Um modelo de custos vale o que valeu a sua ultima atualizacao.
Um modelo de custos nao e um artefacto estatico. Representa como o seu negocio consome recursos, e esse consumo muda sempre que adiciona um produto, altera um processo ou muda volumes. Esta pergunta revela se o seu modelo acompanha a realidade ou se afasta silenciosamente dela.
“Com que frequencia revê e atualiza o seu modelo de custos?”
Com que frequencia deve um modelo de custos ser revisto e atualizado?
Tantas vezes quantas o negocio muda, e nao num calendario fixo por habito. Um modelo de custos afasta-se da realidade sempre que processos, custos de recursos, volumes ou o mix de produto mudam, e a investigacao atribui cerca de 49% dos erros de custeio a especificacao do modelo e cerca de 21% a falta de atualizacao. Uma abordagem madura e orientada por eventos: o modelo e atualizado sempre que ocorre uma mudanca significativa, e nao apenas uma vez por ano. A alternativa e um modelo que parece preciso enquanto conduz silenciosamente as decisoes de preco e portfolio com dados de custo que ja nao refletem como o negocio realmente funciona.
Um modelo desatualizado esta confiantemente errado.
Um modelo de custos representa como o negocio consome recursos hoje. No momento em que os processos mudam, o equipamento e substituido ou os volumes mudam significativamente, o modelo tem de refletir isso, ou cada decisao construida sobre ele usa informacao desatualizada com um ar de autoridade.
A investigacao sobre fontes de erro em sistemas de custeio identifica tres categorias principais: cerca de 49% dos erros vem de especificacao incorreta do modelo, 30% de estimativas imprecisas de parametros e 21% de falta de atualizacao. Este ultimo componente e particularmente insidioso porque se acumula de forma gradual e silenciosa.
A distincao critica e entre atualizacoes por calendario e orientadas por eventos. Muitas organizacoes atualizam numa cadencia fixa, tipicamente anual ou semestral. Melhor do que nunca, mas uma abordagem orientada por eventos e fundamentalmente superior: o modelo e atualizado sempre que ocorre uma mudanca significativa nos processos, nos custos de recursos ou nas equacoes de tempo que sustentam o custeio.
A revisao passa de nunca a orientada por eventos.
A medida que a disciplina de revisao amadurece, o modelo passa de nunca atualizado a anual, trimestral e finalmente orientado por eventos, e a banda laranja de distorcao encolhe para um modelo vivo que acompanha o negocio.
Quao atual esta o seu modelo?
A Pergunta 2 avalia o quao bem o seu modelo de custos acompanha um negocio em mudanca. Cada nivel reflete uma diferenca menor entre o que o modelo diz e como o negocio realmente funciona hoje.
“Nao mantemos um modelo de custos formal que seja mantido atualizado.”
Nao ha um modelo de custos vivo para atualizar. Os custos sao estimados ad hoc quando uma decisao o exige, usando os dados que houver a mao. Nada se acumula, pelo que o negocio nao consegue ver como a sua estrutura de custos esta a mudar nem que decisoes assentam em pressupostos desatualizados.
- Nao existe modelo mantido para manter atual
- As estimativas de custo sao reconstruidas de raiz de cada vez
- A mudanca da estrutura de custos ao longo do tempo e invisivel
- As decisoes assentam em pressupostos pontuais e nao documentados
“Revemos e atualizamos o modelo de custos uma vez por ano.”
Existe um modelo de custos e e atualizado anualmente, normalmente junto com o orcamento. Isto da uma base documentada, mas um ano e tempo suficiente para processos, volumes e custos de recursos se moverem materialmente, pelo que durante grande parte do ano o modelo corre atras da realidade.
- O modelo pode estar ate doze meses atras da realidade
- As mudancas a meio do ano so sao refletidas no ciclo seguinte
- As decisoes de preco e portfolio usam taxas envelhecidas
- A revisao anual compete com a pressao da epoca orcamental
“Revemos e atualizamos o modelo de custos a cada trimestre.”
