Le prompt pour construire un modèle TDABC avec l'IA
Le coût par activité piloté par le temps transforme un seul nombre, le coût par minute d'une ressource, plus la durée de chaque tâche, en coût réel de chaque commande, produit ou client. Un assistant IA peut construire le modèle entier en une seule passe, mais seulement si vous l'empêchez d'inventer les chiffres. Voici le prompt exact que nous avons testé, le résultat qu'il a produit et le garde-fou qui le maintient honnête.
En bref
Collez le prompt ci-dessous dans ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot, remplacez les chiffres d'exemple par les données de votre propre département, et l'assistant calcule la capacité pratique, le taux de coût de la capacité, le coût de chaque activité et, la partie que le costing traditionnel cache, le coût de votre capacité inutilisée. Le prompt l'oblige à montrer chaque formule et à signaler chaque hypothèse, pour que vous puissiez auditer le résultat au lieu de lui faire confiance à l'aveugle.
Ce que fait le prompt
Le coût par activité piloté par le temps a été présenté par Robert Kaplan et Steven Anderson dans la Harvard Business Review en 2004 et dans leur livre de 2007 du même nom. L'idée est simple. Prenez le coût total d'un département et divisez-le par sa capacité pratique en minutes, le temps où les personnes sont réellement disponibles pour travailler une fois retirés les pauses, la formation et l'administratif. Cela donne un coût par minute. Estimez ensuite combien de minutes prend chaque activité. Multipliez, et chaque activité porte sa juste part de coût. Tout ce qui reste est le coût de la capacité que vous avez payée mais n'avez pas utilisée, un chiffre que la plupart des systèmes de coûts enterrent discrètement. Si vous voulez la méthode complète, voyez notre guide de la méthode TDABC et du costing de la capacité.
Le prompt
Remplacez les données d'exemple par les vôtres. Gardez les règles en haut et les étapes numérotées. Ce sont elles qui font la différence.
Tu es un comptable de gestion spécialisé dans le coût par activité piloté par le temps (TDABC), la méthode développée par Kaplan et Anderson. Je veux construire un modèle TDABC pour un département. Travaille uniquement avec les données que je te fournis. N'invente aucun chiffre, taux ou volume. Lorsqu'une donnée manque, demande-la ou signale-la clairement comme une hypothèse. Voici mes données : - Département : Service Client - Personnes : 8 agents à temps plein - Heures payées par agent et par mois : 160 - Facteur de capacité pratique : 80% (le reste, ce sont les pauses, la formation, l'administratif) - Coût mensuel total du département (salaires + encadrement + systèmes + locaux) : 32,000 EUR - Activités et minutes estimées par événement : - Traiter une commande standard : 9 minutes - Traiter une commande complexe : 22 minutes - Traiter un retour : 17 minutes - Volumes mensuels : commandes standard 3,100 ; commandes complexes 540 ; retours 410 Fais ce qui suit, étape par étape et en montrant la formule à chaque étape : 1. Calcule la capacité pratique en minutes (personnes x heures payées x 60 x facteur de capacité pratique). 2. Calcule le taux de coût de la capacité (coût total / minutes de capacité pratique), en EUR par minute. 3. Coûte chaque activité (minutes par événement x taux de coût de la capacité). 4. Coûte chaque activité à son volume mensuel. 5. Additionne le coût de la capacité utilisée, puis montre le coût de la capacité inutilisée (coût total moins coût de la capacité utilisée). 6. Liste chaque hypothèse que tu as faite. Présente un tableau propre pour les étapes 3 et 4, et signale tout chiffre que tu n'as pas pu dériver de mes données.
Les chiffres d'exemple ci-dessus sont illustratifs, ils ne proviennent d'aucun client réel. Remplacez-les par votre propre département, effectif, coût et temps d'activité.
