consejo o auditor confíen se construye sobre tu libro mayor real, reconciliado con tus cuentas, y se mantiene vivo en software. Eso es lo que construimos en CostCtrl.
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Un distribuidor en Nueva Zelanda. €1,335M de costo de servir hecho visible, luego reducido a la mitad, y 830 clientes deficitarios reducidos a 295.
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Miguel Guimarães, Socio fundador
Trabajando en costos y rentabilidad desde hace más de 25 años. Presentó el caso de cost-to-serve de Damco en Managing for Profit (Ámsterdam RAI, diciembre de 2009), en el mismo programa que Robert S. Kaplan.
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