Construir um modelo TDABC requer cinco fontes de dados centrais: razao geral ao nivel do centro de custo (12 meses), headcount com compensacao total por funcao, volumes operacionais por tipo de actividade, receita na granularidade que pretendes analisar (por produto, cliente ou servico) e entrevistas estruturadas com especialistas para escrever equacoes de tempo. Podes saltar timesheets detalhadas (o TDABC substitui-as), orcamentos baseados em actividades, master data perfeito (corrige os 80% por volume) e feeds de dados em tempo real. As implementacoes mais rapidas seguem uma sequencia de 3 semanas: semana 1 constroi cost pools a partir de GL e headcount, semana 2 deriva custos de actividade atraves de entrevistas com SMEs e volumes, semana 3 produz a primeira Curva da Baleia e visao accionavel de rentabilidade. Disciplina de metodologia importa mais do que completude de dados.
Cada projecto TDABC começa com a mesma pergunta: que dados precisamos? A resposta honesta é menos do que pensas — e a resposta errada afoga o projecto antes de começar.
A maioria dos projectos de custos falhados não falha por falta de dados. Falham porque as equipas tentam recolher tudo antes de construir alguma coisa. Passam três meses em recolha de dados, perdem a paciência do executivo, e nunca chegam a resultados.
A abordagem correcta é o oposto: começar com o dataset mínimo viável, construir um modelo funcional, e refinar a partir daí.
As Cinco Fontes de Dados que Realmente Precisas
1. Razão Geral (últimos 12 meses)
Detalhe ao nível do centro de custo. Granularidade ao nível da conta. Isto dá-te o cost pool total — aquilo de onde estás a alocar. Sem GL, não há modelo.
2. Headcount e Compensação por Função
Custo total (salário + encargos patronais + benefícios) por colaborador, agrupado por departamento ou função. Precisas disto para derivar as taxas de custo de capacidade por pool de recursos. Agregados anonimizados funcionam bem; não precisas de nomes individuais.
3. Volumes Operacionais por Tipo de Actividade
Quantas transacções, encomendas, clientes, unidades, procedimentos, chamadas — qualquer que seja o output do trabalho. Granularidade mensal é o mínimo; semanal é melhor. Sem dados de volume, não consegues calcular o tempo consumido por actividade.
4. Receita por Produto / Serviço / Cliente
Na mesma granularidade em que pretendes analisar rentabilidade. Se queres ver margem por cliente, receita por cliente é não negociável. Se queres margem por SKU, a mesma lógica.
5. Input para Equações de Tempo (entrevistas com especialistas)
Não são timesheets. Não são inquéritos distribuídos a todos os colaboradores. Apenas conversas estruturadas com 3-8 pessoas que conhecem como o trabalho realmente acontece. Duas horas por função dá-te 80% do que precisas.
O Que Podes Saltar (Por Agora)
Os itens de dados que mais empresas perdem semanas a perseguir — e que não precisas para a primeira construção do modelo:
Timesheets detalhadas. O TDABC foi especificamente desenhado para evitar a armadilha dos timesheets. Equações de tempo substituem timesheets. Se já tens timesheets, óptimo — são uma verificação útil. Mas não comeces o projecto a implementá-las.
Orçamentos baseados em actividades. Estás a construir o modelo de custos que vai informar orçamentos futuros. Não precisas de um orçamento baseado em actividades para começar.
Master data perfeito. Se o teu master de clientes ou SKUs está confuso, corrige os 80% por volume e aceita ruído na cauda longa. O modelo ainda vai produzir insights accionáveis com master data imperfeito.
Feeds de dados em tempo real. Cargas batch no início. Integração em tempo real é nice-to-have quando o modelo já está a produzir valor, não pré-requisito para construí-lo.
A Sequência que Funciona
As implementações de TDABC mais rápidas seguem uma sequência:
Semana 1: Extracto do GL, dados de headcount, divisão de receita ao nível top. Constrói os cost pools e atribui custos aos grupos de recursos. Já consegues responder: “Quanto nos custa cada departamento?”
Semana 2: Entrevistas com SMEs para escrever equações de tempo para os top 5-10 tipos de actividade. Volumes operacionais para essas actividades. Já consegues calcular custo por evento de actividade.
Semana 3: Alocação de receita a produtos/clientes. Primeira Curva da Baleia. Já tens um modelo de rentabilidade funcional — imperfeito, mas accionável.
A partir da semana 4 é refinamento: mais tipos de actividade, alocações mais granulares, modelação de cenários. Mas tens um modelo que entrega valor desde a semana 3.
Porque é Que Isto Importa para o Workshop
Nos nossos próximos workshops TDABC no Porto, Lisboa e Online, os participantes constroem um modelo TDABC completo num único dia — usando exactamente esta abordagem. Cinco inputs de dados, metodologia estruturada, modelo funcional ao fim do dia.
A restrição não é disponibilidade de dados. A restrição é disciplina de metodologia.
Junta-te a nós no Porto a 16 de Junho, Lisboa a 18 de Junho, ou Online a 30 de Junho + 1 de Julho para veres como funciona na prática — com os teus próprios dados, se os trouxeres.