Le prompt pour construire un modèle TDABC avec l'IA
Le Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC) transforme un seul nombre, le coût par minute d'une ressource, plus la durée de chaque tâche, en coût réel de chaque commande, produit ou client. Un assistant IA peut construire tout le modèle en une passe, mais seulement si vous l'empêchez d'inventer les chiffres. Voici le prompt exact que nous avons testé, le résultat qu'il a produit, et le garde-fou qui le garde honnête.
Collez le prompt ci-dessous dans ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot, remplacez les chiffres d'exemple par les données de votre propre département, et l'assistant calcule la capacité pratique, le taux de coût de capacité, le coût de chaque activité et, ce que le costing traditionnel cache, le coût de votre capacité inutilisée. Le prompt le force à montrer chaque formule et à signaler chaque hypothèse, pour que vous puissiez auditer le résultat au lieu de lui faire une confiance aveugle. Le TDABC ne demande au fond que deux choses : le coût par minute et le temps consommé.
Ce que fait le prompt
Le Time-Driven Activity-Based Costing a été exposé par Robert Kaplan et Steven Anderson dans la Harvard Business Review en 2004, puis dans leur ouvrage éponyme de 2007. L'idée est simple. Prenez le coût total d'un département et divisez-le par sa capacité pratique en minutes, le temps où les personnes sont réellement disponibles une fois retirés pauses, formation et administration. Cela donne un coût par minute. Estimez ensuite combien de minutes chaque activité consomme. Multipliez, et chaque activité porte sa juste part de coût. Ce qui reste est le coût de la capacité que vous avez payée sans l'utiliser, un nombre que la plupart des systèmes de coûts enfouissent discrètement. Pour la méthode complète, voir notre guide de construction d'un modèle TDABC et le coût de capacité.
Le prompt à copier
Ce prompt fait jouer à l'IA le rôle d'un comptable de gestion spécialisé en TDABC : remplacez les données d'exemple par les vôtres, gardez les règles en tête et les étapes numérotées, ce sont elles qui font la différence.
Tu es un comptable de gestion spécialisé dans le Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC), la méthode développée par Kaplan et Anderson. Je veux construire un modèle TDABC pour un département. Travaille uniquement à partir des données que je te fournis. N'invente aucun nombre, taux ou volume. Là où un chiffre manque, demande-le ou marque-le clairement comme une hypothèse. Voici mes données : - Département : Service client - Personnes : 8 agents à temps plein - Heures payées par agent et par mois : 160 - Facteur de capacité pratique : 80 % (le reste est pauses, formation, administration) - Coût mensuel total du département (salaires + encadrement + systèmes + locaux) : 32 000 EUR - Activités et minutes estimées par événement : - Traiter une commande standard : 9 minutes - Traiter une commande complexe : 22 minutes - Traiter un retour : 17 minutes - Volumes mensuels : commandes standard 3 100 ; commandes complexes 540 ; retours 410 Fais ceci, étape par étape et en montrant la formule à chaque étape : 1. Calcule la capacité pratique en minutes (personnes x heures payées x 60 x facteur de capacité pratique). 2. Calcule le taux de coût de capacité (coût total / minutes de capacité pratique), en EUR par minute. 3. Chiffre chaque activité (minutes par événement x taux de coût de capacité). 4. Chiffre chaque activité à son volume mensuel. 5. Somme le coût de la capacité utilisée, puis montre le coût de la capacité inutilisée (coût total moins coût de la capacité utilisée). 6. Liste chaque hypothèse que tu as posée. Produis un tableau propre pour les étapes 3 et 4, et signale tout chiffre que tu n'as pas pu dériver de mes données.
Les chiffres d'exemple ci-dessus sont illustratifs, tirés d'aucun client réel. Substituez votre propre département, effectif, coût et temps d'activité.
Un exemple traité, pour le voir tourner
Voici le résultat réel que le prompt a produit sur un assistant actuel, avec les données d'exemple ci-dessus. Nous avons vérifié l'arithmétique à la main. Notez ce qu'il fait : il montre chaque formule, sépare la capacité utilisée de l'inutilisée, et termine par une liste d'hypothèses au lieu de les cacher.
Étape 1. Capacité pratique
8 agents × 160 heures × 60 × 0,80 = 61 440 minutes par mois
Étape 2. Taux de coût de capacité
32 000 EUR ÷ 61 440 minutes = 0,5208 EUR par minute (environ 31,25 EUR par heure)
Étapes 3 et 4. Coût de chaque activité, au volume
| Activité | Minutes | Coût par événement | Volume | Coût de l'activité | Minutes utilisées |
|---|---|---|---|---|---|
| Commande standard | 9 | 4,69 | 3 100 | 14 531,25 | 27 900 |
| Commande complexe | 22 | 11,46 | 540 | 6 187,50 | 11 880 |
| Retour | 17 | 8,85 | 410 | 3 629,17 | 6 970 |
| Total utilisé | 24 347,92 | 46 750 |
Étape 5. Capacité utilisée contre inutilisée
Coût total 32 000 − coût de la capacité utilisée 24 347,92 = 7 652,08 EUR de capacité inutilisée (environ 24 % de ce que vous payez).
