Insights · TDABC
Construir um modelo TDABC exige cinco fontes de dados: a contabilidade, os custos de pessoal por departamento, os dados transacionais da operação, as estimativas de capacidade e os fatores de complexidade - e a maioria das empresas já tem quatro das cinco no ERP. O maior mito sobre o custeio baseado no tempo é que são precisos dados perfeitos para começar. Depois de 150+ modelos construídos desde 2010, podemos dizê-lo sem rodeios: dados perfeitos não são um pré-requisito. Saber que dados interessam é.
equações de tempo × taxas de capacidade
auditável · atualizado por mês
As cinco fontes que interessam de facto
1 · Contabilidade - o que foi gasto
A espinha financeira: todas as contas de custos, por mês, com detalhe de centro de custo. Alimenta os cost pools do modelo - o total de euros que vai ser atribuído. Em Portugal há uma vantagem estrutural: o ERP que a empresa já entrega mensalmente à AT contém isto ao nível da transação, num único ficheiro normalizado. O que noutros países exige semanas de extração, cá é um export que já existe.
2 · Custos de pessoal por departamento - o que custa a capacidade
As pessoas são tipicamente 50-70% do custo a atribuir. É preciso o custo total de emprego por departamento (não por pessoa - sem dados sensíveis): salários, encargos, benefícios. Combinado com headcount e horários, produz a taxa de custo de capacidade - o custo por minuto de cada grupo de recursos, o número que todas as equações de tempo multiplicam.
3 · Dados transacionais - o que a operação fez de facto
Encomendas, linhas de encomenda, expedições, ordens de produção, tickets de suporte, episódios clínicos - a unidade de trabalho da sua operação. É o combustível do modelo: cada transação é custeada pelas equações de tempo. Vive no ERP, no WMS, na faturação, no CRM. Um trimestre de histórico chega para começar; um ano é melhor por causa da sazonalidade - e as linhas de fatura do ERP são muitas vezes o ponto de partida mais rápido.
4 · Capacidade e tempos - quanto tempo demoram as coisas
O dado que menos existe como relatório - e o que mais assusta. São precisas duas coisas por grupo de recursos: a capacidade prática (minutos disponíveis depois de pausas, reuniões, formação) e os tempos base das atividades principais. Nenhuma vem de folhas de horas: os tempos base saem de registos operacionais (timestamps do WMS, logs de sistemas) e de observação dirigida - umas horas no terreno, não meses de inquéritos.
5 · Fatores de complexidade - o que torna certo trabalho mais lento
As características que distinguem uma encomenda de outra: urgente vs. programada, SKU frágil vs. standard, cliente novo vs. recorrente, entrega fracionada vs. consolidada. São os termos das equações de tempo. A maioria já existe como colunas nos dados transacionais; o trabalho do projeto é decidir quais interessam.
A checklist
| Fonte | Alimenta | Onde está | Se faltar |
|---|---|---|---|
| Contabilidade / ERP | Cost pools | ERP · export ERP | Raro - contabilidade existe sempre |
| Pessoal por departamento | Taxas de capacidade | RH / processamento salarial | Usar as contas de pessoal por centro de custo |
| Dados transacionais | Volumes por output | ERP · WMS · faturação · CRM | Começar pelas linhas de fatura (o ERP tem-nas) |
| Capacidade e tempos base | Equações de tempo | Timestamps + observação | Estimar com a equipa, afinar no mês 2 |
| Fatores de complexidade | Termos das equações | Colunas dos dados transacionais | Começar com 2-3 óbvios e ir somando |
O que pode saltar (por agora)
- Inquéritos aos colaboradores. O TDABC existe precisamente para evitar o ritual dos inquéritos ABC. Nunca comece por aí.
- Folhas de horas. Tempo auto-reportado é o dado menos fiável de qualquer empresa. Os timestamps operacionais ganham sempre.
- Redesenhar os centros de custo. Modele com a estrutura que tem; reestruture depois, se o modelo provar que é preciso.
- Integração em tempo real. Exports mensais chegam para o primeiro ano. Automatize quando o modelo tiver conquistado o seu lugar na rotina de gestão.
- Limpar o histórico de custeio antigo. O modelo vai substituí-lo - não limpe o que está prestes a reformar.
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A sequência que funciona
- Semana 1: exports da contabilidade + pessoal → cost pools e taxas de capacidade. Em paralelo: mapear os 5-8 processos centrais.
- Semana 2: carga dos dados transacionais → volumes por output. Primeiras equações de tempo com tempos base de registos + observação.
- Semana 3: primeira atribuição completa → validar com quem opera os processos. As correções deles são a melhor calibração que vai conseguir.
- Mês 2+: afinar as equações onde está o dinheiro - não em todo o lado. Um modelo 95% certo em 80% do custo vale mais do que um perfeito no papel que nunca entra em produção.
Esta é exatamente a sequência do nosso diagnóstico ProfitAudit 360 de três semanas - a recolha de dados corre dentro do projeto, não antes dele. A dimensão completa de dados e tecnologia está em Dados e Tecnologia para Custeio.
Perguntas frequentes
Quais são os dados mínimos para começar?
Três coisas: um export da contabilidade com detalhe de centro de custo, custos de pessoal por departamento e um trimestre de dados transacionais (encomendas, expedições ou casos). Chega para um primeiro modelo funcional de uma área de negócio.
E se os nossos dados não forem perfeitos?
Dados perfeitos não são um pré-requisito. Todos os modelos que construímos começaram com dados imperfeitos - mapear as lacunas faz parte do diagnóstico, e o próprio modelo mostra que dados vale a pena melhorar primeiro.
O ERP chega para construir o modelo?
O ERP cobre o lado financeiro: movimentos, plano de contas e faturação ao detalhe de linha. Continuam a ser precisos dados operacionais e estimativas de capacidade - mas elimina tipicamente semanas de preparação financeira.
Quanto tempo demora a reunir os dados?
Com exports standard do ERP, uma a duas semanas - em paralelo com o mapeamento de processos na primeira fase do diagnóstico, não antes dele.
Precisamos de folhas de horas?
Não. O TDABC foi desenhado para as evitar: as equações de tempo estimam-se a partir de registos operacionais e observação dirigida, não de tempo auto-reportado nem inquéritos tipo ABC.
