Los Datos que Necesitas para Construir un Modelo TDABC (Y Los Que Puedes Saltar)

Cada proyecto TDABC empieza con la misma pregunta: ¿qué datos necesitamos? La respuesta honesta es menos de lo que piensas — y la respuesta equivocada ahoga el proyecto antes de empezar.

La mayoría de los proyectos de costes fallidos no fallan por falta de datos. Fallan porque los equipos intentan recolectar todo antes de construir nada. Pasan tres meses en recolección de datos, pierden la paciencia del ejecutivo, y nunca llegan a resultados.

El enfoque correcto es el opuesto: empezar con el dataset mínimo viable, construir un modelo funcional, y refinar desde ahí.

Las Cinco Fuentes de Datos que Realmente Necesitas

1. Libro Mayor (últimos 12 meses)
Detalle a nivel de centro de coste. Granularidad a nivel de cuenta. Esto te da el pool de costes total — aquello desde donde estás asignando. Sin libro mayor, no hay modelo.

2. Plantilla y Compensación por Rol
Coste total (salario + cargas patronales + beneficios) por empleado, agrupado por departamento o función. Necesitas esto para derivar las tasas de coste de capacidad por pool de recursos. Agregados anonimizados funcionan bien; no necesitas nombres individuales.

3. Volúmenes Operativos por Tipo de Actividad
Cuántas transacciones, pedidos, clientes, unidades, procedimientos, llamadas — sea cual sea el output del trabajo. Granularidad mensual es el mínimo; semanal es mejor. Sin datos de volumen, no puedes calcular el tiempo consumido por actividad.

4. Ingresos por Producto / Servicio / Cliente
A la misma granularidad en la que pretendes analizar rentabilidad. Si quieres ver margen por cliente, ingresos por cliente es no negociable. Si quieres margen por SKU, la misma lógica.

5. Input para Ecuaciones de Tiempo (entrevistas con expertos)
No son timesheets. No son encuestas distribuidas a todos los empleados. Solo conversaciones estructuradas con 3-8 personas que conocen cómo el trabajo realmente sucede. Dos horas por rol te da el 80% de lo que necesitas.

Lo Que Puedes Saltar (Por Ahora)

Los items de datos que más empresas pierden semanas persiguiendo — y que no necesitas para la primera construcción del modelo:

Timesheets detallados. El TDABC fue específicamente diseñado para evitar la trampa de los timesheets. Las ecuaciones de tiempo reemplazan los timesheets. Si ya tienes timesheets, bien — son una verificación útil. Pero no empieces el proyecto implementándolos.

Presupuestos basados en actividades. Estás construyendo el modelo de costes que informará presupuestos futuros. No necesitas un presupuesto basado en actividades para empezar.

Master data perfecto. Si tu maestro de clientes o SKUs está desordenado, arregla el 80% por volumen y acepta ruido en la cola larga. El modelo aún producirá insights accionables con master data imperfecto.

Feeds de datos en tiempo real. Cargas batch al inicio. Integración en tiempo real es nice-to-have cuando el modelo ya está produciendo valor, no prerrequisito para construirlo.

La Secuencia que Funciona

Las implementaciones de TDABC más rápidas siguen una secuencia:

Semana 1: Extracto del libro mayor, datos de plantilla, división de ingresos a alto nivel. Construye los pools de costes y asigna costes a los grupos de recursos. Ya puedes responder: “¿Cuánto nos cuesta cada departamento?”

Semana 2: Entrevistas con expertos para escribir ecuaciones de tiempo para los top 5-10 tipos de actividad. Volúmenes operativos para esas actividades. Ya puedes calcular coste por evento de actividad.

Semana 3: Asignación de ingresos a productos/clientes. Primera Curva de la Ballena. Ya tienes un modelo de rentabilidad funcional — imperfecto, pero accionable.

A partir de la semana 4 es refinamiento: más tipos de actividad, asignaciones más granulares, modelado de escenarios. Pero tienes un modelo que entrega valor desde la semana 3.

Por Qué Importa para el Workshop

En nuestros próximos workshops TDABC en Oporto, Lisboa y Online, los participantes construyen un modelo TDABC completo en un solo día — usando exactamente este enfoque. Cinco inputs de datos, metodología estructurada, modelo funcional al final del día.

La restricción no es disponibilidad de datos. La restricción es disciplina metodológica.

Únete a nosotros en Oporto el 16 de Junio, Lisboa el 18 de Junio, u Online el 30 de Junio + 1 de Julio para ver cómo funciona en la práctica — con tus propios datos, si los traes.