Cette dernière ligne est l'insight. Près d'un quart de ce que coûte ce département n'est pas absorbé par les trois activités mesurées. Dans un système traditionnel, ce coût serait réparti sur les commandes, les faisant paraître plus chères qu'elles ne sont et masquant le vrai enjeu, qui est une capacité en réserve, non des commandes coûteuses.
Étape 6. Hypothèses signalées
Le modèle a supposé que ces trois activités sont le seul travail du département, que les huit agents sont interchangeables à un taux moyen unique, et que les temps et volumes donnés sont exacts. Il a signalé la première comme celle à vérifier, car si les agents font aussi un travail non listé, le chiffre de capacité inutilisée est surestimé. Cette honnêteté est l'essentiel : le modèle dit où il pourrait se tromper au lieu de présenter un unique nombre assuré.
Ce que coûte l'exécution
Ce prompt représente environ 340 jetons d'entrée, soit à peu près 250 mots. Une version vague, « aide-moi à construire un modèle TDABC », fait environ 11 jetons, mais elle ne peut pas produire le résultat ci-dessus. Dans notre test, elle a inventé un département, un effectif et un taux, puis a quand même demandé les données, ce qui impose un second tour complet avant d'obtenir quoi que ce soit de réel. Le prompt structuré coûte quelques centaines de jetons de plus en amont et vous épargne le tour perdu et le travail de repérer les nombres fabriqués. Les valeurs en jetons sont approximatives et dépendent du modèle ; les versions portugaise et espagnole du même prompt consomment plus de jetons par mot que l'anglais.
Le garde-fou qui compte
La ligne la plus importante du prompt est celle-ci. Gardez-la dans chaque prompt de costing que vous écrivez.
Travaille uniquement à partir des données que je te fournis. N'invente aucun nombre, taux ou volume. Là où un chiffre manque, demande-le ou marque-le clairement comme une hypothèse.
Pour le jeu complet de garde-fous anti-hallucination, voir comment empêcher l'IA d'inventer vos chiffres.
Quand il vous faut le vrai modèle
Ce prompt vous donne un brouillon propre pour un département, à partir de temps estimés. Un modèle auquel votre conseil ou votre auditeur fera confiance repose sur votre grand livre réel, réconcilié à vos comptes et maintenu dans un logiciel après la fin du projet. C'est ce que nous faisons. Nous construisons des modèles Time-Driven Activity-Based Costing dans CostCtrl et vous remettons un résultat défendable, pas une esquisse.
Questions fréquentes
- Une IA peut-elle construire un modèle TDABC ?
- Oui, un brouillon propre pour un département en une seule passe, à condition de lui fournir vos données et de l'empêcher d'inventer les chiffres. Avec le prompt structuré, l'assistant calcule la capacité pratique, le taux de coût de capacité, le coût de chaque activité et la capacité inutilisée, en montrant chaque formule. Un modèle défendable devant un conseil exige ensuite votre grand livre réel et réconcilié.
- Qu'est-ce que le TDABC (Time-Driven Activity-Based Costing) ?
- Une méthode de costing exposée par Kaplan et Anderson en 2004 qui divise le coût total d'un département par sa capacité pratique en minutes pour obtenir un coût par minute, puis multiplie par le temps que chaque activité consomme. Chaque activité porte sa juste part de coût, et ce qui reste révèle le coût de la capacité payée mais non utilisée.
- Qu'est-ce que la capacité pratique ?
- C'est le temps où les personnes sont réellement disponibles pour travailler, une fois retirés pauses, formation et administration. Dans l'exemple, un facteur de 80 % appliqué à 8 agents et 160 heures donne 61 440 minutes par mois. Diviser le coût total par ce nombre fournit le taux de coût de capacité par minute.
- Pourquoi la capacité inutilisée est-elle importante ?
- Parce qu'elle révèle le vrai enjeu. Dans l'exemple, environ 24 % du coût du département n'est absorbé par aucune activité mesurée. Un système traditionnel répartirait ce coût sur les commandes, les faisant paraître plus chères qu'elles ne sont et masquant que le problème est une capacité en réserve, non des commandes coûteuses.
- Le prompt suffit-il ou faut-il un vrai modèle ?
- Le prompt donne un brouillon à partir de temps estimés, utile pour explorer la méthode. Un modèle que votre conseil ou votre auditeur accepte repose sur votre grand livre réel, réconcilié à vos comptes et maintenu dans un logiciel comme CostCtrl après le projet. C'est la différence entre une esquisse et un résultat défendable.
Références et pour aller plus loin
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