Os projectos de Time-Driven Activity-Based Costing falham por razões previsíveis. Após trabalhar em implementacoes TDABC em múltiplas indústrias, o padrão e claro: o sucesso depende de três requisitos que devem ser abordados antes de se construir o primeiro modelo. Se falhar qualquer um deles, o projecto tera dificuldades.

Requisito 1: Dados Fiaveis e Acessiveis

Todo o modelo TDABC necessita de dois inputs fundamentais: custos de recursos (o que se gasta) e dados transaccionais (o que se faz). Sem ambos, o modelo não funciona.

A boa noticia e que a maioria das empresas ja tem estes dados. O razao geral contem os custos de recursos, desagregados por departamento, centro de custo ou conta. Os sistemas transaccionais, sejam ERP, CRM ou bases de dados operacionais, contem registos do que foi produzido, vendido, expedido ou servido.

O desafio não e a existencia dos dados mas a sua acessibilidade e qualidade. Problemas comuns incluem:

Sistemas isolados: Os dados de custos residem no sistema contabilistico enquanto os dados operacionais vivem numa plataforma diferente. Fazer com que comuniquem entre si requer trabalho de extraccao e mapeamento que alguem precisa de assumir.

Granularidade inconsistente: O razao geral pode reportar custos por departamento, mas os dados operacionais são registados por linha de produção ou tipo de serviço. Fazer a ponte entre estes níveis de detalhe requer um desenho cuidadoso.

Campos em falta: Carimbos temporais, campos de quantidade ou identificadores de clientes podem estar incompletos ou capturados de forma inconsistente. Um modelo TDABC e tao bom quanto os dados que o alimentam.

Dica prática: Antes de lancar um projecto TDABC, faca uma auditoria de dados. Exporte os ficheiros chave que vai necessitar, reveja-os quanto a completude e identifique lacunas cedo. E muito melhor descobrir problemas de dados na primeira semana do que na oitava.

Requisito 2: Pessoas Envolvidas a Todos os Níveis

Os projectos TDABC não são exercicios puramente técnicos. Requerem contribuicao, validação e adesao de pessoas de toda a organização. Este e o requisito que a maioria das equipas de projecto subestima.

E necessario envolvimento de três grupos distintos:

Patrocinadores executivos: Alguem ao nível da liderança deve ser o campiao do projecto. Não apenas aprovar o orçamento, mas comunicar activamente por que razao a organização esta a investir em melhores dados de custos. Sem apoio executivo visivel, o projecto sera tratado como um passatempo do departamento financeiro em vez de uma iniciativa estratégica.

Gestores operacionais: As pessoas que gerem departamentos, linhas de produção ou equipas de serviço são a sua principal fonte de conhecimento de processos. Sabem quanto tempo demoram as actividades, o que gera complexidade e onde ocorrem as excepcoes. O seu contributo e essencial para construir equações de tempo precisas. Mais importante ainda, precisam de confiar nos resultados do modelo, e essa confiança advem do envolvimento no processo.

Equipa financeira: Os controllers e analistas que vao manter o modelo após a sua construção devem estar envolvidos desde o inicio. Um modelo que so o consultor externo compreende tem uma vida curta.

Dica prática: Agende uma reuniao de arranque que inclua os três grupos. Apresente os objectivos do projecto, explique o que sera pedido a cada grupo e defina expectativas claras sobre o compromisso de tempo. As pessoas resistem ao que não compreendem, por isso a transparência inicial e critica.

Requisito 3: Conhecimento Metodologico

Este requisito e frequentemente ignorado porque parece óbvio. Claro que e preciso compreender o TDABC antes de o implementar. Mas a distancia entre ler sobre TDABC e saber construir um modelo funcional e maior do que a maioria das pessoas espera.

Areas chave onde o conhecimento metodologico importa:

Desenho de equações de tempo: O nucleo de qualquer modelo TDABC são as suas equações de tempo, as formulas que expressam quanto tempo demora cada actividade com base nas caracteristicas da transaccao. Equações de tempo mal desenhadas produzem resultados imprecisos e são dificeis de manter. Compreender como estruturar estas equações, quando adicionar complexidade e quando mante-las simples, e uma competencia que vem com a experiência.

Definição de pools de recursos: Decidir como agrupar recursos (pessoas, equipamentos, instalacoes) em pools com taxas de custo consistentes requer julgamento. Poucos pools e perde-se precisão. Demasiados e cria-se complexidade desnecessaria.

Análise de capacidade: O TDABC contabiliza explicitamente a capacidade não utilizada, que e uma das suas caracteristicas mais poderosas. Mas calcular correctamente a capacidade prática (por oposicao a capacidade teorica) requer compreensao dos pressupostos da metodologia.

Dica prática: Se a sua equipa nunca implementou TDABC, invista em formacao ou orientacao especializada antes de comecar a construção. Alguns dias de formacao metodologica podem prevenir meses de retrabalho. Procure workshops ou apoio de consultoria que inclua construção prática de modelos, não apenas teoria.

Obter a Adesao dos Stakeholders

Mesmo quando os três requisitos são cumpridos, os projectos podem estagnar sem uma adesao adequada dos stakeholders. Eis abordagens que funcionam:

Comece com um piloto. Não tente modelar toda a organização de uma vez. Escolha uma unidade de negócio, linha de produto ou segmento de clientes e entregue resultados rapidamente. Um piloto bem-sucedido cria um impulso que nenhuma apresentacao consegue igualar.

Mostre o momento “aha” cedo. Todo o projecto TDABC produz descobertas surpreendentes: um produto que se assumia ser rentável mas não e, um segmento de clientes com custos ocultos, um processo que consome muito mais recursos do que o esperado. Encontre essa historia cedo e partilhe-a com os stakeholders.

Quantifique o custo do status quo. Se a liderança esta hesitante em investir, ajude-os a compreender que decisões estao a ser tomadas com dados imprecisos. O custo de uma decisão de preço errada ou de um recurso mal alocado supera habitualmente o custo do projecto.

Por Miguel Guimaraes, Partner na Cost and Profitability Consulting e Co-Fundador da CostCtrl

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