O modelo e atualizado numa cadencia trimestral, pelo que nunca se afasta mais de tres meses da realidade. Isto e disciplina suficiente para a maioria dos negocios, apanhando mudancas sazonais e alteracoes significativas dentro de uma janela razoavel, embora uma mudanca rapida ainda possa esperar semanas pela revisao seguinte.
- Uma mudanca rapida ainda pode esperar pelo trimestre seguinte
- A cadencia pode nao acompanhar o ritmo do negocio
- A revisao pode tornar-se rotina em vez de despoletada por mudanca
- Alguns parametros podem precisar de mais atencao do que outros
“Atualizamos o modelo mensalmente ou sempre que ocorre uma mudanca significativa.”
O modelo e tratado como um sistema vivo. E atualizado mensalmente e, mais importante, sempre que ocorre uma mudanca material: um novo produto, uma alteracao de processo, uma mudanca no custo de um recurso ou uma variacao de volume. Os dados de custo mantem-se proximos da realidade, pelo que as decisoes de preco, portfolio e capacidade assentam num modelo que acompanha o negocio.
- As atualizacoes por eventos precisam de um gatilho e de um dono claro
- As atualizacoes frequentes exigem dados de origem limpos e acessiveis
- E precisa disciplina para que o ruido menor nao cause agitacao
- O controlo de versoes mantem o modelo auditavel a medida que muda
Passos praticos, nivel a nivel.
Ganhos Rapidos
- Construa um primeiro modelo de custos simples, mesmo uma folha de calculo, que capte como o custo e consumido
- Documente os seus pressupostos para que a proxima atualizacao tenha uma base de partida
- Marque uma data para o rever face aos valores reais pelo menos uma vez por ano
- Compare o modelo com a realidade uma vez e note onde ja divergiu
Melhorias Estruturais
- Passe de uma revisao anual para uma cadencia trimestral
- Defina que parametros verificar a cada trimestre: taxas, volumes, tempos de processo
- Construa uma pequena checklist para que a revisao seja repetivel, e nao reinventada
- Registe cada mudanca para que o historico do modelo seja auditavel
Praticas de Classe Mundial
- Defina os eventos que despoletam uma atualizacao: novo produto, mudanca de processo, alteracao de custo
- Atribua um dono claro para que as atualizacoes despoletadas acontecam de facto
- Atualize as equacoes de tempo TDABC sempre que o processo subjacente muda
- Adicione controlo de versoes para que cada mudanca seja datada, documentada e reversivel
Quao depressa o modelo se desatualiza.
A cadencia certa segue o ritmo de mudanca, que difere por industria, mas a direcao e a mesma: quanto mais rapido o negocio se move, mais curto tem de ser o intervalo de revisao.
| Industria | Cadencia | Leitura Chave |
|---|---|---|
| Industria Transformadora | Trimestral+ | Mudancas de processo e novas linhas movem o custo depressa; atualizacoes por eventos as equacoes de tempo mantem o custo de produto honesto entre trimestres. |
| Distribuicao e Logistica | Mensal | Taxas de transportadores, combustivel e volumes mudam com frequencia; o custo de servir deriva em semanas, pelo que revisao mensal ou por eventos e o minimo seguro. |
| Servicos Profissionais | Por eventos | O custo e tempo de pessoas; sempre que um fluxo ou o mix de funcoes muda, as equacoes de tempo tem de ser atualizadas ou as cotacoes carregam esforco desatualizado. |
O seu modelo de custos esta vivo, ou um ano atrasado?
Faca o Diagnostico de Rentabilidade gratuito para avaliar o quao bem o seu modelo acompanha o negocio, e onde dados desatualizados estao silenciosamente a orientar decisoes.
Prova
Um distribuidor na Nova Zelândia. €1,335M de custo de servir tornado visível, depois reduzido a metade, e 830 clientes deficitários reduzidos a 295.
Ler o estudo de caso →Com quem vai falar
Miguel Guimarães, Sócio-fundador
A trabalhar em custos e rentabilidade há mais de 25 anos. Apresentou o caso de cost-to-serve da Damco no Managing for Profit (Amesterdão RAI, dezembro de 2009), no mesmo programa que Robert S. Kaplan.
Ligue +351 910 313 731