Os projectos de Time-Driven Activity-Based Costing falham por razoes previsiveis. Apos trabalhar em implementacoes TDABC em multiplas industrias, o padrao e claro: o sucesso depende de tres requisitos que devem ser abordados antes de se construir o primeiro modelo. Se falhar qualquer um deles, o projecto tera dificuldades.
Requisito 1: Dados Fiaveis e Acessiveis
Todo o modelo TDABC necessita de dois inputs fundamentais: custos de recursos (o que se gasta) e dados transaccionais (o que se faz). Sem ambos, o modelo nao funciona.
A boa noticia e que a maioria das empresas ja tem estes dados. O razao geral contem os custos de recursos, desagregados por departamento, centro de custo ou conta. Os sistemas transaccionais, sejam ERP, CRM ou bases de dados operacionais, contem registos do que foi produzido, vendido, expedido ou servido.
O desafio nao e a existencia dos dados mas a sua acessibilidade e qualidade. Problemas comuns incluem:
Sistemas isolados: Os dados de custos residem no sistema contabilistico enquanto os dados operacionais vivem numa plataforma diferente. Fazer com que comuniquem entre si requer trabalho de extraccao e mapeamento que alguem precisa de assumir.
Granularidade inconsistente: O razao geral pode reportar custos por departamento, mas os dados operacionais sao registados por linha de producao ou tipo de servico. Fazer a ponte entre estes niveis de detalhe requer um desenho cuidadoso.
Campos em falta: Carimbos temporais, campos de quantidade ou identificadores de clientes podem estar incompletos ou capturados de forma inconsistente. Um modelo TDABC e tao bom quanto os dados que o alimentam.
Dica pratica: Antes de lancar um projecto TDABC, faca uma auditoria de dados. Exporte os ficheiros chave que vai necessitar, reveja-os quanto a completude e identifique lacunas cedo. E muito melhor descobrir problemas de dados na primeira semana do que na oitava.
Requisito 2: Pessoas Envolvidas a Todos os Niveis
Os projectos TDABC nao sao exercicios puramente tecnicos. Requerem contribuicao, validacao e adesao de pessoas de toda a organizacao. Este e o requisito que a maioria das equipas de projecto subestima.
E necessario envolvimento de tres grupos distintos:
Patrocinadores executivos: Alguem ao nivel da lideranca deve ser o campiao do projecto. Nao apenas aprovar o orcamento, mas comunicar activamente por que razao a organizacao esta a investir em melhores dados de custos. Sem apoio executivo visivel, o projecto sera tratado como um passatempo do departamento financeiro em vez de uma iniciativa estrategica.
Gestores operacionais: As pessoas que gerem departamentos, linhas de producao ou equipas de servico sao a sua principal fonte de conhecimento de processos. Sabem quanto tempo demoram as actividades, o que gera complexidade e onde ocorrem as excepcoes. O seu contributo e essencial para construir equacoes de tempo precisas. Mais importante ainda, precisam de confiar nos resultados do modelo, e essa confianca advem do envolvimento no processo.
Equipa financeira: Os controllers e analistas que vao manter o modelo apos a sua construcao devem estar envolvidos desde o inicio. Um modelo que so o consultor externo compreende tem uma vida curta.
Dica pratica: Agende uma reuniao de arranque que inclua os tres grupos. Apresente os objectivos do projecto, explique o que sera pedido a cada grupo e defina expectativas claras sobre o compromisso de tempo. As pessoas resistem ao que nao compreendem, por isso a transparencia inicial e critica.
Requisito 3: Conhecimento Metodologico
Este requisito e frequentemente ignorado porque parece obvio. Claro que e preciso compreender o TDABC antes de o implementar. Mas a distancia entre ler sobre TDABC e saber construir um modelo funcional e maior do que a maioria das pessoas espera.
Areas chave onde o conhecimento metodologico importa:
Desenho de equacoes de tempo: O nucleo de qualquer modelo TDABC sao as suas equacoes de tempo, as formulas que expressam quanto tempo demora cada actividade com base nas caracteristicas da transaccao. Equacoes de tempo mal desenhadas produzem resultados imprecisos e sao dificeis de manter. Compreender como estruturar estas equacoes, quando adicionar complexidade e quando mante-las simples, e uma competencia que vem com a experiencia.
Definicao de pools de recursos: Decidir como agrupar recursos (pessoas, equipamentos, instalacoes) em pools com taxas de custo consistentes requer julgamento. Poucos pools e perde-se precisao. Demasiados e cria-se complexidade desnecessaria.
Analise de capacidade: O TDABC contabiliza explicitamente a capacidade nao utilizada, que e uma das suas caracteristicas mais poderosas. Mas calcular correctamente a capacidade pratica (por oposicao a capacidade teorica) requer compreensao dos pressupostos da metodologia.
Dica pratica: Se a sua equipa nunca implementou TDABC, invista em formacao ou orientacao especializada antes de comecar a construcao. Alguns dias de formacao metodologica podem prevenir meses de retrabalho. Procure workshops ou apoio de consultoria que inclua construcao pratica de modelos, nao apenas teoria.
Obter a Adesao dos Stakeholders
Mesmo quando os tres requisitos sao cumpridos, os projectos podem estagnar sem uma adesao adequada dos stakeholders. Eis abordagens que funcionam:
Comece com um piloto. Nao tente modelar toda a organizacao de uma vez. Escolha uma unidade de negocio, linha de produto ou segmento de clientes e entregue resultados rapidamente. Um piloto bem-sucedido cria um impulso que nenhuma apresentacao consegue igualar.
Mostre o momento “aha” cedo. Todo o projecto TDABC produz descobertas surpreendentes: um produto que se assumia ser rentavel mas nao e, um segmento de clientes com custos ocultos, um processo que consome muito mais recursos do que o esperado. Encontre essa historia cedo e partilhe-a com os stakeholders.
Quantifique o custo do status quo. Se a lideranca esta hesitante em investir, ajude-os a compreender que decisoes estao a ser tomadas com dados imprecisos. O custo de uma decisao de preco errada ou de um recurso mal alocado supera habitualmente o custo do projecto.
Por Miguel Guimaraes, Partner na Cost and Profitability Consulting e Co-Fundador da CostCTRL
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