Un exemple résolu, pour le voir tourner
Voici le résultat réel que le prompt a produit sur un assistant actuel, en utilisant les données d'exemple ci-dessus. Nous avons vérifié les calculs à la main. Remarquez ce qu'il fait : il montre chaque formule, il sépare la capacité utilisée de l'inutilisée, et il termine par une liste d'hypothèses au lieu de les cacher.
Étape 1. Capacité pratique
8 agents × 160 heures × 60 × 0.80 = 61,440 minutes par mois
Étape 2. Taux de coût de la capacité
32,000 EUR ÷ 61,440 minutes = 0.5208 EUR par minute (environ 31.25 EUR par heure)
Étapes 3 et 4. Coût de chaque activité, au volume
| Activité | Minutes | Coût par événement | Volume | Coût de l'activité | Minutes utilisées |
|---|---|---|---|---|---|
| Commande standard | 9 | 4.69 | 3,100 | 14,531.25 | 27,900 |
| Commande complexe | 22 | 11.46 | 540 | 6,187.50 | 11,880 |
| Retour | 17 | 8.85 | 410 | 3,629.17 | 6,970 |
| Total utilisé | 24,347.92 | 46,750 |
Étape 5. Capacité utilisée versus inutilisée
Coût total 32,000 − coût de la capacité utilisée 24,347.92 = 7,652.08 EUR de capacité inutilisée (environ 24% de ce que vous payez)
Cette dernière ligne est l'enseignement. Près d'un quart de l'argent que coûte ce département n'est pas absorbé par les trois activités mesurées. Dans un système traditionnel, ce coût serait réparti sur les commandes, faisant paraître chacune plus chère qu'elle ne l'est et masquant le vrai problème, qui est la capacité disponible, pas des commandes coûteuses.
Étape 6. Hypothèses qu'il a signalées
Le modèle a supposé que ces trois activités sont le seul travail du département, que les huit agents sont interchangeables à un taux unique combiné, et que les temps et volumes donnés sont exacts. Il a signalé la première comme celle à vérifier, car si les agents font aussi un travail que vous n'avez pas listé, le chiffre de la capacité inutilisée est surestimé. Cette honnêteté est le point clé. Il vous dit où le modèle pourrait se tromper au lieu de présenter un seul chiffre assuré.
Ce que son exécution vous coûte
Ce prompt fait environ 340 tokens en entrée, à peu près 250 mots en anglais. Une version vague, « aide-moi à construire un modèle TDABC », fait environ 11 tokens, mais elle ne peut pas produire le résultat ci-dessus. Dans notre test, elle a inventé un département, un effectif et un taux, puis a demandé les données malgré tout, ce qui signifie un deuxième tour complet avant d'obtenir quoi que ce soit de réel. Le prompt structuré coûte quelques centaines de tokens supplémentaires au départ et vous épargne le tour gaspillé et le travail de repérer les chiffres fabriqués.
Les valeurs de tokens sont approximatives et dépendent du modèle. Les versions portugaise et espagnole du même prompt utilisent plus de tokens par mot que l'anglais.
Le garde-fou qui compte
La ligne la plus importante du prompt est celle-ci. Gardez-la dans chaque prompt de costing que vous écrivez.
Travaille uniquement avec les données que je te fournis. N'invente aucun chiffre, taux ou volume. Lorsqu'une donnée manque, demande-la ou signale-la clairement comme une hypothèse.
Pour l'ensemble complet des garde-fous anti-hallucination, voyez la bibliothèque de prompts.
Quand vous avez besoin du modèle réel
Ce prompt vous donne un brouillon propre pour un département à partir de temps estimés. Un modèle auquel votre conseil ou votre auditeur feront confiance se bâtit sur votre grand livre réel, se réconcilie avec vos comptes et se maintient vivant dans un logiciel après la fin du projet. C'est ce que nous faisons. Nous construisons des modèles de coût par activité piloté par le temps dans CostCtrl et vous remettons un résultat que vous pouvez défendre, pas une esquisse.