El prompt para construir un modelo TDABC con IA
El Costeo Basado en Actividades y Tiempos convierte un solo número, el costo por minuto de un recurso, más cuánto tarda cada tarea, en el costo real de cada pedido, producto o cliente. Un asistente de IA puede construir todo el modelo en una sola pasada, pero solo si le impides inventar las cifras. Aquí tienes el prompt exacto que probamos, el resultado que produjo y la salvaguarda que lo mantiene honesto.
En resumen
Pega el prompt de abajo en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot, sustituye las cifras de ejemplo por los datos de tu propio departamento, y el asistente calculará la capacidad práctica, la tasa de costo de capacidad, el costo de cada actividad y, la parte que la contabilidad tradicional esconde, el costo de tu capacidad no utilizada. El prompt le obliga a mostrar cada fórmula y a señalar cada supuesto, de modo que puedas auditar el resultado en lugar de confiar en él a ciegas.
Qué hace el prompt
El Costeo Basado en Actividades y Tiempos fue expuesto por Robert Kaplan y Steven Anderson en Harvard Business Review en 2004 y en su libro homónimo de 2007. La idea es sencilla. Toma el costo total de un departamento y divídelo por su capacidad práctica en minutos, el tiempo que las personas están realmente disponibles para trabajar una vez que quitas pausas, capacitación y administración. Eso da un costo por minuto. Después estima cuántos minutos lleva cada actividad. Multiplica, y cada actividad carga con su parte justa de costo. Lo que sobra es el costo de la capacidad que pagaste pero no usaste, un número que la mayoría de los sistemas de costos entierra en silencio. Si quieres el método completo, consulta nuestra guía para construir un modelo TDABC y para el costeo de capacidad.
El prompt
Sustituye los datos de ejemplo por los tuyos. Mantén las reglas de arriba y los pasos numerados. Son lo que marca la diferencia.
Eres un contador de costos especializado en Costeo Basado en Actividades y Tiempos (TDABC), el método desarrollado por Kaplan y Anderson. Quiero construir un modelo TDABC para un departamento. Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número, tasa ni volumen. Cuando falte una cifra, pídemela o etiquétala claramente como un supuesto. Estos son mis datos: - Departamento: Atención al Cliente - Personas: 8 agentes a tiempo completo - Horas pagadas por agente al mes: 160 - Factor de capacidad práctica: 80% (el resto son pausas, capacitación, administración) - Costo mensual total del departamento (salarios + supervisión + sistemas + espacio): 32.000 EUR - Actividades y minutos estimados por evento: - Gestionar un pedido estándar: 9 minutos - Gestionar un pedido complejo: 22 minutos - Procesar una devolución: 17 minutos - Volúmenes mensuales: pedidos estándar 3.100; pedidos complejos 540; devoluciones 410 Haz lo siguiente, paso a paso y mostrando la fórmula en cada paso: 1. Calcula la capacidad práctica en minutos (personas x horas pagadas x 60 x factor de capacidad práctica). 2. Calcula la tasa de costo de capacidad (costo total / minutos de capacidad práctica), en EUR por minuto. 3. Cuesta cada actividad (minutos por evento x tasa de costo de capacidad). 4. Cuesta cada actividad a su volumen mensual. 5. Suma el costo de la capacidad utilizada, y luego muestra el costo de la capacidad no utilizada (costo total menos costo de la capacidad utilizada). 6. Enumera cada supuesto que hayas hecho. Genera una tabla limpia para los pasos 3 y 4, y señala cualquier cifra que no hayas podido derivar de mis datos.
Las cifras de ejemplo de arriba son ilustrativas, no proceden de ningún cliente real. Sustituye por tu propio departamento, plantilla, costo y tiempos de actividad.
Un ejemplo resuelto, para que lo veas funcionar
Este es el resultado real que produjo el prompt en un asistente actual, usando los datos de ejemplo de arriba. Comprobamos la aritmética a mano. Fíjate en lo que hace: muestra cada fórmula, separa la capacidad utilizada de la no utilizada y termina con una lista de supuestos en lugar de esconderlos.
Paso 1. Capacidad práctica
8 agentes × 160 horas × 60 × 0,80 = 61.440 minutos al mes
Paso 2. Tasa de costo de capacidad
32.000 EUR ÷ 61.440 minutos = 0,5208 EUR por minuto (unos 31,25 EUR por hora)
Pasos 3 y 4. Costo de cada actividad, a volumen
| Actividad | Minutos | Costo por evento | Volumen | Costo de actividad | Minutos usados |
|---|---|---|---|---|---|
| Pedido estándar | 9 | 4,69 | 3.100 | 14.531,25 | 27.900 |
| Pedido complejo | 22 | 11,46 | 540 | 6.187,50 | 11.880 |
| Devolución | 17 | 8,85 | 410 | 3.629,17 | 6.970 |
| Total utilizado | 24.347,92 | 46.750 |
Paso 5. Capacidad utilizada frente a no utilizada
Costo total 32.000 − costo de la capacidad utilizada 24.347,92 = 7.652,08 EUR de capacidad no utilizada (alrededor del 24% de lo que pagas)
Esa última línea es el hallazgo. Casi una cuarta parte del dinero que cuesta este departamento no la absorben las tres actividades medidas. En un sistema tradicional ese costo se repartiría entre los pedidos, haciendo que cada uno parezca más caro de lo que es y ocultando el problema real, que es la capacidad sobrante, no unos pedidos caros.
Paso 6. Supuestos que señaló
El modelo asumió que estas tres actividades son el único trabajo del departamento, que los ocho agentes son intercambiables a una tasa única combinada y que los tiempos y volúmenes facilitados son exactos. Señaló el primero como el que hay que comprobar, porque si los agentes también hacen trabajo que no enumeraste, la cifra de capacidad no utilizada está sobrestimada. Esa honestidad es la clave. Te dice dónde podría estar equivocado el modelo en lugar de presentar un único número seguro de sí mismo.
Lo que te cuesta ejecutarlo
Este prompt son alrededor de 340 tokens de entrada, unas 250 palabras en inglés. Una versión vaga, "ayúdame a construir un modelo TDABC", son unos 11 tokens, pero no puede producir el resultado de arriba. En nuestra prueba inventó un departamento, una plantilla y una tasa, y luego pidió los datos de todas formas, lo que significa una segunda ronda completa antes de obtener algo real. El prompt estructurado cuesta unos cientos de tokens extra al principio y te ahorra la ronda desperdiciada y el trabajo de detectar números fabricados.
Las cifras de tokens son aproximadas y dependen del modelo. Las versiones en portugués y español del mismo prompt usan más tokens por palabra que en inglés.
La salvaguarda que importa
La línea más importante del prompt es esta. Mantenla en cada prompt de costos que escribas.
Trabaja solo con los datos que te doy. No inventes ningún número, tasa ni volumen. Cuando falte una cifra, pídemela o etiquétala claramente como un supuesto.
Para el conjunto completo de salvaguardas anti-alucinaciones, consulta cómo impedir que la IA invente tus números.
Cuando necesitas el modelo de verdad
Este prompt te da un borrador limpio para un departamento a partir de tiempos estimados. Un modelo en el que tu directorio o tu auditor confíen se construye sobre tu libro mayor real, conciliado con tus cuentas y mantenido vivo en software después de terminar el proyecto. Eso es lo que hacemos. Construimos modelos de Costeo Basado en Actividades y Tiempos en CostCTRL y te entregamos un resultado que puedes defender, no un esbozo.