Insights · TDABC
Construir un modelo TDABC exige cinco fuentes de datos: la contabilidad, los costes de personal por departamento, los datos transaccionales de la operación, las estimaciones de capacidad y los factores de complejidad - y la mayoría de las empresas ya tiene cuatro de las cinco en su ERP. El mayor mito sobre el costeo basado en el tiempo es que hacen falta datos perfectos para empezar. Después de 150+ modelos construidos desde 2010, podemos decirlo sin rodeos: los datos perfectos no son un prerrequisito. Saber qué datos importan, sí.
ecuaciones de tiempo × tasas de capacidad
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Las cinco fuentes que importan de verdad
1 · Contabilidad - qué se gastó
La columna vertebral financiera: todas las cuentas de costes, por mes, con detalle de centro de coste. Alimenta los cost pools del modelo - el total de euros que se va a asignar. En Portugal, el ERP mensual lo entrega a nivel de transacción en un único fichero normalizado; en España, el SII y la facturación electrónica ofrecen una base equivalente. Lo que en otros mercados exige semanas de extracción, aquí es un export que ya existe.
2 · Costes de personal por departamento - cuánto cuesta la capacidad
Las personas son típicamente el 50-70% del coste a asignar. Se necesita el coste total de empleo por departamento (no por persona - sin datos sensibles): salarios, cargas sociales, beneficios. Combinado con la plantilla y los horarios, produce la tasa de coste de capacidad - el coste por minuto de cada grupo de recursos, el número que todas las ecuaciones de tiempo multiplican.
3 · Datos transaccionales - qué hizo realmente la operación
Pedidos, líneas de pedido, expediciones, órdenes de producción, tickets de soporte, episodios clínicos - la unidad de trabajo de su operación. Es el combustible del modelo: cada transacción se costea con las ecuaciones de tiempo. Vive en el ERP, el WMS, la facturación, el CRM. Un trimestre de histórico basta para empezar; un año es mejor por la estacionalidad.
4 · Capacidad y tiempos - cuánto tardan las cosas
El dato que menos existe como informe - y el que más asusta. Hacen falta dos cosas por grupo de recursos: la capacidad práctica (minutos disponibles tras pausas, reuniones, formación) y los tiempos base de las actividades principales. Ninguna sale de partes de horas: los tiempos base salen de registros operativos (timestamps del WMS, logs de sistemas) y de observación dirigida - unas horas en el terreno, no meses de encuestas.
5 · Factores de complejidad - qué hace más lento cierto trabajo
Las características que distinguen un pedido de otro: urgente vs. programado, referencia frágil vs. estándar, cliente nuevo vs. recurrente, entrega fraccionada vs. consolidada. Son los términos de las ecuaciones de tiempo. La mayoría ya existe como columnas en sus datos transaccionales; el trabajo del proyecto es decidir cuáles importan.
La checklist
| Fuente | Alimenta | Dónde está | Si falta |
|---|---|---|---|
| Contabilidad / ERP / SII | Cost pools | ERP · export fiscal | Raro - la contabilidad siempre existe |
| Personal por departamento | Tasas de capacidad | RR.HH. / nóminas | Usar las cuentas de personal por centro de coste |
| Datos transaccionales | Volúmenes por output | ERP · WMS · facturación · CRM | Empezar por las líneas de factura |
| Capacidad y tiempos base | Ecuaciones de tiempo | Timestamps + observación | Estimar con el equipo, afinar en el mes 2 |
| Factores de complejidad | Términos de las ecuaciones | Columnas de los datos transaccionales | Empezar con 2-3 obvios e ir sumando |
Lo que puede saltarse (por ahora)
- Encuestas a los empleados. El TDABC existe precisamente para evitar el ritual de las encuestas ABC. Nunca empiece por ahí.
- Partes de horas. El tiempo auto-reportado es el dato menos fiable de cualquier empresa. Los timestamps operativos ganan siempre.
- Rediseñar los centros de coste. Modele con la estructura que tiene; reestructure después, si el modelo demuestra que hace falta.
- Integración en tiempo real. Los exports mensuales bastan el primer año. Automatice cuando el modelo se haya ganado su sitio en la rutina de gestión.
- Limpiar el histórico de costeo antiguo. El modelo va a sustituirlo - no limpie lo que está a punto de jubilar.
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La secuencia que funciona
- Semana 1: exports de contabilidad + personal → cost pools y tasas de capacidad. En paralelo: mapear los 5-8 procesos centrales.
- Semana 2: carga de los datos transaccionales → volúmenes por output. Primeras ecuaciones de tiempo con tiempos base de registros + observación.
- Semana 3: primera asignación completa → validar con quienes operan los procesos. Sus correcciones son la mejor calibración que conseguirá.
- Mes 2+: afinar las ecuaciones donde está el dinero - no en todas partes. Un modelo 95% correcto en el 80% del coste vale más que uno perfecto sobre el papel que nunca entra en producción.
Esta es exactamente la secuencia de nuestro diagnóstico ProfitAudit 360 de tres semanas - la recogida de datos corre dentro del proyecto, no antes. La dimensión completa de datos y tecnología está en Datos y Tecnología para Costeo.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los datos mínimos para empezar?
Tres cosas: un export contable con detalle de centro de coste, costes de personal por departamento y un trimestre de datos transaccionales (pedidos, expediciones o casos). Suficiente para un primer modelo funcional de un área de negocio.
¿Y si nuestros datos no son perfectos?
Los datos perfectos no son un prerrequisito. Todos los modelos que hemos construido empezaron con datos imperfectos - mapear las lagunas forma parte del diagnóstico, y el propio modelo muestra qué datos conviene mejorar primero.
¿El ERP es suficiente para construir el modelo?
El ERP (y sus equivalentes SII/factura electrónica en España) cubre el lado financiero: movimientos, plan de cuentas y facturación al detalle. Siguen haciendo falta datos operativos y estimaciones de capacidad - pero elimina semanas de preparación financiera.
¿Cuánto se tarda en reunir los datos?
Con exports estándar del ERP, una o dos semanas - en paralelo con el mapeo de procesos en la primera fase del diagnóstico, no antes.
¿Necesitamos partes de horas?
No. El TDABC se diseñó para evitarlos: las ecuaciones de tiempo se estiman a partir de registros operativos y observación dirigida, no de tiempo auto-reportado ni encuestas tipo ABC.
