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Le TDABC pour les centres de services partagés

Un centre de services partagés est presque le lieu idéal pour le costing piloté par le temps. Le travail y est transactionnel et répétable, une facture traitée, un recrutement intégré, un ticket résolu, si bien qu'il se traduit proprement en équations de temps. Il ne faut que deux choses : un taux de coût de capacité pour chaque groupe de ressources, et une équation de temps qui indique la durée de chaque transaction, exceptions comprises. De ces deux paramètres naît un coût défendable par facture, par intégration et par ticket, socle à la fois de la refacturation et du coût de service.

En résumé

Le TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) pour les services partagés emploie un taux de coût de capacité par groupe de ressources et une équation de temps par transaction, une facture, un recrutement, un ticket, qui capte le temps de traitement de base plus le temps ajouté par les exceptions. Il attribue le coût selon le temps réellement consommé plutôt que par des moyennes d'effectifs ou de chiffre d'affaires, de sorte que chaque unité montre son vrai coût de service, sans enquêtes ni feuilles de temps.

Les points de douleur

L'inducteur est le temps de traitement, pas l'effectif

Répartir le coût du centre par ETP ou par taille d'unité surévalue le travail simple et à fort volume, et sous-évalue le travail complexe et riche en exceptions. Le vrai inducteur est le temps que prend chaque transaction, et le temps est précisément ce qu'une allocation par effectif jette à la poubelle.

01. L'allocation par effectif enterre l'inducteur. Répartir le coût par ETP surévalue le travail simple et à fort volume et sous-évalue le travail complexe. L'inducteur est le temps de traitement, pas l'effectif.
02. Les exceptions sont là où vit le coût. Une facture standard peut prendre deux ou trois minutes ; la même facture avec un écart, un bon de commande manquant ou une requête peut prendre bien plus longtemps. Ignorez les exceptions et le coût par transaction est gravement faussé.
03. La capacité inutilisée ou en attente se dissimule. Un centre dimensionné pour le pic tourne sous sa capacité pratique une grande partie du temps. Un taux pleinement absorbé enterre ce coût de capacité inutilisée ; le TDABC le remonte comme signal de gestion.
04. Les enquêtes ne passent pas à l'échelle et vieillissent. L'ABC traditionnel exige des entretiens répétés pour rester à jour. Un centre traitant des millions de transactions a besoin d'un modèle qui se met à jour avec le volume, ce que font justement les équations de temps.

L'application

Un taux de coût de capacité, puis une équation de temps par transaction

D'abord le taux de coût de capacité par groupe de ressources ; puis une équation de temps par transaction, avec la charge d'exception rendue explicite. Multipliez chacune par le taux de coût de capacité pour obtenir un coût par transaction, puis par le volume de chaque unité pour obtenir le coût de service et une refacturation équitable. La capacité pratique inutilisée est reportée, non absorbée dans le taux.

Coût par transaction : base + exception (illustratif). Pour une facture, une intégration et un ticket, le temps d'exception empilé sur le temps de base est là où vit la vraie variation de coût.

Taux de coût de capacité = coût du groupe de ressources par période
  / capacité pratique (minutes disponibles)

Traitement de facture = 3 min de base
  + 9 min si exception (écart, bon de commande manquant, requête)
  + 2 min si codification manuelle requise

Intégration d'un salarié = 45 min de base
  + 15 min par système / accès supplémentaire
  + 20 min si contrat non standard

Ticket de service = 8 min de base (niveau 1)
  + 25 min si escaladé au niveau 2
  + 5 min par réouverture

Illustratif. Les termes d'exception portent l'essentiel de la variation de coût ; la capacité pratique inutilisée est reportée, non fondue dans le taux.

Où se cache le coût

Dans le taux d'exception, pas dans le volume affiché

Comme schéma illustratif, une équipe de services partagés finance a découvert que deux flux de volume de transactions similaire avaient des coûts réels très différents, parce que l'un affichait un faible taux d'exception et l'autre un taux élevé. Le temps de base paraissait identique ; le temps d'exception, que l'ancien modèle par effectif n'avait jamais séparé, faisait toute la différence. Seule l'équation de temps l'a rendu visible.

Pour la méthode complète et sa différence avec l'ABC traditionnel, voir la méthode TDABC.

Le moteur

Un coût de service qui résiste au volume, avec CostCtrl

Une fois le taux de capacité et les équations de temps en place, un moteur de rentabilité comme CostCtrl calcule le coût par facture, par intégration et par ticket, agrège le coût de service par unité opérationnelle, et remonte la capacité inutilisée comme signal de gestion. Parce que le modèle se met à jour avec le volume, la refacturation reste défendable même à des millions de transactions.

Voir aussi la rentabilité des services professionnels pour étendre la même logique aux missions facturées au client.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le TDABC pour les services partagés ?: Le Time-Driven Activity-Based Costing appliqué à un centre de services partagés : un taux de coût de capacité par groupe de ressources plus une équation de temps par transaction, facture, intégration, ticket, donnant un coût défendable par transaction et par unité opérationnelle.
Comment valorise-t-on une facture dans un centre de services partagés ?: On construit un taux de coût de capacité pour l'équipe de traitement, puis une équation de temps, temps de traitement de base plus le temps ajouté par les exceptions, et on multiplie. La charge d'exception est en général la première source de variation de coût.
En quoi le TDABC diffère-t-il de l'ABC dans les services partagés ?: L'ABC traditionnel exige des enquêtes d'activité et de nombreuses allocations d'inducteurs de coût. Le TDABC ne demande qu'un taux de capacité et des équations de temps ; il passe à l'échelle sur des millions de transactions et se met à jour automatiquement quand les volumes changent.
Pourquoi les équations de temps comptent-elles pour le coût des services partagés ?: Parce qu'elles séparent le traitement de base du traitement des exceptions. Deux flux de volume égal peuvent avoir des coûts très différents, et seule l'équation de temps, avec ses termes d'exception, expose cet écart.

Références

Kaplan, R. S. et Anderson, S. R., Time-Driven Activity-Based Costing, Harvard Business School Press, 2007.
Cost and Profitability Consulting, plus de 150 modèles TDABC construits depuis 2010.
Voir aussi : la méthode TDABC, la rentabilité des services professionnels et la plateforme CostCtrl.

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