Pourquoi votre ERP ne montre pas la vraie rentabilité
Votre ERP rapporte le chiffre d'affaires par client et le coût des produits achetés, puis il s'arrête à la ligne de marge brute. Tout ce qui rend un client moins coûteux à servir qu'un autre, la préparation, les petites commandes urgentes, les demandes spéciales, les retours, les appels au support, dort dans les frais généraux et se répartit uniformément sur tout le monde. Voilà pourquoi un compte de résultat d'apparence saine peut cacher des relations qui perdent de l'argent à chaque commande.
Un ERP est conçu pour enregistrer des transactions, pas pour attribuer le coût de service. Il rapporte fidèlement le chiffre d'affaires et le coût des produits par client, puis il s'arrête. Le coût opérationnel qui varie d'un client à l'autre, préparation, petites commandes, demandes spéciales, retours, support, reste dans les frais généraux et se répartit par une règle grossière comme un pourcentage du chiffre d'affaires. Deux clients à la même marge brute paraissent identiques alors que l'un coûte trois fois plus cher à servir.
Juste, mais seulement jusqu'à un certain point
L'ERP est exact dans son périmètre. Il vous donne le chiffre d'affaires par client, par produit et par commande, le coût des produits vendus, la marge brute par ligne, les volumes, les prix et les remises. Ce sont des faits solides, et ils comptent.
Le problème n'est pas ce qu'il montre, c'est ce qu'il étale et dissimule : le coût de service. Le temps de préparation et d'emballage par commande, le vrai coût des petites commandes urgentes, les retours, les reprises et les avoirs, le support, la gestion de compte et les demandes spéciales. Tout cela se retrouve noyé dans les frais généraux.
La répartition des frais généraux
Un ERP doit bien mettre les frais généraux quelque part, alors il applique une règle simple : les répartir en pourcentage des ventes, ou par unité, ou par ligne de commande. Cette règle est facile à exécuter et presque toujours fausse. Elle suppose qu'une grande commande planifiée et une petite commande urgente consomment l'opération en proportion de leur chiffre d'affaires. Ce n'est pas le cas.
La petite commande mobilise la même préparation, le même contrôle et la même expédition, parfois davantage, pour une fraction de la valeur. Moyennez ce coût sur tout le monde et vous faites deux choses à la fois : vous surfacturez les clients efficaces et vous subventionnez les clients coûteux, le tout avec un rapport qui paraît parfaitement raisonnable.
L'ERP répond à une autre question
L'ERP n'a pas tort. Il répond simplement à une autre question : qu'avons-nous vendu, et non combien nous a coûté le fait de servir. Une fois le coût à servir attribué, l'image que l'ERP ne peut pas dessiner apparaît : des comptes rentables au-dessus de la ligne, et un peloton de comptes plus petits qui basculent en dessous, dans la perte.
C'est le mécanisme de la subvention croisée : vos clients disciplinés financent vos clients coûteux, sans que personne ne l'ait décidé. Le compte de résultat reste juste dans son total ; ce sont les chiffres par client qui trompent.
Un modèle de coût à servir, posé sur l'ERP
Un modèle de coût à servir ne remplace pas l'ERP et n'exige aucun changement de système. Il se pose au-dessus : il reprend le chiffre d'affaires et le coût des produits que l'ERP enregistre déjà, ajoute les données d'activité et de temps que l'ERP n'a jamais portées, et attribue le coût opérationnel aux clients et aux produits qui l'ont réellement causé.
Le résultat est le même compte de résultat, mais ouvert assez loin pour être piloté. C'est exactement ce que produit notre pilote de 4 à 6 semaines, à partir des exports que vos systèmes savent déjà produire.
Le modèle fonctionne avec le vôtre
Nous travaillons à partir des exports que votre système génère déjà : SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Oracle NetSuite, Infor ou un développement spécifique. Le modèle ne se connecte pas à un ERP en particulier et n'en dépend pas, ce qui explique pourquoi il se construit vite et se met à jour à partir d'extraits mensuels.
Les données de départ sont des données financières et opérationnelles ordinaires : facturation, commandes et lignes, livraisons, retours, temps du service client, paie et grand livre. Aucune intégration informatique n'est nécessaire pour un premier modèle.
De la visibilité aux décisions
Voir enfin la rentabilité par client ne sert à rien si rien n'en découle. Une fois le coût à servir attribué, les décisions deviennent concrètes : refacturer les urgences et les petites commandes, instaurer des minimums de commande, regrouper les livraisons, migrer les petits comptes vers un canal moins coûteux, et protéger les clients disciplinés que le tarif actuel sur-taxe.
Cela rééquilibre aussi le dialogue entre la finance et le commerce. La discussion ne porte plus sur des impressions, mais sur le comportement de service de chaque compte, chiffré dans la même unité que le compte de résultat. C'est la différence entre un rapport que l'on subit et un chiffre sur lequel on agit.
Questions fréquentes
Pourquoi mon ERP ne montre-t-il pas la rentabilité par client ?
Parce qu'il est bâti pour enregistrer des transactions, pas pour attribuer le coût de service. Il rapporte le chiffre d'affaires et le coût des produits par client, puis s'arrête. Le coût opérationnel qui diffère d'un client à l'autre reste dans les frais généraux et se répartit par une règle grossière, si bien que deux clients à la même marge brute semblent identiques même quand l'un coûte trois fois plus cher à servir.
Un modèle de coût à servir remplace-t-il mon ERP ?
Non, il se pose dessus. L'ERP reste le système de référence pour les transactions et le coût des produits. Le modèle reprend ces faits, ajoute les données d'activité et de temps que l'ERP ne détient pas, et attribue le coût opérationnel aux clients qui l'ont causé. Les deux sont complémentaires.
Avec quels systèmes ERP cela fonctionne-t-il ?
Tous. Nous partons des exports que votre système produit déjà, qu'il s'agisse de SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Oracle NetSuite, Infor ou d'un système sur mesure. Le modèle ne dépend d'aucun ERP en particulier, ce qui permet de le construire vite et de le rafraîchir à partir d'extraits mensuels.
La marge brute ne suffit-elle pas à piloter la rentabilité ?
La marge brute vous dit que le produit est vendu au-dessus de son coût. Elle ne dit rien du coût de service du client. Un client à bonne marge brute peut tout de même perdre de l'argent une fois comptés les petites commandes fréquentes, les retours et le support. Piloter à la seule marge brute revient à protéger systématiquement vos relations les plus coûteuses.
Combien de temps pour avoir un premier chiffre ?
Le Profit Check gratuit donne une première estimation en 5 minutes, sans transfert de données. Un modèle complet par client, réconcilié avec la comptabilité, prend 4 à 6 semaines dans un pilote à périmètre fermé.
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